¿Cómo elaborar un caso de éxito?

En este post abordaremos algunos consejos prácticos para escribir un buen caso de éxito y empieces a disfrutar de los beneficios que esta estrategia puede tener para tu empresa.

Montar un caso de éxito (o case) es una excelente forma de exponer los resultados de tu empresa, demostrando autoridad en tu sector y la eficiencia de tus productos y servicios. Es, además, una pieza-clave para la prospección de nuevos clientes y el aumento de ventas.

Pero es necesario saber cómo crear un caso de éxito de forma óptima. Debemos valorar qué clientes tienen potencial para ser el protagonista de uno y, claro, si están dispuestos a contar su historia.

En este post, abordaremos algunos consejos prácticos para que puedas divulgar tu caso de éxito y así empezar a disfrutar de los beneficios de esta estrategia. ¡Vamos a ello!

1. Selecciona los posibles participantes

El primer paso es identificar, en tu base de datos, qué clientes tienen los requisitos básicos para conventirse en un caso de éxito. Busca aquellos que han tenido un retorno mucho mayor de lo esperado o que han sorprendido con un nuevo enfoque.

Cuando construimos un caso, es fundamental que tengas en mente que no será la empresa hablando sobre los resultados que ha generado, sino el cliente hablando de cómo tu empresa lo ayudó a alcanzar un determinado resultado.

Por esa razón, las informaciones utilizadas deben ser lo más transparentes posible, ya que el objetivo es transmitir credibilidad a quien está consumiendo tu material.

2. Confirma el interés del participante

Después de identificar los potenciales clientes para la construcción de tu caso, es necesario verificar si ellos tienen interés en contar su historia. Por norma general no ponen muchas objeciones, pero no esperes el 100% de adhesión.

Muchos clientes rechazan la invitación, quizá porque no les gusta aperecer en vídeos, por ejemplo. Si te ocurre, es necesario explicarles que existen muchas otras maneras de construir un caso de éxito.

Es cierto que un video es un material mucho más completo y puede ser utilizado de varias maneras, incluyendo su transcripción para un post o aprovechando el  audio para confeccionar un podcast.

Sin embargo, no consigues utilizar contenido escrito para elaborar un video. ¡Pero no los presiones! Busca  formas alternativas para estimular al cliente a participar y, si él termina rechazándolo, ¡no hay problema! Pasa al próximo cliente.

3. Elabora preguntas estratégicas

Sin duda, este es el punto más importante para construir un caso de éxito. Cuando vayas a hacerle una entrevista al cliente, deberás llevar algunas preguntas que te servirán como guía para orientar el proceso.

Éstas son algunas de las preguntas imprescindibles:

• ¿Cuáles eran los problemas que tu empresa tenía antes de conocer a nuestros productos o servicios? – Esta pregunta situará a la audiencia sobre cómo se encontraba el cliente antes de conocer las soluciones de tu empresa. Es la base de toda la construcción lógica de la narrativa sobre el camino que ha recorrido hasta la actualidad;

• ¿Cómo conociste nuestra empresa? – Respondiendo a esta cuestión, el cliente servirá como una referencia a los que llegaron a tu empresa de la misma manera, sea por indicación, búsquedas en internet o a través de redes sociales;

• ¿Qué fue lo que hizo que te decidieras por nuestras soluciones? – Es común que, antes de cerrar un negocio, las personas se sientan inseguras respecto a la eficiencia de lo que ha contratado. Explicando sus razones, el cliente estimulará a la audiencia a repensar algunos puntos y dar una oportunidad a tu empresa;

• ¿Cuáles fueron tus problemas al comenzar a usar los productos y/o servicios de nuestra empresa y cómo han sido superados? – Hablando sobre sus dificultades, el cliente consigue crear un clima de confianza porque, al final, ningún cambio está libre de problemas y el hecho de contar cómo fueran superados muestra que es posible adaptarse a un nuevo escenario;

• ¿Cuáles fueran los resultados obtenidos después de la implantación de la nueva solución? – La presentación de los resultados obtenidos es la parte más esperada por la audiencia. En ese momento, pide al cliente que exponga algunos datos sobre sus resultados obtenidos y cómo las soluciones de tu empresa han ayudado a conseguirlo. 

Por supuesto que es posible (incluso recomendable)  añadir otras preguntas que sean relevantes para la construcción del caso. Un buen consejo es evitar preguntas que puedan ser respondidas con un simple sí o no.

Cuanto más espacio le des al cliente para que pueda expresarse, más auténticas serán sus respuestas y más verdadero será el proceso.

4. Organiza la información

Después de la recogida de testimonios, es necesario organizar toda la información de forma que cuenten una historia emocionante, con inicio, nudo y desenlace. Ser capaz de encontrar el equilibrio entre razón y emoción es el objetivo de un caso de éxito.

Para generar más impacto, es interesante marcar de alguna forma las frases más destacadas que el cliente ha dicho. Ésto podemos hacerlo por medio de subtítulos si es un vídeo o cajas de realce si es un artículo escrito. 

