Este artículo comparte de forma práctica la experiencia personal de usar GPT para tratar datos en Excel y muestra cómo la Inteligencia Artificial puede ser una aliada para ahorrar horas de trabajo.
Quien trabaja en Marketing o CRM en algún momento ha tenido que importar datos desde un Excel/Sheets (o similar), y es aquí donde GPT y la Inteligencia Artificial pueden hacer toda la diferencia principalmente después de los lanzamientos de GPT-4.1 y GPT-4.5 «Orion» por parte de OpenAI en 2025, que hicieron aún más sencillo automatizar tareas repetitivas en Excel y Google Sheets.
Ya sea para enviar valores de conversión manualmente a Google Ads, importar contactos generados en un evento físico o sincronizar contactos de un software externo como WordPress o un Gestor de Landing Pages, GPT puede optimizar significativamente el proceso de importación de leads.
En E-goi, participamos en decenas de eventos y realizamos cientos de acciones de Co-Marketing con varios socios. Con GPT y la Inteligencia Artificial, hemos logrado optimizar significativamente el proceso de importación de leads.
Por eso, en este artículo exploraré cómo GPT y la Inteligencia Artificial pueden revolucionar tu trabajo con Excel, ahorrando horas preciosas en tareas de tratamiento de datos.
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¿Recibiste un archivo con datos desformateados? ¡Bienvenido al club!
El pan nuestro de cada día es realizar tratamientos básicos como nombres sin un patrón: «MARCELO» o «MarceLO Caruana», fechas en el formato incorrecto para la importación, o números de teléfono que vienen con todo tipo de caracteres como “+55 (11) 9999-8888”.
Pero mi mayor pesadilla es cuando recibimos archivos en los que las respuestas están en “campos abiertos” y debemos mapearlos a “campos cerrados” y de opción múltiple, como en el siguiente ejemplo:
Tengo un campo con el “Cargo” del suscriptor, que es un campo de opción múltiple con una de las opciones siendo “CEO / Propietario”. Pero en el archivo que recibí, el campo de cargo era abierto y por eso recibimos cosas como «socio», «Sócia», «Founder», «Dono», «propietaria», etc.
Si hay algo que he aprendido a lo largo de los años trabajando con generación de leads, es que la creatividad de quien llena los datos es proporcional al tiempo que tardaremos en tratarlos 🙂
Y si la cuestión de la formateo y el mapeo no fuera suficiente, surgen otras complicaciones como «eliminar duplicados», direcciones de correo mal escritas (ej. gamil en lugar de gmail), direcciones de sitios web con parámetros (ej. www.e-goi.com/pt/?UTM_Source=blablabla) o que no son sitios web (contienen «@», no tienen «.»), etc.
¿Puedo usar la Inteligencia Artificial para ayudar en este tratamiento?
¡Claro que sí! Esa es la magia de la IA (en este caso, GPT-0) que aprende rápidamente lo que queremos y “guarda” esa configuración para usar en el futuro.
Abrí una nueva “conversación” con mi Brow GPT y expliqué detalladamente cada una de las reglas que quería para cada columna, aprovechando al máximo la Inteligencia Artificial. Aquí está la conversación:
“Voy a importar un archivo de Excel y quiero que lea su contenido y aplique todas las reglas que explicaré a continuación. Por ahora, no hagas nada, solo aprende las reglas.”
Luego, comencé a explicar cada regla, como:
- “En la columna ‘nombre’, formatea los valores para que solo la primera letra de cada palabra esté en mayúsculas y las demás en minúsculas.”
- “En el campo teléfono, siempre que encuentres ‘espacio vacío’ o caracteres como ‘)’ o ‘(‘ o ‘-’, elimínalos. Si en el campo ‘país’ contiene el valor ‘Brasil’ Y el número de teléfono no comienza con ‘+55’, añade al inicio del teléfono el valor ‘55-’. Usa la misma lógica para los otros países.”
En el caso de los campos de opción múltiple, indiqué el nombre del campo, los IDs de cada opción del campo y su significado. Por ejemplo, en el campo del “número de empleados”, expliqué al GPT cuáles eran mis intervalos y le pedí que leyera los valores en la columna de “número de empleados” del Excel que recibí y hiciera la compatibilización con mis intervalos por aproximación.
Como hago con mis hijos, siempre que tengo alguna duda de si GPT entendió bien lo que quise decir, pido que repita y explique cómo llegó a la respuesta 😉
Después de generar 16 archivos, siempre encontrando un punto de mejora, llegué a un resultado aceptable al que pedí a GPT que llamara «formato Rocky Balboa» (en honor a quien se esfuerza pero no se rinde) 🙂
Ahora basta con subir el archivo a la conversación con GPT, pedirle que haga la «Formateo Rocky Balboa» y ¡Voilà!
Como GPT no “lleva” el historial de una conversación a otra, hay 2 formas de usar este recurso:
- Colocar el archivo siempre en la misma conversación con GPT.
- Pedirle que genere el script con todas las reglas para usar en una nueva conversación, y luego “copiar” y “pegar”.
¿La idea es buena, pero es seguro importar datos personales a GPT?
Enviar datos personales a un software externo sobre el cual no tenemos certeza de cómo se utilizan nunca es una buena idea. Con los nuevos modelos de OpenAI, es posible configurar el sistema para que ninguna información sea utilizada para entrenarlo. Además, una recomendación clave es pedirle a GPT que genere scripts que puedan ejecutarse localmente, como en macros de Excel, Python o Power Query. Esto permite automatizar la limpieza de datos sin exponer ninguna información sensible o personal.
Por eso, sugiero dos caminos y eliges el que te parezca mejor:
1. Deshabilitar la opción en GPT de usar los datos introducidos para entrenar a la IA, aumentando la privacidad de los datos.
2. Pedirle que genere un script con todas las reglas definidas para usar localmente en tu Excel o en otro lenguaje que prefieras.
Ahora que tienes la base, ¡es hora de entrenar tu “Balboa” con tus propias reglas!
Y como llegamos al final, surge la tan esperada pregunta:
Marcelo, ¿puedo confiar en el resultado?
Estamos en 2025 y ya no tiene sentido perder tiempo con tareas manuales en Excel.
Pero mi respuesta sincera sería: “Depende” 🙂¡Depende!
Si eres de la equipo del “hecho es mejor que perfecto” diría que sí. El resultado es bastante aceptable y si perdiera algunos minutos más afinando las reglas, sería aún mejor.
Pero si esperas perfección y una solución sin ninguna intervención humana, diría que es mejor controlar las expectativas, porque considerando lo que he visto en los archivos que recibo, la Inteligencia Artificial aún no está lista para la creatividad de los humanos que llenan formularios!
Espero que este consejo sea útil y que puedas usar el tiempo ahorrado en acciones más útiles para tu trabajo o incluso para estar más disponible para tu familia y amigos, porque al final del día, eso es lo que más importa 🙂
Si necesitas más soluciones de Inteligencia Artificial para optimizar tu trabajo, en E-goi tenemos diversas herramientas para ayudarte. Habla con nuestros colegas de ventas y encuentra la mejor opción para tu negocio. Ponte en contacto.
