Para optimizar nuestro tiempo tenemos que conocernos y ser conscientes de qué es lo más importante en nuestra lista de tareas. Son pequeños pasos que consiguen marcar toda la diferencia.
Saber cómo optimizar el tiempo es una necesidad de prácticamente todos los profesionales. Cuando las tareas se realizan en un período de tiempo más corto, nos volvemos más eficaces, haciendo que mejore en conjunto nuestra vida. Además, para el dueño de un negocio o emprendedor, producir más también es sinónimo de más dinero.
Lo que poca gente sabe es que existen malos hábitos que «roban» nuestro tiempo. Estar mucho tiempo en redes sociales o no saber organizar nuestro día, por ejemplo, son obstáculos para las personas que quieren optimizar su jornada.
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1. Lista todas las actividades
Para conseguir optimizar nuestro tiempo, el primer paso es crear una lista con todas las atividades que debemos realizar. La idea es que esta lista sea hecha semanalmente, si puede ser los domingos, para que puedas visualizar todas las tareas que tendrán que hacerse durante la semana que comienza.
A medida que las tareas vayan siendo realizadas, puedes ir tachándolas. Es una forma de conocer qué fue hecho para programarse de manera más eficiente respecto a las tareas aún pendientes.
2. Prioriza
Para optimizar el tiempo es necesario definir nuestras prioridades. Al crear el cronograma de las tareas semanales, intenta organizarlas siempre por orden de importancia.
Aquí la idea es que las tareas imprescindibles y/o urgentes sean las realizadas en primer lugar, para que tu día termine convirtiéndose en una “bola de nieve”.
Si eres quien gestiona la comunicación de la empresa y alguien dejó un comentario negativo en redes sociales, por poner un ejemplo, esta tarea tiene que ser una prioridad. En caso contrario, no se intervendrá de la manera adecuada y permanecerá más tiempo repercutiendo negativamente a tus seguidores.
3. Utiliza las herramientas adecuadas
También es preciso escoger buenas herramientas para desarrollar las tareas con la mayor agilidad posible La tecnología es una gran aliada en este sentido, ya que cada vez más, son creadas aplicaciones y programas que agilizan y automatizan las más diversas tareas.
Un profesional de marketing, por ejemplo, perderia mucho tiempo si enviase los e-mails individualmente a cada unos de los contactos que relleno un formulario o se inscribió en una landing page para recibir más información.
Por lo tanto, tener una herramienta de e-mail marketing que pueda hacer esta tarea de manera automática le hará ganar mucho tiempo.
4. Automatiza procesos rutinarios
Como explicamos, las herramientas tecnológicas facilitan mucho la optimización del tiempo. Las actividades más burocráticas y rutinarias pueden automatizarse. Por lo tanto, el profesional puede estar más enfocado en la estrategia y no en la operacionalización.
Realizar las tareas burocráticas manualmente, ya no es viable hoy en día. Por eso vale la pena invertir en softwares y sistemas que ahorren tiempo.
5. Evita distracciones
Nos distraemos mucho más de lo que pensamos, más hoy en día que estamos siendo todo el día abordados con informaciones por los más diversos canales. Lo más nimio puede hacer que perdamos la concentración y tardemos más en realizar las tareas necesarias.
No estamos diciendo que no debamos hacer pausas, al contrario. Únicamente que estas pausas tienen que estar estipuladas y en los momentos de trabajo no hacer otra cosa que no sea trabajar.
Las distracciones durante el trabajo disminuyen nuestra productividad no sólo debido al tiempo que perdemos, también al que tardamos en volver al grado de concentración necesario.
Son pequeñas acciones las que disminuirán notablemente el número de distracciones (las que podemos evitar, claro): aleja el móvil de tu lugar de trabajo, silencia las notificaciones de tu bandeja de entrada y de tus redes sociales y ten cerca todo aquello que vayas a necesitar para no tener que levantarte demasiado de la mesa.
6. Delega tareas
Si gestionas un equipo tienes que aprender a delegar tareas. A menudo tenemos la falsa ilusión de que algo no se hará bien si no lo hacemos nosotros mismos. Sin embargo, tenemos que confiar y permitir que otros sean responsables.
Explica a tus colaboradores cómo te gustan que se realicen las tareas e implica al equipo en su ejecución. Recuerda que no puedes con todo, y, si quieres ser productivo, hay que centrarse en lo que importa y delegar todo aquello que no sea absolutamente imprescindible.
7. Ten una agenda
Esto puede parecer obvio pero muchas personas no tienen una agenda completa con sus tareas bien estructuradas. Compra/crea/descarga lo que mejor funcione para ti de forma que siempre esté presente en tu vida.
Utiliza colores por niveles de importancia, tacha tareas realizadas, usa post-it o Google Calendar… todo vale si sirve para organizarnos con mayor eficacia.
8. Evita reuniones innecesarias
Antes de tener una reunión, piensa si realmente es necesaria. Los profesionales a menudo convocan reuniones cara a cara que generan tiempo y dinero para discutir asuntos menores que podrían haberse abordado por correo electrónico.
Además, actualmente, se pueden tener reuniones a distancia con mucha más facilidad usando aplicaciones para comunicarse, llamadas o videollamadas, y así conversar con la persona a tiempo real.
Esto es excelente para optimizar el tiempo que te llevaría ir del negocio de un cliente hasta otra ubicación fuera de la oficina, por ejemplo. ¡Así que no hay reuniones innecesarias! Ten siempre en consideración las reuniones online e intente evitar tales conversaciones si un correo electrónico es la mejor solución.
Poniendo en práctica estos pequeños cambios, seguro que puedes optimizar tu rendimiento y aprovechar mucho mejor el tiempo. ¡No pierdes nada por intentarlo!
Y como siempre, si tienes alguna sugerencia, pregunta o duda ¡escribe un comentario!
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