¿Gestionar las citas previas te consume demasiado tiempo? ¡Es hora de automatizarlo!
A ver si adivino…
Tienes un negocio que empezaste con mucho esfuerzo.
Sabes muuuucho de lo tuyo, lidias bien con proveedores, clientes y papeleo, pero la verdad es que esto de la transformación digital te ha pillado a contramano.
Es un tema que siempre fuiste aplazando hasta que la situación actual te ha pillado de sopetón y no tienes más remedio que comenzar.
¿Voy muy desencaminada?
Si supieses la gente que se encuentra en tu situación… Y es que es normal, yo siempre digo que las personas que tienen su negocio no tienen por qué además saber de marketing digital.
Ahora bien.
Debido al estado en el que estamos, sólo tenemos dos opciones: o movernos o ver impasibles cómo nuestro negocio agoniza.
Esta guía quiere ser una pequeña ayuda que te permita ahorrar tiempo con la marcación de citas previas.
Con esta guía podrás:
- No tener que atender al teléfono y/o whatsapp para que las personas marquen su cita.
- Un calendario ordenado sin solapamiento.
- Mayor facilidad y accesibilidad para el cliente.
- Más información previa de lo que el cliente va a requerir de tu negocio.
- Gestión 24/7
- Aviso de cada cita directo a tu teléfono
Bonus extra:
- SMS de recordatorio para tu cliente (¡Y para ti!)
¿Vamos a ello?
Es muy fácil… ya verás y sólo tendrás que hacerlo una vez. ¡Después es todo automático!
Contents
Calendly
Calendly es una herramienta online en la que tus clientes pueden escoger una fecha y una hora para ir a tu negocio entre las que tengas disponibles ¡y sin necesidad de que tú tengas que hacer nada!
Además:
No necesitas tener página web ya que el enlace puede compartirse por e-mail o por redes sociales.
¿Cómo lo hago?
Crea tu cuenta gratuita en Calendly
Es una aplicación muy intuitiva que te irá guiando paso a paso para que aproveches todas sus funcionalidades.
El registro es muy sencillo y sólo necesitas tu cuenta de email.
Con solo tu email el propio programa incluirá por defecto zona horaria y tu link personal.
Si no quieres cambiar nada, haz clic en CONTINUAR
Calendly quedará conectado con el calendario de Google. Quizá no sea tu caso, pero mucha gente planifica su agenda en el mismo. Esta integración sirve para que no existan solapamientos. Podemos darle a CONTINUAR
En la siguiente pantalla nos pedirá los horarios disponibles.
Como ves, por defecto también, aparece marcado de 9 a 17h de lunes a viernes, pero tú puedes escoger las horas y días en las que podrás atender a tus clientes.
Y no te preocupes, esto puede ser modificado en cualquier momento.
En esta última pantalla de registro, nos solicitan el rol laboral que tenemos. Es para personalizar y hacer más fácil nuestra experiencia en Calendly. Así que escoge una opción y ¡finalizamos!
Panel de control
Dentro de nuestro panel de control, lo primero que nos van a solicitar es la creación de un evento. ¿Qué es esto? La cita previa en sí.
El evento o cita previa tiene que personalizarse según las necesidades de tu negocio:
Tú mejor que nadie sabes cuánto tiempo necesita cada cliente.
Además, puedes crear tantos tipos de evento como diferentes servicios prestes.
Pongamos el ejemplo de una peluquería:
No es lo mismo solo cortar, que teñir o hacer mechas ¿verdad?
Por lo tanto podemos crear un evento de 30 minutos para cortar.
Uno de 45 para teñir.
Y otro de 60 para mechas.
De esta forma no se crearán las indeseadas (y ahora poco aconsejables) esperas.
Cada uno de los eventos será creado de forma independiente y podremos asignarle las horas y días en los que tengamos disponibilidad.
Siguiendo con el ejemplo de la peluquería:
Imagina que por la tarde tienes contratada a una empleada más, por lo que existe más posibilidades de que las clientas puedan ir a hacerse tratamientos que necesiten más tiempo. En la siguiente pantalla puedes escoger los días y horas para un determinado evento.
