Crear procesos en tu empresa puede ser una tarea más fácil de lo que parece. ¡Veamos 5 consejos para optimizar esta estrategia!
¿Cuál es el propósito de tu empresa? Es bueno saber que existen formas de garantizar un camino coherente para lograr el resultado que esperamos: haciendo un seguimiento de los procesos. Pero esta estrategia por sí sola no es suficiente. Debemos crear los procesos y fomentar esta cultura dentro de nuestro negocio.
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¿Cómo puedo crear procesos eficientes dentro de mi empresa?
Como hemos dicho en el párrafo anterior, el mapeo no es suficiente para lograr los objetivo de tu empresa. Como líder del equipo, debes ir un paso más allá: establecer la costumbre interna de crear procesos.
Este punto es extremadamente necesario, ya que los esfuerzos desconectados, como el mapeo sin criterios o sin planificación, no tienen ninguna utilidad, ya que no pueden aplicarse en la rutina de producción.
Si has tomado la decisión de crear procesos relevantes en tu empresa, necesitas saber cuáles son los consejos para llevarlos a cabo y ser constantes en nuestro propósito. ¿Quieres saber cuáles son? ¡Conozcamos los 5 secretos sobre la creación de procesos relevantes en nuestro trabajo!
1. Elige los procesos que agreguen más valor a tu negocio
Al igual que tú, sabemos que lo ideal es mapear y definir todos los procesos de la empresa, pero esto no siempre es posible: sería necesario invertir muchos recursos, además de que es extremadamente laborioso.
Por lo tanto, es importante que prioricemos los procesos que generan más valor para nuestro negocio, además de los casos más críticos. Aquellos que, si no se hacen correctamente, pueden paralizar la empresa o causar grandes pérdidas.
Si hemos sido capaces de definir cuáles son los procesos más valiosos, la misión ahora es comenzar el trabajo, mapeando aquello que sea más importante o más urgente, para poder delimitar los recursos que invirtamos y los problemas que puedan surgir.
2. Mapea los procesos actuales
Los procesos son inherentes a la empresa. El punto aquí es que, para visualizarlos de la mejor manera, además de estandarizar la estrategia, es necesario mapear cada uno de los pasos.
Existen varios beneficios al usar esta estrategia (hablaremos más sobre ellos al final de la publicación). Para que tu empresa tenga acceso a ellos, debes crear mapas completos, que contengan información relevante, además de contar con una buena estructuración.
En el seguimiento debemos poder observar en detalle todos los pasos y sugerir mejoras y resoluciones para los problemas encontrado en la rutina de trabajo. Para crear un proceso realmente útil tenemos que responder algunas preguntas: aceptar la misión de mapear los procesos, haciéndolos de la manera realmente correcta, debe responder algunas preguntas:
- ¿Qué es lo que quieres mapear?
- ¿Por qué quieres hacerlo?
- ¿Existen problemas ya reconocidos?
- ¿A qué resoluciones quieres llegar en este mapeamiento?
3. Busca siempre las oportunidades de mejora
Como líder, ¿cuál es la misión que tienes dentro de la empresa respecto a los resultados? Entre los ítems mencionados, la mejora debe ser un punto destacado. Debemos estar atentos a cualquier oportunidad que afecte positivamente a los servicios y, por lo tanto, a los resultados.
Recuerda que el mundo de los negocios se mueve constantemente y que tu equipo debe seguir el mismo ritmo. Instiga la curiosidad de los colaboradores para que busquen noticias sobre el tema, además de proporcionar al equipo una nueva capacitación.
Por supuesto, las actualizaciones no son solo entrenamiento. Hay otros puntos a los que prestar atención y hacer que sean oportunidades para avanzar en la producción. Hemos creado una lista de los errores más recurrentes, que no son más que oportunidades de mejorar el sistema. ¡Echemos un vistazo!
- Retraso: retraso en completar una tarea, lo que compromete la continuidad de los próximos procesos;
- Cuello de botella: impedimento de la finalización en un punto de la producción, que entorpece la realización de las siguientes etapas;
- Desperdicio: procesos completados, pero que utilizan más recursos de los que deberían;
- handoff: tareas que cambian de instancia, es decir, que pasan a la responsabilidad de otro empleado y que se ven obstaculizadas por la falta de comunicación entre el equipo.
4. Automatiza el análisis de resultados
Si el tema es la mejora de resultados, sea cual sea el método aplicado, la tecnología necesita tener espacio para implementarse. En este caso, el consejo es que consideres las herramientas de automatización. Éstas van a ayudar a que los procesos en la empresa sean viables.
Usando un software específico, lograrás la medición de resultados en tiempo real. Esto implica, por supuesto, más agilidad, pero también la certeza de saber lo que está funcionando y qué no lo está haciendo. Con esta información, es posible saber cuáles son las estrategias correctas y tomar las medidas necesarias para corregir los puntos negativos.
5. Prioriza las mejoras continuamente
Después de haber implementado los procesos en la empresa, la misión es mantener todo en funcionamiento y generar aún más resultados. Para que esto suceda, es necesario monitorear las acciones. El trabajo de crear y ejecutar procesos nunca termina, ¡y no debería hacerlo!
Por tu parte, para generar y mantener mejoras continuas, es comprender cómo funcionan los procesos y observar cómo se puede mejorar cada paso. Es posible que hayas escuchado que «la relajación es la enemiga de la perfección». Es exactamente esta idea la que debe seguir su equipo.
¿Cuáles son los beneficios de crear procesos y mapearlos?
Ahora que hemos revisado cómo hacer un buen mapeo de procesos para tu empresa, debes tener curiosidad por conocer los beneficios específicos de estas estrategias. ¿Estamos en lo cierto? Pues bien, veamos la lista de ventajas principales:
- aumento de la capacidad productiva de la empresa;
- visualización completa de puntos fuertes y débiles de las etapas;
- posibilidad de abandonar actividades que no son valiosas en la rutina de trabajo;
- eliminación de errores técnicos;
- mejora en la calidad del servicio y del producto.
¡Aprovecha la oportunidad y pon nuestros consejos sobre cómo crear procesos en acción! ¡Los beneficios son claros e imperdibles, y no puedes perderte esta garantía de actualizaciones en todos los sectores de tu negocio!
Entonces, ¿qué te ha parecido este artículo? ¿Ya habías implementado el seguimiento de los procesos anteriormente? ¡Comparte tu opinión con nosotros en los comentarios!
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