Registered Message: El guía completo

El mensaje registrado aporta muchos beneficios a las empresas, sus consumidores y clientes. ¡Descubra todo sobre esta tecnología pionera en el mercado!

Mensaje Registrado es un servicio de registro y certificación de comunicaciones digitales, cuya prueba es la prueba legal de la relación entre empresas y clientes, esta tecnología reduce los costos de envío, agiliza el proceso y contribuye a reducir el impacto ambiental.

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Qué es Registered Message?

Mensaje Registrado es un servicio de registro y certificación de comunicaciones enviadas por SMS o E-mail, constituyendo prueba legal del envío y notificación, y por tanto de la relación entre empresas y clientes. El Mensaje Registrado permite así la desmaterialización de las comunicaciones oficiales normalmente enviadas por correo físico certificado y puede adaptarse a cualquier tipo de negocio.

E-goi es una empresa pionera en Portugal en ofrecer esta tecnología. ¡Descubra cuáles son los objetivos y cómo se puede utilizar la solución en su negocio!

Registered Messages: objetivos y utilidad

El Mensaje Registrado permite a las empresas y organizaciones desmaterializar el correo físico registrado, mejorar el proceso imprescindible en los tiempos de transición digital e innovación tecnológica en los que vivimos.

Con los objetivos de reducción de papel, ahorro de costos, rapidez, seguridad, flexibilidad y transparencia de la información, Mensaje Registrado busca así ayudar a la rápida adaptación al mundo digital, imperativo para todas las empresas que desean mantener una relación cercana con su público, mejorando su experiencia y una mayor confianza, concretamente en la seguridad y privacidad en el procesamiento de datos.

Ventajas del Registered Message

Además de desmaterializar el correo, el Mensaje Registrado genera evidencia de comunicaciones de manera simple o certificada. Se puede utilizar para desmaterializar contratos, permitiendo la gestión y registro de aprobación de condiciones, adhesión a servicios y aceptación de términos contractuales. Simultáneamente, al permitir la emisión de un certificado eIDAS disponible para consulta y archivo con el registro de todos los datos del envío, incluso si fue leído por el destinatario, esta solución permite el uso del certificado como prueba en el tribunal con una validez de 12. años, garantizando así la fuerza legal requerida.

El Mensaje Registrado puede ser utilizado para registrar y certificar comunicaciones relativas al cobro de atrasos, envío de simulaciones e información legal sobre pólizas y reclamos, confirmación de pagos y avisos sobre recortes de servicios, de forma práctica, legal y automatizada. Los cambios contractuales también se incluyen en la lista de comunicaciones que esta tecnología puede servir para el registro y la certificación.

Las empresas que han invertido en tecnología de mensajes registrados han reducido los costos de comunicaciones hasta en un 95%. Antes, para comunicarse formalmente con un cliente, las empresas necesitaban consumir tiempo y recursos humanos, invertir en papel, impresión y sobres y asumir altos costos de envío. Actualmente, con Mensaje Registrado, el proceso está todo digitalizado y automatizado.

La reducción de costes con correo físico certificado es, por tanto, uno de los mayores beneficios del Mensaje Registrado, junto con el aumento de la velocidad y eficiencia de los procesos de comunicación con los clientes. Si una carta puede tardar tres días en llegar al destinatario, este servicio solo necesita 2 segundos para enviar la misma información por SMS o correo electrónico.

Al descartar la necesidad de involucrar el papel y el transporte físico en el proceso, también se reduce el impacto ambiental generado por la comunicación entre la empresa y el cliente.

Como funciona el Registered Message?

La solución Registered Message no implica ningún cambio en un E-mail o SMS a enviar, sino que consiste en conservar toda la información técnica relacionada con el envío de dicha comunicación, produciendo un certificado que demuestre claramente que el contenido del certificado no se ha modificado posteriormente.

Hay seis pasos principales en el proceso de comunicación con mensajes grabados:

1 – El cliente E-goi Registered Message envía el correo electrónico (vía API o SMTP, con el dominio / remitente del cliente) o SMS (vía API), con protocolos de acceso seguro que garantizan el cifrado de extremo a extremo.

