Para garantizar que una organización del trabajo adecuada, es imprescindible el registro y estructuración de todas las actividades de la agencia. Pero ¿cómo lo conseguimos?
Establecer procedimientos eficaces es un deber de los gerentes pero también de todos los empleados de una agencia. Como en cualquier negocio, es necesario que todos los procesos estén muy bien organizados, para que no haya errores ni la falta de comunicación.
Para garantizar que los procesos sean claros, es imprescindible estructurar las actividades para que todo el mundo tenga conocimiento del flujo de trabajo a realizar.
Por eso, tenemos que conocer bien los principales errores que se comenten en relación a la organización del trabajo, y más específicamente, a aquellos que ocurren en las agencias. Sólo sabiendo qué no tenemos que hacer, será más fácil alcanzar los resultados que nos hayamos propuesto.
¿Te gustaría conocer qué errores cometes que hacen perder efectividad a tu negocio? ¡Reconocer el problema sólo es el primer paso hacia la solución! ¡Vayamos a eso!
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1. La falta de un buen briefing
El briefing es imprescindible para organizar el trabajo en una agencia. Al pasar un proyecto al equipo, es necesario que todo esté muy bien explicado y que contenga todos los detalles que deben ser trabajados, para que nada se olvide o se pase por alto.
En el briefing debemos incluir la información general del proyecto, como el tono en el que debemos producir el contenido, los colores y el estilo de las imágenes que son parte de la identidad visual de la marca, la definición de la buyer persona, etc.
Además, debe contemplar toda la información acerca de otros trabajos realizados para el cliente. De esta forma evitamos alteraciones o rechazos antes de la entrega final del proyecto.
Una buena idea es dividir el briefing en etapas, conforme la línea de trabajo de la agencia. Imagina, por ejemplo, que un cliente ha contratado a tu equipo para crear un site.
Para desarrollar este trabajo, se necesitan de, al menos, tres profesionales: un redactor, un diseñador y un programador. Por lo tanto, se puede crear una sesión informativa para cada uno de ellos. Así se evita un documento excesivamente complejo, que puede hacer que el profesional se confunda al leer información que no está relacionada con su etapa.
Al redactor que va a escribir los textos en el site, por ejemplo, no le importan los colores corporativos que deben usarse en las imágenes que ilustrarán la web. Por lo tanto, hacer briefings separados es una alternativa interesante.
2. No formalizar pedidos
Un error recurrente cometido por las agencias son las solicitudes no oficiales. Esto ocurre cuando un supervisor de equipo le pide a alguien que desarrolle una actividad de «boca a boca», sin documentar nada.
Resulta que, sin una solicitud formal, es muy probable que el empleado termine olvidando hacer lo que se le pidió, en medio de tantas tareas cotidianas. Para que esto no ocurra es mejor que cualquier pedido se documente, preferiblemente por correo electrónico o a través del software de administración que sea utilizado internamente.
Por escrito, queda registrado en los quehaceres del colaborador en cuestión y la organización del trabajo no se verá comprometida.
3. Exceso de interlocutores en el proceso
También es bastante común ver casos en los que el exceso de interlocutores en el proceso termina obstaculizando la organización del trabajo. Esto es lo que sucede cuando la agencia tiene un servicio que se pone en contacto con el cliente y luego pasa las demandas a un gerente, quien, a su vez, se comunica con los equipos.
El problema es que a lo largo de todo este proceso puede haber variaciones en la información que omitan o distorsionen cuestiones importantes a la hora de realizar el trabajo.
Para resolver este problema, es necesario crear flujos de comunicación bien estructurados, que no permitan interferencias. En muchos casos, eliminar interlocutores y dar más libertad a los profesionales para comunicarse con los clientes, por ejemplo, es suficiente.
Obviamente, tenemos que cuidar que nuestro equipo no esté en contacto con el cliente de forma constante cada vez que tenga una pequeña duda. Para ello, una buena formación y una información inicial de calidad serán esenciales.
4. Canales de comunicación interna poco eficaces
Sí, por mucho que las agencias sean compañías dedicadas a la comunicación y la mayoría de sus colaboradores sean profesionales especializados, los problemas derivados de la ineficacia de los procesos de comunicación interna son más comunes de lo que pensamos.
De ahí que el famoso dicho, “en casa del herrero, cuchillo de palo” no deba ser lo común en nuestra agencia. Para contar con una organización del trabajo óptima, debemos tener una comunicación eficiente también de manera interna.
Hoy en día existen muchos recursos para que la comunicación no sea un problema. Desde una llamada telefónica o el envío de e-mails hasta los softwares de administración específicos, nos ayudan a que las tareas no queden incompletas o mal desarrolladas debido a la falta de información, por ejemplo.
5. Inexistencia de una metodología bien estructurada
La metodología de trabajo en la agencia debe estar bien estructurada, con cada profesional ejerciendo su función. Por lo tanto, evita que una persona se vea abrumada debido a la acumulación de actividades, por ejemplo.
Redactores, social medias, designers, directores de arte, programadores, atención al cliente, relaciones públicas, entre otros, deben contar con un cronograma de trabajo bien estructurado, con la finalidad de evitar fallos y la repetición de los trabajos.
6. No utilizar los beneficios de la tecnología
La tecnología está ahí para ser utilizada, y las agencias solo tendrán éxito y se organizarán en el trabajo si utilizan dichos beneficios. Las herramientas para realizar actividades, como automatizar el e-mail marketing, permiten que esta tarea se realice de una manera más organizada.
Los recursos como los software de administración, las herramientas para programar publicaciones en blogs y redes sociales, entre muchos otros, pueden y también deben usarse para que las actividades estén bien organizadas en tu agencia.
Estos son los principales errores que deben evitarse para garantizar una buena organización del trabajo en una agencia. Una vez más, enfatizamos la importancia de tener un diagnóstico inicial, para identificar disfunciones. También es necesario planificar acciones para corregir cualquier falla.
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