¿Recordatorio de Citas para Pacientes que se Olvidan? ¡Solución: SMS!

Sabemos quién tiene una doble vida. Tener que gestionar recursos humanos, proveedores, recibir pacientes, concertar citas, pagar salarios no es una tarea fácil. Y todavía tienes que ir a buscar a los niños al colegio, pagar las facturas, etc. Ya tienes una consulta marcada… ¿No te acuerdas? Ahí lo tienes… no has recebido un recordatorio de citas…

Tu agenda diaria está repleta de pequeños puntos que tachar. Cualquier gestor de una clínica, además de las tareas personales, tiene preocupaciones extra con la salud y el bienestar de su negocio. Hay un negocio que gestionar, salarios para pagar, reuniones para realizar, ideas para discutir y clientes que recibir.

Sí, sentimos tus dolores

De entre las diferentes tareas para realizar durante 24 h, muchas son las que acaban por caer en el olvido. Para las clínicas y hospitales, este olvido – aparentemente inofensivo – que puede ser resuelto con recordatorio de citas, puede suponer costes muy elevados y es una preocupación para los profesionales de la salud.

Es normal olvidarse. Es normal que tus pacientes o clientes se olviden. Lo que no es normal es no actuar para solucionar ese dolor, ese problema.

recordatorio de citas

Cerca de medio millón de ausencias en consultas

Solo en Euskadi, casi el 10 % de los pacientes no comparecieron a sus consultas concertadas. Existen, inclusive, especialidades que llegan a un 20 % de ausencias.

Estas ausencias no solo afectan a los pacientes sino también al normal funcionamiento de las instituciones. Un estudio realizado en el Reino Unido concluyó que más del 40 % de los preguntados que habían faltado a las citas, lo habían hecho por haberse olvidado.

¿Todavía no estás convencido? ¡Solo tienes que hacer cuentas!

Imagina que tu clínica tiene 20 citas al día y que su precio medio son 50 € pero, todos los días, 2 de tus pacientes no aparecen ni te avisan. Al final del mes, verás que habrás perdido 2000 €, que nunca más recuperarás. Al año, este importe llega a los 24 000 €.

Pero ¿y si te digo que esta situación puede tratarse de un modo más fácil solo con unos clics?

Recordatorio de citas medicas por SMS es la solución

Habitualmente, la tarea de recordarles a los pacientes sus consultas está a cargo de un colaborador de la clínica que, el día anterior, se pone en contacto con los pacientes que tienen cita, mediante el teléfono, uno a uno, para confirmar su presencia. Es un proceso largo, lento y, aún por encima, caro.

Mientras que el proceso más común de entrar en contacto con los pacientes mediante llamada telefónica reduce al 9,4 % las ausencias, el mismo contacto por SMS reduce esta cifra a un increíble 4,4 %.

Para de desperdiciar tiempo y dinero

Con las mismas 20 consultas por día, al final de cada mes, pasarías de 41 pacientes que no comparecen a solo 19. Esto que significa un aumento de los ingresos de 1110 € al mes.

Si inviertes, por ejemplo, solo 0,05 € por cada recordatorio de citas por SMS, tu coste al final del mes, suponiendo que tienes 20 consultas al día durante 30 días consecutivos es de 30 €, lo que significa beneficios por valor de 1080 €. ¡El retorno de tu inversión es de 3600 %!

recordatorio de citas medicas

¿Convencido/a? Entonces, el SMS automatizado es tu nuevo mejor amigo

De hecho, el uso de recordatorio de citas por SMS es más ventajoso que la tradicional llamada telefónica y puede ser totalmente automatizado.

Los SMS son más baratos, menos invasivos y llegan siempre a su destinatario. En realidad, los SMS tienen un 95 % de tasa de apertura y se leen, como media, solo 7 segundos después de ser recibidos. De esta forma, estarás evitando citas falladas que otro paciente puede aprovechar, y mejorar el servicio y el desempeño de la clínica.

SMS vs. chat: Si estás pensando en Whatsapp, Facebook Messenger o en cualquier otro servicio de chat, recuerda que requieren recursos humanos y que no están totalmente automatizados.

Utilizando el mismo sistema de recordatorio de citas por SMS puedes comunicarte con tus pacientes fácilmente para enviarles un SMS de felicidades el día de su cumpleaños o una campaña promocional que realizas en tu clínica, como ejemplo, un descuento o el lanzamiento de un nuevo servicio.

Cómo ponerlo en funcionamiento

Si ya eres cliente E-goi, sólo tienes que hacer clic aquí y luego hacer login en tu cuenta.

Si aún no eres cliente E-goi, sólo tienes que clicar aquí para crear una cuenta E-goi y en seguida hacer login, al clicar aquí!

1. Crear e importar datos de los clientes

Para configurar nuestro automatismo de recordatorio de citas por SMS, el primer paso es informar a E-goi de quiénes son los clientes, sus contactos y las respectivas fechas de las próximas consultas.

Para ello vamos a crear un archivo (formato CSV, XLS o XLSX) con por lo menos 3 columnas: «nombre y apellidos», «teléfono» y la «fecha de la siguiente consulta» como en este ejemplo:

bbdd

Si tienes alguna duda sobre cuál es el formato de las fechas que puedes utilizar en tu documento, pulsa aquí.

Repetiremos este procedimiento con alguna frecuencia (diaria, semanal, etc.) para garantizar que los datos de la lista E-goi están siempre actualizados con las nuevas citas en tu negocio.