2- El Gateway envía, con encriptación sa-sha2-512. En el caso del correo electrónico, existe una estructura de envío escalable con SPF, autenticaciones DKIM y control de reputación para una excelente capacidad de entrega. En el caso de los SMS, existe un enlace directo dedicado a los operadores.

3 – Se registra la entrega del mensaje, el comportamiento del destinatario (apertura, clic, IP), la respuesta al correo electrónico o SMS y todos los contenidos y adjuntos presentes en la comunicación;

4 – E-goi, como proveedor de servicios confiable, emite un certificado eIDAS válido por 12 años, que confirma la fecha y hora de emisión.

5 – Se genera una clave única y la evidencia se almacena hasta por 12 años, de manera segura, en un centro de datos en territorio portugués con certificación ISO 27001;

6 – El cliente puede acceder a la evidencia para su consulta o extracción mediante API e interfaz web.

El certificado eIDAS es un documento justificativo que incluye una serie de medidas técnicas para evitar discutir los datos contenidos en la comunicación enviada, además del cifrado de los mensajes y la clave digital única que garantiza el acceso a los mismos. Al «certificar» digitalmente la prueba, se confirma la fecha y hora de emisión, lo que actúa como prueba de que el documento existió en un momento determinado.

La información a aparecer en el certificado incluye: contenido del mensaje, dirección de correo electrónico, IP y otros, fecha y hora de cada acción, mensajes entre servidores y comportamiento relacionado con la interacción en los mensajes – apertura, clic, etc. Esta evidencia se archiva durante un largo período de tiempo, de forma automática y sin intervención manual, con una interfaz de consulta muy eficiente.

Registered Message cumple con la legislación europea eIDAS, que regula su validez y admisibilidad legal con un concepto de comunicaciones electrónicas registradas, haciendo que los documentos SMS y correos electrónicos sean legalmente vinculantes.

Si el contenido del correo electrónico original se modifica de alguna manera, cuando se realice la validación, la expresión codificada será diferente a la contenida en el correo electrónico original. De esta forma, se da a conocer que se ha cambiado el mensaje original.

Aplicación de la tecnología de Registered Message:

Suscribirse a un servicio

El mensaje registrado se puede utilizar al suscribirse a un servicio; puede ser un préstamo hipotecario, un seguro de automóvil o la contratación de un paquete de telecomunicaciones.

Al solicitar la suscripción del servicio a través del sitio web, por ejemplo, el proveedor en cuestión envía un correo electrónico registrado con las condiciones de suscripción y el contrato respectivo, desmaterializándolo y haciendo el proceso totalmente digital.

Firma del contrato

Siguiendo la línea de adhesión a un paquete de telecomunicaciones, la comunicación entre empresa y usuario puede permanecer en esta coherencia omnicanal. E-goi genera evidencia inviolable mediante la emisión de un documento certificado, con la confirmación de adhesión del cliente, que le da validez legal al documento.

Cambios contratuales

En el caso de un cambio contractual, la tecnología de Mensaje Registrado agiliza este proceso con el mismo soporte de comunicación. La empresa podrá enviar la comunicación por correo electrónico o SMS notificando al cliente de todos los cambios contractuales así como la fecha de su entrada en vigor, pudiendo adjuntar el anexo contractual a la comunicación. La evidencia generada sirve como prueba legal por un período de 12 años.

Tecnología que se adapta a cualquier área de negocio

La versatilidad de la tecnología de Mensajes Registrados le permite adaptarse a los más diversos tipos de negocios.

Utilidades

En el caso de servicios básicos como luz, agua y gas, esta tecnología se aplica en la adhesión a los servicios de saneamiento y abastecimiento, generando evidencia de adhesión así como en el envío de facturas y cobranza de deudas.

Servicios estatales

Desde Finanzas hasta servizos sociales, pasando por Salud o Educación, la tecnología de Mensajes Registrados puede constituir la revolución digital de la administración pública, desmaterializando todas las comunicaciones con los ciudadanos, especialmente las de carácter individual y confidencial. Aquí hay unos ejemplos:

• Para Finanzas, un medio para notificar al ciudadano de los cargos y / o proporcionar documentación legal al contribuyente;
• En el caso de Justicia, todas las notificaciones formales sobre procesos legales, audiencias y sentencias se pueden realizar a través de Mensaje Registrado. Los avisos de comparecencia o la reprogramación de sesiones para acusados ​​y testigos, así como actualizaciones sobre procesos y poderes son otros ejemplos de aplicabilidad.
• En los servicios de atención médica, el mensaje registrado permite una notificación rápida y eficiente de los pagos de las tarifas de bolsillo inmediatamente después de usar el servicio, así como el cobro de deudas y la programación o cancelación de exámenes y / o cirugías.

