Para garantir que os processos sejam organizados, é imprescindível que sejam realizados um mapeamento e a estruturação das atividades na agência. Saiba mais!
Zelar pela organização no trabalho é um dever dos gestores e, também, dos colaboradores de uma agência. Assim como em qualquer outro negócio, é preciso que todos os processos sejam muito bem organizados, para que não aconteçam erros, nem falhas de comunicação.
Para garantir que os processos sejam organizados, é imprescindível que sejam realizados um mapeamento e a estruturação das atividades, para que se tenha um bom fluxo de trabalho.
Além disso, devem estar identificados os principais erros relacionados com a organização no trabalho, que devem ser evitados numa agência.
Quer saber quais são esses erros e eliminá-los de uma vez por todas da sua agência? Então, é só continuar a ler este artigo. Listaremos e explicaremos os principais. Confira!
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1. Falta de um bom briefing
O briefing é imprescindível para a organização no trabalho de uma agência. Ao passar um projeto à sua equipa, é necessário que tudo seja muito bem explicado para que nada seja negligenciado.
Nesse documento, devem ser incluídas informações gerais do projeto, como a linguagem a ser adotada ao produzir conteúdo textual, as cores e o estilo de imagem que devem ser utilizados para seguir a identidade visual da marca, a definição da persona da empresa, etc.
Além disso, também deve ser especificado cada trabalho desenvolvido para o cliente. Assim, evitam-se problemas de reprovação ou uma grande quantidade de pedidos de alterações antes do projeto ser finalizado.
O briefing também pode ser dividido em etapas, conforme a linha de produção da agência. Imagine, por exemplo, que um cliente contratou a sua empresa para desenvolver um site.
No seu esquema interno, para desenvolver esse processo, são envolvidos, pelo menos, três profissionais: um redator, um designer e um programador. Assim sendo, pode ser criado um briefing para cada um deles. Assim, evita-se um documento muito grande, o que pode fazer com que cada profissional fique confuso ao ler informações que não estão relacionadas com o seu próprio trabalho.
Para o redator que vai escrever os textos do site, por exemplo, pouco importa qual é a cor que deve ser utilizada nas imagens que vão ilustrar a produção textual. Por isso, fazer briefings separados é uma alternativa interessante.
2. Não formalização de pedidos
Um erro muito cometido em agências são os pedidos não formalizados. Eles acontecem quando o supervisor de outra equipa pede a alguém da sua equipa para realizar alguma tarefa, sem documentar nada.
O que acontece, na ausência de um pedido formal, é que o colaborador acabe por esquecer-se de fazer o que foi pedido, entre tantas outras solicitações que tem no seu dia a dia. Por isso, tudo deve ser documentado, preferencialmente por e-mail ou utilizando um software de gestão.
Assim, esse erro não acontecerá, e a organização no trabalho não será comprometida.
3. Excesso de interlocutores no processo
Também é bastante comum vermos casos em que o excesso de interlocutores no processo acaba por dificultar a organização no trabalho. É o que acontece quando a agência tem alguém que contacta com o cliente e, depois, comunica os pedidos da agência a um gestor, que, por sua vez, os comunica às equipas.
O problema é que em todo este processo as informações podem acabar por chegar de forma distorcida a quem precisa executar determinada tarefa.
Para solucionar este problema, é necessário criar fluxos de comunicação bem desenvolvidos, para que este tipo ruídos ou falhas de comunicação não aconteçam. Em muitos casos, eliminar interlocutores e dar mais liberdade para que os profissionais comuniquem diretamente com os clientes, por exemplo, é uma opção interessante.
Obviamente, isso deve ser feito com cuidado. Não é recomendado ficar sempre a ligar ou perguntar coisas aos clientes. No entanto, pode ser interessante agendar uma call e tirar dúvidas, antes de fazer algo errado.
4. Canais de comunicação interna deficientes
Sim, por mais que as agências sejam empresas de comunicação e a maioria dos seus colaboradores sejam profissionais formados em comunicação, existem problemas justamente pelos processos de comunicação internos serem deficientes e isso é mais comum do que se imagina.
No entanto, aquele ditado que diz que “em casa de ferreiro, o espeto é de pau” não deve ser uma máxima a ser adotada pelas agências. Para que o trabalho seja organizado, deve ter-se uma comunicação eficiente na agência.
Existem diversos recursos que podem ser utilizados para que a comunicação seja eficaz, desde um simples telefonema ou o envio de um e-mail, até à utilização de softwares de gestão. O que não pode acontecer é uma tarefa ser feita de forma errada ou incompleta por falta de informação, por exemplo.
5. Inexistência de uma metodologia bem estruturada
A metodologia de trabalho na agência deve ser bem estruturada, com cada profissional a exercer apenas e só a sua função. Assim, evita-se sobrecarga por acumulação de atividades, por exemplo.
Redatores, gestores de redes sociais, designers, diretores criativos, programadores, suporte ao cliente, profissionais de publicidade, entre outros, cada um deles deve ter o seu cronograma de trabalho bem estruturado, para evitar falhas e refações.
6. Não utilização dos benefícios da tecnologia
A tecnologia está aí para ser utilizada, e as agências só conseguirão ter sucesso e organização no seu trabalho se utilizarem os seus benefícios (da tecnologia). Ferramentas que permitam, por exemplo, o envio de e-mail marketing, ajudam a aumentar a organização e consequentemente a eficiência dos colaboradores.
Softwares de gestão, ferramentas para agendamento de publicações em blogs e redes sociais, entre tantos outros, também podem e devem ser utilizados para que as tarefas sejam bem desenvolvidas na agência.
Estes são os principais erros a serem evitados para garantir a organização no trabalho de uma agência. Mais uma vez, salientamos a importância de ter um diagnóstico inicial, para identificar potenciais problemas. Também é necessário fazer um planeamento de ações, para corrigir as eventuais falhas.
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