Pero, ¡atención! Organizando el material, intenta que no sea únicamente comercial, siendo éste uno de los mayores problemas que nos encontramos en los casos de éxito. Elabora un contenido educativo y emocional, que despierte la curiosidad de los clientes.  

5. Construye una historia atrayente

¿Qué es un caso? Una historia de éxito. Y como tal tiene que ser contada a tus lectores. Al final contar historias es una de las mejores maneras de captar la atención de quien va a leer el texto. Lo que se recomienda es comenzar por la información más relevante del caso.

No olvides ofrecer detalles de todos los pasos. Cuanto más rico sea el texto mucho mejor y más posibilidades tendrás de alcanzar a más cantidad de público. Antes de empezar, ponte en el lugar de tu lector potencial y piensa si, realmente, es, lo que tienes en mente, una historia que merece ser contada.

Para que una narración no sólo sea capaz de atraer, sino también consiga que la persona mantenga su atención a lo largo de todo el texto, es necesario tener en mente que toda historia interesante tiene un inicio, un nudo y un final.

Más allá del texto en sí, podemos preparar material que apoye nuestra historia como infografías, datos, imágenes, entrevistas, etc. Hay tres principios que podemos seguir si queremos que nuestra historia enganche:

• Un comienzo estimulante: el título y la introducción tienen un papel fundamental en la estructuración del caso de éxito. Si el lector no se siente estimulado por los mismo no va a seguir leyendo. Teniendo un buen principio garantizarás el éxito de tu artículo. Por esto tienen que ser irresistibles, preferiblemente que despierten cierta curiosidad;
• Desarrollo: ve al grano. No es el lugar idóneo para enrollarte ya que lo que el lector busca es justo aquello que prometiste. Hay que describir estrategias y el camino que se ha recorrido para alcanzar el éxito. Acuérdate que todo ésto hay que hacerlo contando una historia, no vendiendo tu producto o servicio;
• Desenlace: la hora de la acción. Como ya hemos comentado, toda historia que se precie tiene un comienzo un nudo y un desenlace. Es necesario guiar al lector de forma que no llegue a resultar muy pesado. Una buena estrategia es hacer preguntas simples sobre los desafíos a los que el cliente se enfrentó, relacionado con lo que se ha dicho durante todo el caso de éxito.

6. Usa la emoción

Una buena historia siempre tiene cierta dosis de emoción. Para cautivar al lector y llevarlo hasta el final, es necesario mezclar la razón y la emoción. Los datos, la información cuantitativa y la descripción de las estrategias representan la razón. El lado más subjetivo, el emocional, se consigue a través de contar cómo la mejora de resultados influyeron en la cotidianidad de los trabajadores de la empresa.  Sólo por medio de la emoción conseguiremos que un potencial cliente o inversor se quede enganchado.

Es necesario vender la idea sin ser prepotente y sin que la historia se convierta en una retahíla sobre las bondades de tu producto. Es más una demostración que otra cosa. Haz ver que tu equipo es especializado y que realmente disfruta con lo que hace, motivado en ayudar al cliente y en resolver sus problemas. Sé honesto y transmite seguridad. Si has escogido una historia para que sea contada es porque probablemente destaca sobre las demás, es decir, que es un buen caso. Así que, ayudándote de un estilo emocional, cuenta a tus lectores por qué es especial.

7. Habla sobre tus estrategias

No tengas miedo de exponer tus estrategias. De mostrar «tu tesoro». Es necesario que cuentes qué estrategias has usado para alcanzar los resultados que estás mostrando. Más allá de enumerar las técnicas, lo importante es explicar cómo las personas pueden adoptarlas y de esa forma, conseguir los mismos beneficios.

Si no eres bueno en lo que haces, ten claro que las probabilidades de que tu empresa sea contratada es bastante más alta de que sea copiada. Aún así, si esto pasa, acuérdate que sólo los buenos son copiados.

8. Presenta resultados

“Contra hechos no hay argumentos» y puedes estar más o menos de acuerdo pero reconoce que presentar los datos garantiza que tu proyecto cuente con mayor credibilidad. Porque ¿qué es un caso de éxito sino la exhibición de resultados geniales?

Dietistas o entrenadores personales muestran imágenes del «antes y después» por ejemplo. Las agencias de marketing nos enseñan los números relacionados con el aumento de tráfico, el engagement en redes sociales y las ventas del producto. Las gestorías tienen gráficos mostrando la optimización en el gasto de recursos.

Destacar los resultados obtenidos es fundamental para que un caso de éxito reciba la atención deseada, y la comparación de los «antes y después» de que tu empresa fuese contratada van a acentuar estos resultados. Una recomendación que siempre hacemos es que se usen muchos recursos visuales para enfatizar los beneficios y las ventajas del servicio.