Call Centers (Call centers, BPOs y Telcos)

La prueba de comunicación comercial o técnica a través de un call center es uno de los muchos ejemplos de la aplicación de la tecnología de mensajes registrados, sirviendo para generar evidencia de solicitud de contacto y / o queja así como prueba de contacto de seguimiento con el envío de información Procesos postventa como garantías, reparaciones o compensaciones.

Banca y Seguros

Además de los servicios mostrados en el sector de Banca y Seguros, como por ejemplo, adhesión o cambio contractual, la tecnología de mensajes registrados también puede generar evidencia legal en contacto contencioso. Tomemos como ejemplo la prueba de envío de comunicaciones urgentes sobre morosidad, incumplimiento de obligaciones, análisis y resolución de siniestros, entre otros.

Todas las comunicaciones vía Registered Message sirven como prueba legal

Según el Decreto Ley N ° 73/2014, de 13 de mayo, en Portugal, que tiene como objetivo aprobar una serie de medidas de simplificación y modernización administrativa, el correo electrónico es hoy en día un medio de comunicación válido, siendo la correspondencia intercambiada por este por el mismo valor que la correspondencia intercambiada. en papel.

El diploma legal establece, en su artículo 25, que el uso de las comunicaciones digitales debe tener asegurados dos pilares esenciales: la autenticidad de la información y la identidad de los emisores. El artículo 26 también establece que la correspondencia transmitida por vía electrónica tiene el mismo valor que la intercambiada en papel y debe recibir el mismo tratamiento por parte de la administración y de los particulares.

La diferencia entre un correo electrónico convencional y un correo electrónico vía Registered Message

En entrevista, el abogado especialista en casos judiciales Frederico Marques afirmó que en medio de las nuevas tecnologías, el correo electrónico es “una de las pruebas ‘más’ fáciles ‘de usar” y es válido siempre que sea “creíble y digno de confianza ”, Es decir, cumplir una serie de condiciones.

Las comunicaciones electrónicas convencionales se pueden manipular fácilmente, es decir, se puede impugnar una comunicación electrónica sin certificación en un proceso judicial. En este sentido, el decreto ley No. 12/2021 establece que “cuando se adhiera una firma electrónica calificada certificada por una entidad certificadora acreditada, el documento electrónico cuyo contenido no sea susceptible de representación como declaración escrita tiene la fuerza probatoria prevista en Artículo 368 del Código Civil y en el artículo 167 del Código Procesal Penal ”. Así, este correo electrónico no puede ser atacado desde el punto de vista del contenido, sino que solo se puede invocar su falsedad, que debe demostrarse.

Registered Message de E-goi frente a otras soluciones

Con más de 15 años de experiencia en el área de tecnologías de la información, E-goi tiene control total sobre las comunicaciones enviadas y tiene acceso privilegiado a respuestas de servidores / operadores, comportamientos que tuvo el destinatario y otros pasos en el proceso de mensajes registrados. . La compañía también garantiza una solución de envío rápida, escalable y dedicada, para facilitar el contacto entre marcas y clientes.

Otro diferencial de E-goi Registered Message es el hecho de que el consumidor no necesita crear una nueva cuenta en un buzón alternativo a su correo electrónico para recibir estas comunicaciones, al contrario de lo que exigen otras soluciones del mercado, que sí colocar en causas la eficacia de la acción.

En cuestiones de entregabilidad, E-goi reúne tecnologías y autenticaciones necesarias para asegurar que el cliente final reciba mensajes o correos electrónicos, reduciendo los riesgos de que la comunicación no llegue al destinatario.

Al contratar la solución E-goi Registered Message, la empresa contará con el apoyo de un equipo especializado en el desarrollo de extensiones a la medida de sus necesidades, pudiendo además integrarlo con otras soluciones que ofrece E-goi Digital Solutions. Las opciones de redundancia y copias de seguridad están aseguradas, con una disponibilidad del 99,98%.