A continuación, vamos a crear una lista en la cuenta E-goi e importar los datos del archivo creado arriba.

1.1. Pulsamos en el menú «Listas» en la parte superior
1.2. A continuación pulsamos en el botón «Crear lista»
1.3. Cumplimentamos los datos y verificamos que en el campo «Lo que vas a enviar con frecuencia» está seleccionado el canal de SMS.
1.4. Seleccionamos la opción «Excel/CSV» y escogemos el archivo que contiene los datos de nuestros clientes con las fechas.

importación bbdd

Tras seleccionar el archivo, tenemos ahora que indicarle a E-goi cuáles son las columnas existentes en el documento y cómo deben ser importadas.

La columna del archivo que contiene el «nombre del cliente» corresponderá con el campo «Nombre y apellidos» de E-goi. La columna con el móvil del cliente se corresponderá con el campo «Móvil con DDD» y, para la columna de «fecha de la próxima consulta», vamos a crear un nuevo campo extra en la Plataforma, del tipo «fecha» (conforme a la imagen de abajo), atribuir el nombre deseado y pulsar en el botón verde de «iniciar la importación».

Puedes guardar ese «mapeo de campos» para agilizar el proceso en las próximas importaciones (siempre que mantengas los mismos nombres de las columnas del archivo). Para ello, basta con pulsar en el botón azul «Opciones» en la esquina superior derecha y guardar el modelo. Si aún tienes dudas sobre el proceso de importación de contactos, lee este artículo.

recurrencia

2. Crear el automatismo (autobot)

Finalmente, ha llegado la hora de crear nuestro automatismo (autobot)

2.1. Dirígete al menú «Campañas»
2.2. Selecciona la opción «Automation (autobots)»
2.3. Pulsa en el botón azul «Crear autobot +»
2.4. Selecciona la opción «Personalizado»
2.5. Elije un nombre para el autobot
2.6. Selecciona la lista de contactos que has creado en los pasos anteriores
2.7. En el campo «El autobot se activa con…», elija la opción «Fecha»
2.8. Marca la opción «Dejar que los contactos entren en el autobot más de una vez» y pulsa en el botón verde «Continuar». Para más informaciones sobre los Autobots y sus triggers, lee este artículo.

A continuación, vamos a editar el Trigger de la «Fecha» pulsando en el icono del lápiz en la parte superior derecha de la acción (ver imagen de abajo) y configurarlo del siguiente modo:

trigger fecha

2.9. En la opción «Activar», selecciona «antes» y después incluye el número de días antes de la consulta que quieres enviar el recordatorio (en este ejemplo utilizamos 2 días)
2.10. Selecciona el campo de fecha que hemos creado en el paso anterior (en este ejemplo el campo se llama «consultas»)
2.11. Selecciona la hora a la que quieres enviar el recordatorio (en este ejemplo seleccionamos a las 10.00)
2.12. En la opción «¿Qué parte de la fecha va a activar el trigger?», selecciona la opción «Año-mes-día»

El resultado final debe ser parecido a este:

programar fecha

Estamos llegando a la fase final, la de creación de la campaña recordatorio de SMS que queremos enviar. Para ello, vamos a añadir por debajo del trigger «Fechar» la acción «Enviar campaña» siguiendo los mismos pasos que hemos seguido ahora.

IMPORTANTE: Si todavía no tienes un remitente de SMS configurado en tu cuenta E-goi, es lo primero que tendremos que hacer antes de seguir con los próximos pasos. Pulsa aquí para ver el tutorial de cómo añadir un remitente de SMS.

3. Crear el mensaje de SMS para el recordatorio

Si ya tienes un remitente configurado, vamos a seguir adelante. En la acción «Enviar campaña», que añadimos por debajo de la acción «Esperar», vamos a seleccionar la opción «Crear una nueva», a continuación seleccionamos el canal SMS, la opción «En blanco» y llegamos a la página de configuración del mensaje propiamente dicho, tal como en el ejemplo de debajo.

Crear la campaña de SMS es muy sencillo. En el primer campo «Nombre de la campaña», vamos a asignar un nombre solo para control interno. A continuar, seleccionar un remitente y, por último, escribimos el recordatorio que no debe superar los 160 caracteres (límite máximo por cada SMS).

Para que el mensaje sea personalizado con la denominación social del cliente, vamos a usar en el mensaje el código !fname (para más información sobre las personalizaciones del contenido, pulsa aquí).

En este ejemplo, el mensaje ha sido : «Hola, !fname. Nos gustaría recordarle que tiene una consulta en la clínica XPTO dentro de 2 días. Si tiene alguna duda, contacte con nosotros llamándonos al teléfono 119999-8888». Al estar todo listo, pulsamos en el botón verde «Publicar/enviar». Para más información sobre la creación de una campaña de SMS, lee este artículo.

crear sms

¡Está todo listo para que ahorres tu valioso tiempo!

El automatismo ahora está completo y debe de haber quedado con este aspecto:

autobot

Conclusión

De forma resumida, siempre que añadimos nuevos contactos o actualizamos contactos existentes en nuestra cuenta E-goi, comenzará el automatismo. El automatismo esperará hasta que la fecha de la siguiente consulta sea dentro de X días (de acuerdo con tu configuración) y, a continuación, se enviará un SMS de recordatorio.

Si al mes siguiente el cliente XPTO tiene una nueva consulta, entrará de nuevo en el automatismo recibiendo el nuevo recordatorio de citas, y así sucesivamente.

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