¿La planificación de tus proyectos es eficiente? Hemos preparado un post repleto de consejos prácticos para optimizar el plan de acción de tu agencia ¡te lo contamos todo!
La planificación de proyectos es una parte fundamental entre las acciones de una agencia exitosa. Esto se debe a que la organización reina en la oficina, y todo el equipo tiene, de manera manifiesta, sus propias responsabilidades para llevar a cabo el servicio.
Podemos decir que, desde el momento en que se implementa la planificación en la agencia, el equipo funciona como una orquesta musical: todo está más claro y bajo un orden: recursos necesarios, alcance del trabajo, personal disponible…
¿Quieres saber cómo crear un plan eficiente? ¡Veámoslo a continuación!
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1. Cuenta con el trabajo de todo el equipo
Definir el alcance del proyecto es una de las primeras cosas que tenemos que hacer cuando construimos una planificación eficiente. En este punto serán definidas las acciones que se realizarán para poder llegar hasta el objetivo, así como el abordaje y los procesos que se utilizarán durante toda su ejecución.
Todos y cada uno de los proyectos en los que trabajará tu agencia necesitan un alcance claro, directo y lleno de información relevante, como fechas, plazos, estrategias de relación con el público objetivo y el impacto real que el proyecto tiene para el cliente.
Recuerda que este proyecto debe ser uno de los materiales básicos para la realización del trabajo. Por lo tanto, todo el equipo relacionado con él debe tener acceso y comprender qué y cuándo se debe realizar cada acción en cada etapa.
2. Ten los recursos bien definidos
Además del alcance, los recursos necesarios para la ejecución del proyecto es otro punto fundamental que tener en cuenta para alcanzar el objetivo final. Como «recursos», nos referimos a todo lo necesario para hacer un proyecto de calidad, incluidos los empleados responsables de cada tarea.
El trabajo de la gerencia es encontrar miembros del equipo que tengan las habilidades necesarias para conseguir un resultado eficiente en cada etapa. Por tanto, es fundamental conocer las cualidades de los empleados. “Tapar huecos” o improvisar con el equipo no debería ser una opción.
Antes de comenzar a ejecutar, reúne a todos los empleados preparados para el servicio y asegúrate de que están disponibles para las fechas necesarias. Si no encuentras un colaborador listo para el proyecto, vale la pena considerar contratar a otro profesional o subcontratar algún servicio específico.
3. Construye cronogramas detallados
Como ya sabrás, el proyecto no es el único documento que aclara los procedimientos del proyecto. Para tener una planificación eficiente, debes definir cronogramas detallados para cada etapa del proyecto.
Realmente estamos creando el reloj para el plan de acción: cuánto tiempo tiene la agencia para entregar el trabajo; ¿Cuánto tiempo toma cada paso? Seamos minuciosos al definir estos períodos, pero no únicamente tengamos en cuenta lo que el cliente quiere, es necesario conocer el ritmo de trabajo de los empleados.
Conocer a tu equipo y la propuesta del proyecto debería ser suficiente para construir buenos horarios. Pero eso no es todo: también hay que tener en cuenta posibles imprevistos, para no permitir que el “reloj” del proyecto pierda ritmo. Si no es posible encontrar una solución creativa para lidiar con el problema, ¡calma! Justifica y actualiza el horario. Ser flexible es importantísimo.
4. Enumera los pasos más importantes
Con el cronograma en la mano, el siguiente paso es reconocer y enumerar los pasos principales relacionados con el proyecto. Este punto de planificación también se puede conocer como WBS – o Project Analytical Framework.
Esta herramienta sirve para diagramar los niveles jerárquicos de las tareas y debe construirse a partir del grupo responsable de cada etapa de trabajo. Hay varias plantillas que se pueden utilizar para organizar esta lista. La más común es la cascada, en la que las acciones están secuenciadas y pueden llegar a ser muy detalladas.
Tengamos en cuenta que, en esta parte del proyecto, todos los sectores deben ir al unísono. Como gerente, tienes la responsabilidad de orquestar al equipo para ejecutar este plan.
5. Desarrollar un plan preliminar
Ya has detallado qué se debe hacer, quién debe hacer cada parte y cuándo debe entregarse cada punto del proyecto. Pero ¿qué pasa con las cuestiones pendientes? Ha llegado el momento de pensar en lo que no se ha hecho.
Lo primero que hay que hacer es recopilar todos los problemas e incluirlos en un (nuevo) proyecto que los resuelva. Regresa a la planificación inicial del trabajo y revisa dónde se puede incluir cada tema. Este esquema necesita tener información para resolver los asuntos pendientes del trabajo, como:
- plazo de entrega;
- detalle de la tarea;
- acciones alternativas por si aparecen imprevistos;
- recursos necesarios para realizar las tareas pendientes etc.
En resumen, debemos armar un nuevo plan, basado únicamente en lo que no se ha hecho. Esfuérzate por que el esquema sea claro y completo, así como los temas de planificación previa para el proyecto en cuestión.
6. Acompaña todos los pasos
Todo el plan se estableció y se compartió con el equipo, todos los empleados están trabajando en el proyecto, ¿ahora qué? Ha llegado el momento de vigilar todo de cerca. Además el gerente de la agencia, los responsables de cada sector también deben centrarse en el trabajo de asegurar que todo el equipo esté produciendo según el cronograma.
Sabemos la importancia que tiene un buen líder para un equipo. Por lo tanto, no permitas que los compromisos externos obstaculicen el seguimiento del trabajo. Si sucede, es necesario revisar el plan de acción o llamar a un «brazo derecho» para guiar la planificación.
¡Ahora ya sabes cómo configurar una planificación de proyectos eficiente! No olvides mantener activa la comunicación dentro de la empresa y aplicar los 6 consejos que hemos visto en este post. ¡Tanto tú, como todo el equipo podréis disfrutar de los beneficios que tiene un buen plan de trabajo!
Entonces, ¿qué consejo te ha gustado más? ¿Qué has implementado ya en tu rutina? ¿Cuál es tu secreto para mantener una planificación bien estructurada? Comparte tu experiencia dejándonos un comentario.
¡Ya sabes que nos encanta leerte!