¡Y repite este proceso con los diferentes tipos de eventos que dispongas!
Con toda tu información Calendly creará un calendario con tus horas libres, donde la gente podrá elegir cuándo quiere ir a tu negocio y qué tipo de servicio necesita.
Y tú no tendrás que estar pendiente del teléfono y con la agenda entre las manos…
¿Dónde podrá mi clientela pedir cita online?
¡Donde quieras!
Si tienes una página web, puedes incluir el código de tu calendario en la misma.
Pero si no ¡no te preocupes!
Calendly genera un link para que tú puedas compartirlo por email o redes sociales.
Puedes poner tu link en tu página de Facebook sin ningún problema.
Para ello sólo tienes que dirigirte en tu panel de control a la flechita que hay en la esquina superior derecha, tal y como se muestra en la captura de pantalla.
Y mucho más…
Si tus necesidades se han visto cubiertas con lo que hemos explicado, perfecto, es el momento de comenzar. Es un sistema sencillo y muy muy completo.
Aún así, quería comentarte algunas posibilidades que Calendly ofrece para que este proceso sea aún más eficaz:
Integrar Calendly con E-goi
¿Sabías que entre un 10 y un 20% de las personas que piden cita nunca llegan a presentarse? Esto puede ser por muchos motivos pero entre ellos está el olvido.
Si ya tomas alguna medida para recordar las citas, sabrás que se pierde mucho tiempo en esas llamadas o emails. Y si no lo haces… ¿Qué te parecería enviar de forma automática SMS para recordar a las personas el día y la hora de vuestra cita? Puedes enviarlos cuando quieras, y con la frecuencia que consideres.
¿Vamos a ello?
Crear una cuenta en E-goi
Antes de empezar, si ya eres cliente de E-goi sólo tienes que hacer clic aquí y hacer login en tu cuenta
Si aún no tienes cuenta en E-goi… ¡A qué estás esperando!
Crea tu cuenta gratis aquí
Crea una cuenta en Zapier
Si ya tienes una cuenta en Zapier, puedes avanzar hasta el siguiente paso 🙂
Si todavía ni tienes cuenta ni conoces la empresa Zapier es un servicio online que permite automatizar varias tareas sin necesidad de tener conocimientos de programación. Zapier es como el amigo que tiene la entrada al concierto que quieres ir.
Para realizar esta integración necesitamos crear una cuenta en Zapier de forma gratuita.
Integra con E-goi
Al integrar nuestras cuentas con E-goi, las modificaciones que hagamos (o nuestros potenciales clientes hagan) en Calendly llegarán hasta nuestra lista E-goi. Para que esta información quede recogida tenemos que crear tres campos extra dentro de la lista:
Fecha de la reunión (tipo FECHA)
Empresa (tipo TEXTO)
Evento (tipo TEXTO)
Ahora haremos la integración via Zapier que conseguiremos haciendo clic en el botón Make a Zap.
Busca la App de Calendly y ¡asocia ambas cuentas!
Haz lo mismo con la App de E-goi, escogiendo entre las opciones que te ofrecen “Add/ Update Suscriber”.
(La clave API para poder terminar la integración la encontrarás dentro de tu cuenta E-goi en el menú Apps)
Ahora sólo tienes que configurar la lista en la que va a recibir la información.
¡Todos los datos que tu cliente incluya en Calendly te llegarán directamente a tu lista E-goi!
¿Y qué hago con todos estos datos?
Automatizarlos para que tanto tú como el cliente recibáis un sms con la información de la cita.
Con el autobot de E-goi podrás, cada vez que un cliente quiera marcar una cita contigo, enviar un sms con los datos. Es decir, que servirá para confirmar la reunión que él solicitó, y lo que es mejor ¡completamente personalizado!
Además, con la acción del autobot “notificación” tú también recibirás dicho mensaje.
¿Te imaginas? Nada de agendas, de teléfonos, de tachones, de volver a llamar… Esta integración consigue trabajar para que tú te ocupes de lo importante: gestionar tu negocio.
¿Alguna duda, sugestión o comentario?
¡Escríbenos! Ya sabes que nos encanta leerte.