En E-goi Digital Solutions, las comunicaciones Registradas por correo electrónico o SMS van acompañadas de un certificado eIDAS. En este artículo no solo exploramos lo que implica esta certificación, sino también su aplicabilidad y ventajas. Contents¿Qué es el certificado eIDAS?¿Qué es una comunicación registrada con el certificado eIDAS?¿Cuándo puedo utilizar una comunicación registrada?¿Cuál es la […]
En E-goi Digital Solutions, las comunicaciones Registradas por correo electrónico o SMS van acompañadas de un certificado eIDAS. En este artículo no solo exploramos lo que implica esta certificación, sino también su aplicabilidad y ventajas.
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¿Qué es el certificado eIDAS?
El código civil especifica que cualquier tipo de comunicación electrónica – correo electrónico, sms, documentos electrónicos, puede ser considerada como prueba legal.
No obstante, con el fin de unificar y reforzar el sentimiento de confianza y robustez de las comunicaciones electrónicas registradas, aparece el Reglamento eIDAS. Esta normativa refuerza la seguridad de las comunicaciones con un sello de autenticación para todas las comunicaciones que la cumplan.
El principal objetivo de este certificado eIDAS es establecer una base europea común para las transacciones electrónicas y digitales. Esta base permite aumentar la confianza y seguridad de estas transacciones en la UE, fomentando un mayor uso de los servicios online. No solo por parte de los ciudadanos, sino también de los operadores económicos y la administración pública.
El Reglamento eIDAS establece que no se denegarán efectos jurídicos a los datos enviados y recibidos con este certificado de entrega electrónico.
¿Qué es una comunicación registrada con el certificado eIDAS?
En una comunicación registrada, hay 3 partes importantes:
- El remitente (la marca/negocio que envía la comunicación registrada)
- El destinatario (que recibirá la comunicación)
- Un proveedor de servicios de comunicaciones certificado certificado por eIDAS
En el caso de una comunicación certificada, se certifica el envío, la entrega, el contenido, los documentos adjuntos, el remitente y el destinatario, y la fecha y hora de la comunicación.
En E-goi Digital Solutions colaboramos con Multicert en la emisión de estos certificados eIDAS en el servicio de Registered Messages. Creemos que los mensajes grabados, ya sea por correo electrónico o SMS, pueden desmaterializarse y, en consecuencia, reducir los costos operativos involucrados. Sin embargo, en ningún momento de este proceso digital se reduce el rigor jurídico inherente a estas comunicaciones.
¿Cuándo puedo utilizar una comunicación registrada?
Las comunicaciones habituales registradas se enmarcan dentro del servicio de Mensajes Certificados de E-goi Digital Solutions, especialmente en el área de banca, servicios y seguros:
- Datos personales: Consentimiento expreso para el tratamiento de datos personales o para modificar y validar el cambio de datos mas sensibles, como el cambio de domicilio fiscal;
- Envío de contratos: Al enviar contratos (incluyendo compras de servicios, préstamos y pólizas de seguros), se puede utilizar un correo electrónico o SMS registrado para confirmar que la comunicación fue enviada y la hora en que fue enviada.
- Modificaciones o renovaciones de contratos: Uno de los usos más comunes es cuando vence o finaliza un determinado contrato. En el caso de cambios o renovaciones contractuales de un servicio, por ejemplo, con el servicio de atención al cliente vía telefónica, se podrá enviar el contrato con la nueva propuesta por correo electrónico registrado.
- Notificaciones de deudas: Las comunicaciones grabadas también se pueden utilizar para enviar notificaciones de deudas o débitos. Tomemos como ejemplo la emisión de una factura que no ha sido pagada. En estos casos, la reclamación de la deuda deberá enviarse por comunicación certificada, como forma de prueba legal del envío, entrega y contenido. En el caso del correo tradicional certificado, el proceso puede llevar mucho tiempo y tener altos costos operativos. Sin embargo, con la disponibilidad de Mensajes Registrados, se puede desmaterializar todo el proceso, enviándose las comunicaciones en menos de dos segundos.
- Anexos de contrato: a menudo se requiere que las empresas envíen comunicaciones críticas a los empleados, incluidos avisos de licencia, contratos o anexos para cambios en las condiciones de trabajo, así como despidos y advertencias. Todas estas notificaciones se pueden realizar mediante correo electrónico registrado, ahorrando tiempo y agilizando el proceso.
- Comprobante de Garantía: enviado por medios fehacientes para certificar la garantía del producto.
¿Cuál es la diferencia con la comunicación certificada eIDAS?
De hecho, no hay diferencia a nivel operativo. En nuestra guía de Mensajes Registrados explicamos en detalle cómo funciona este tipo de comunicación.
Lo cierto es que este tipo de comunicación no supone un esfuerzo o cambio en un E-mail o SMS a enviar. Por otro lado, permite almacenar toda la información técnica relativa al envío de esa comunicación, produciendo un certificado eIDAS, que acredita de forma inequívoca que el contenido del certificado no ha sido alterado posteriormente.
En el caso de Mensaje Certificado E-goi, el envío se realiza por API o SMTP, con el dominio del cliente/remitente, vía email o SMS (vía API), con protocolos de acceso seguro que garantizan el cifrado de extremo a extremo.
En colaboración con Multicert, E-goi Digital Solutions, como proveedor de servicios de confianza, emite un certificado de conformidad con el Reglamento eIDAS con el informe técnico completo, con una validez de 12 años, que confirma la fecha y la hora de emisión.
En conclusión
Comunicarse con el rigor legal que exige la Unión Europea puede ser un proceso sencillo, como enviar un SMS o email en tan solo 2 segundos, con la garantía de E-goi.
Con la agilidad también viene la reducción de costos. No solo los costos operativos asociados con la preparación y el envío de una carta certificada física, sino también los costos de almacenamiento.
La disponibilidad es también otro argumento a favor de esta forma de comunicación. Hablamos de canales de fácil acceso y que garanticen la eficacia de la estrategia de comunicación.
Finalmente, y dejamos lo mejor para el final, esta comunicación sirve como prueba legal. Mediante la emisión de un certificado eIDAS, las campañas de comunicación de Mensajes Registrados aportan una prueba irrefutable, de conformidad con el marco legal europeo.