9. Inspírate en Steve Slaunwhite

Para que un caso de éxito cause impacto tiene que estar bien estructurado, esto ya lo tenemos claro. De acuerdo con el  autor canadiense Steve Slaunwhite, un contenido más coloquial es caaz de atraer más clientes que uno más formal.

Afirma que las mejores historias, las más irresistibles, son las que son contadas desde el punto de vista de un cliente satisfecho. Vamos a ver 7 de las recomendaciones que Slaunwhite nos da para que construyamos un buen relato de caso de éxito:

• Pon el foco en el cliente: el dentro de un estudio de caso no es el profesional o la empresa que ejecutó el proyecto sino en el cliente ¿Quién es él?
• Desafío: identifica claramente el problema de tu cliente antes de empezar a estructurar el artículo. El objetivo de un caso de éxito debe ser ayudar a las personas a solucionar problemas. ¿Cuál es el desafío del cliente?
• Trayectoria: la importancia de un paso a paso. Haz que el lector se reconozca en la historia. No subestimes la empatía, puede ser una gran aliada. ¿Qué camino has andado?
• A corazón abierto: es muy importante exponer tu trabajo, mostrando la relevancia de la empresa a través de casos de éxito y testimonios. Expón el resultado que tu servicio consigue. ¿Cómo has ayudado al cliente a superar sus dificultades?
• Solución: puedes ofrecer algo al lector. Coloca una CTA (call to action) con alguna oferta relacionada al caso. ¿Cómo conseguimos que el lector se adhiera a tu producto o servicio?
• Implementación: es necesario ser sincero. Habla de los problemas que tú mismo has encontrado (o tu empresa) y cómo pueden superarse. ¿Estás siendo transparente con los problemas?
• Resultado: habla detalladamente de cómo tu empresa solucionó los problemas del cliente. Esta vez, con los datos en la mano.

10. Divulga tus cases en una página específica

De nada sirve invertir tu tiempo y el de tu cliente elaborando un caso de éxito si no divulgamos ese material a través de los diversos canales de tu empresa. Como hemos dicho, un caso de éxito es una herramienta muy valiosa con la que ayudar a tu equipo de ventas. Además de la divulgación hecha por tu empresa, pide al cliente que comparta también el case en sus canales de comunicación, como las redes sociales, blog, website e incluso, a través del e-mail marketing. Cuanto mayor el número de personas que ese material alcance, mayor será tu credibilidad y la posibilidad de cerrar nuevos negocios.

11. Crea contenido educativo

Otra manera de explorar un caso es preparar posts relacionados con algunos de los puntos más relevantes para tu público.

El contenido que genera interés es aquel que tiene valor para quien las lee. Ésto no pilla por sorpresa a quien trabaja en el área de la comunicación o el marketing. A pesar de saberlo, muchas empresas o agencias todavía crean artículos basados en sus casos de éxito pero de una forma muy comercial.

No hay nada de malo en eso, sólo que será más fácil atraer la atención de la audiencia si el contenido es educativo y no tuviera tintes claramente orientados a las ventas. Intenta siempre enseñar algo con tus casos de éxito y asegúrate de que cuentas con la atención de tu lector. En lugar de «Caso de éxito: empresa X» qué te parece «Cómo ampliar tu tasa de conversión en tres pasos (Caso de éxito de la empresa X)» Mucho más atrayente ¿No crees?

Presenta recomendaciones que puedan ponerse en práctica e ilustra con el ejemplo de tu caso de éxito. De esta forma te centras en los desafíos del lector y sugieres soluciones utilizando los datos de tu caso. Es una forma muy eficaz de fidelizar personas.

Conclusión

Ahora ya sabes qué es un caso de éxito y cómo elaborarlo para lograr éxito con esta estrategia. Sin embargo, al seguir estos consejos prácticos, tu trabajo será mucho más eficiente y los resultados serán increíbles.

Construir y promocionar casos de éxito puede ser una herramienta estratégica de marketing y ventas para cualquier empresa. Para crear un estudio de caso, es esencial seleccionar a un cliente cuya experiencia ejemplifique la eficacia de tu producto o servicio.

Después de confirmar el interés del cliente, debes formular preguntas estratégicas que ayuden a contar la historia de manera eficaz y auténtica. Posteriormente, la información recopilada debe organizarse en una narrativa cautivadora, capaz de apelar tanto a la razón como a la emoción.

La exposición de las estrategias utilizadas para lograr los resultados presentados y la presentación de resultados cuantitativos también son elementos cruciales. Steve Slaunwhite sugiere que un estudio de caso bien estructurado debe centrarse en el cliente, identificar claramente el problema, mostrar la trayectoria de la solución, presentar los hallazgos y los resultados basados en datos, y ser transparente sobre los desafíos enfrentados y superados.

Finalmente, la promoción de los casos de éxito en canales adecuados es imprescindible para aumentar la visibilidad y la credibilidad de la empresa.

De esta manera, las empresas pueden maximizar el potencial de sus casos de éxito y trabajar de manera positiva en su reputación y crecimiento.

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