Saber administrar bem o seu tempo é fundamental para garantir um bom desempenho nas suas atividades e manter uma rotina mais saudável. Com isso em mente, separámos 7 itens que profissionais bem-sucedidos têm a ensinar sobre gestão de tempo. Acompanhe!
Atrasa-se com frequência para os compromissos e não consegue realizar todas as suas tarefas diárias? Já desejou que o seu dia tivesse mais de 24 horas? Acredite, é possível cumprir com os compromissos da sua agenda e até mais. Basta aperfeiçoar a sua gestão de tempo.
Gerir melhor o tempo significa saber como organizá-lo e planeá-lo entre os diversos afazeres diários, com o foco sempre na qualidade ao executar cada tarefa. Com uma programação adequada é possível lidar com as adversidades do dia a dia.
Saber administrar bem o seu tempo é fundamental para garantir um bom desempenho nas suas atividades e manter uma rotina mais saudável. Com isso em mente, separámos 7 itens que profissionais bem-sucedidos têm a ensinar sobre gestão de tempo. Acompanhe!
Contents
1. Identifique as prioridades
Um bom começo para controlar o seu tempo de maneira eficiente é identificar quais são as atividades prioritárias. É importante visualizar quais as tarefas em que gasta mais tempo, e analisar se de fato é necessário executá-las. Defina horários específicos para mexer no telemóvel, aceder às redes sociais, conversar com os colegas e entre outras.
Para avaliar a sua situação, utilize o excel e listas que o ajudem a organizar as suas atividades por título de importância e deixe as mais urgentes para serem feitas primeiro. Pode, por exemplo, dividi-las por categorias e prazos, separá-las entre as que precisam de atenção imediata e as que podem ser realizadas durante a semana.
2. Estabeleça prazos
Para muitas pessoas, ter prazos estipulados é uma ótima maneira de manter o foco, pois a pressão de existir uma data limite serve como motivação para realizar uma determinada tarefa.
Poderá estabelecer prazos até mesmo para cumprir as atividades mais simples que aparentemente não possuem uma data para finalização. Ao criar o limite, defina uma margem de tempo para imprevistos, pois como sabemos, eles podem aparecer.
Nesse contexto, se o seu chefe delegar-lhe um projeto para ser entregue na sexta-feira, por exemplo, tente terminar na quinta-feira, para poder rever com calma todo o trabalho já produzido. Desta forma, conseguirá manter uma gestão de tempo adequada e organizada.
3. Execute uma tarefa por vez
Algumas pessoas são apressadas e, na ânsia de resolver os problemas, acabam por fazer tudo ao mesmo tempo. Ser um multitarefa é, em muitos casos, sobrestimar-se. Isso pode ser prejudicial para a gestão do seu tempo e, consequentemente, sabotar a sua produtividade.
O que queremos dizer é que o profissional trabalha melhor ao focar-se numa tarefa por vez. Essa ideia pode ser aplicada também na gestão das suas atividades pessoais. Fazer muitas tarefas ao mesmo tempo costuma ser sinónimo de desorganização.
Uma alternativa é fugir da tentação de verificar os e-mails ao mesmo tempo em que prepara um relatório. Evite stress desnecessário e poupe a sua saúde física e mental: não abrace mais do que é capaz de realizar no seu dia.
4. Use a tecnologia a seu favor
Não tenha receio em fazer o bom uso dessa aliada poderosa que é a gestão de tempo. Hoje, já existem diversas opções de aplicações e ferramentas que servem como calendários, agendas e gestores de tarefas que podem facilitar a sua vida. Veja alguns exemplos:
- Todoist: aplicação que ajuda a lembrar-se de tarefas banais;
- Pomodo Timer: aplicação para cronometrar o tempo de produção e pausa;
- Evernote: software de organização pessoal que permite registar compromissos e guardar ficheiros e páginas da internet para consultas posteriores;
- HabitBull: ferramenta para ajudar a monitorar os seus hábitos comuns e identificar quais os que tomam o seu tempo de forma negativa através de gráficos;
- AnyDo: é um gestor de tarefas que possibilita concentrar tarefas num só lugar;
- Trello: é uma aplicação versátil que serve como gestor de tarefas em listas e que se ajusta de acordo com as necessidades do utilizador, sendo possível organizar atividades do trabalho, eventos, projetos, estudos e prioridades.
5. Respeite a necessidade de descanso
Uma boa gestão de tempo também envolve determinar momentos para descanso. Afinal, o nosso cérebro trabalha de modo mais lento quando estamos cansados, o que demonstra a importância de uma mente descansada para a produtividade.
Já deve ter observado que quando se sente descansado e relaxado consegue produzir mais em menos tempo sem comprometer a qualidade da tarefa. Valorize o tempo com a sua família, pratique desporto, leia sobre outros assuntos, veja bons filmes, durma e alimente-se bem. Tudo isso também é crucial para o seu rendimento profissional e pessoal.
6. Preze pela limpeza e organização
Pode parecer tolice, mas viver e trabalhar num local limpo e com organização faz toda a diferença. Isso porque, a organização é o primeiro passo para uma boa gestão do tempo. Não queremos que se transforme num maníaco por limpeza, mas que crie a sua própria lógica de organização, uma que se encaixe na sua rotina e que não o faça perder tempo no meio da confusão.
A ideia aqui é que não esgote o seu tempo com atividades que poderiam ser evitadas, pois erros assim fazem com que perca muitos minutos para refazer os trabalhos. Então, reflita sobre qual é a melhor forma de organização para si.
Pode anotar tudo num caderno ou lista digital, criar padrões e regras para as suas pastas, gavetas, ficheiros e documentos.
7. Crie métricas para a gestão de tempo
As métricas são indicadas para tudo aquilo que desejamos avaliar e aperfeiçoar com precisão. Afinal, com todas as funcionalidades que temos ao nosso alcance, não podemos mais basear-nos em achismos para averiguar situações e tomar decisões.
Criar métricas é fundamental para a gestão de tempo, pois elas permitem visualizar melhor o seu desempenho pessoal e profissional. Pode iniciar ao determinar os seus objetivos, um prazo de ação ou forma de medição.
Para ficar mais claro, escolha uma tarefa comum do seu dia a dia para ser usada como indicador, algo que possa ser medido, como criar relatórios. Faça anotações todas as vezes que for realizar essa atividade num ficheiro e no final do mês terá o seu indicador mensal. De forma contínua nos próximos meses, terá a média mensal do que é capaz de produzir.
Dessa maneira, pode comparar a sua produtividade ao longo do tempo e perceber em que momentos a sua produtividade caiu.
Agora já sabe como planear melhor o seu tempo para executar as suas tarefas com mais qualidade. Vale a pena salientar que a gestão de tempo eficaz é aplicada individualmente. Entretanto, é importante para todos manter o foco.
Se sente que está preparado para produzir mais e sentir-se menos cansado com o uso do gestão do seu tempo, deixe nos comentários os relatos das suas experiências com essa temática.