Que un cliente nos pida alguna modificación, no es extraño, lo malo es cuando el retrabajo se convierte en una práctica habitual en nuestra agencia, con la pérdida de tiempo y de dinero que ello implica. ¿Quieres saber cómo evitarlo?
Si trabajas en una agencia de marketing, seguro (segurísimo) que algún cliente te ha solicitado sucesivos cambios en un mismo trabajo. Este flujo repetitivo, además de ser estresante y sobrecargar al equipo creativo, también afecta negativamente a las cuestiones financieras de la empresa.
Generalmente, estas situaciones son las que dificultan el crecimiento, de forma que la agencia solo consigue mantenerse o avanzar muy lentamente, teniendo, en consecuencia, resultados medios. Si tu caso ¿no crees que ha llegado la hora de tener un plan y cambiar esta realidad?
A continuación veremos algunos tips que ayudarán a tu empresa a alcanzar los resultados estructurando los procesos, elaborando briefings y diagnosticando el grado de prioridad de lo que el cliente te demanda. ¿Listos para el cambio?
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Qué es el retrabajo
¿Alguna vez has recibido un e-mail de un cliente con el siguiente asunto: todo ok. Siguen las alteraciones?
Esta es una de las frases más temidas en cualquier agencia de marketing. El retrabajo, como su propio nombre indica, consiste en realizar de nuevo tareas ya finalizadas, a consecuencia de los cambios solicitados por el cliente. En muchas ocasiones, el cliente cambia de idea sobre temas ya cerrados, ya sean relacionados con el aspecto visual o estratégico. Puede deberse a exigencias de última hora, pero también a un fallo en la atención, que no consiguió transmitir al equipo creativo lo que el cliente realmente estaba buscando.
Cuando no conseguimos administrar la gran mayoría de solicitudes de retrabajo, la productividad del equipo se ve influenciada de forma muy negativa, desmotivando a todos los participantes. Además el valor previamente acordado para la tarea no es compensado.
Por ejemplo, si cerramos con el cliente una campaña por 25 en la que el equipo invierte 10 horas, al tener que realizar varios cambios, ese tiempo se puede duplicar o triplicar. Como consecuencia la hora de trabajo será pagada por un valor mucho menor del establecido previamente, disminuyendo las ganancias de la empresa.
Como evitar el retrabajo
Para evitar el retrabajo es necesario que el gestor analice la frecuencia, el tipo de alteraciones y el tiempo invertido en cada reproceso para que no se vuelva un problema todavía mayor.
Es necesario llevar a cabo algunas acciones que minimicen el número de alteraciones solicitadas evitando el desgaste del equipo, la baja productividad y la pérdida de lucros. ¿Quieres ver algunas de las técnicas más efectivas?
Valora el precio de tu servicio
Tomarte un tiempo para evaluar la gestión de los costes puede ayudarte a no perder gran parte de tu rentabilidad y no salir perjudicado al pensar hacer nuevas inversiones dentro de la empresa.
Por lo tanto, piensa si un determinado trabajo está consiguiendo pagarse su creación y desarrollo y cuánto prejuicio está generando en tu agencia. Siendo consciente de cuánto un proyecto está rindiendo (tanto en términos de producción como financieros), sabrás cuánto retrabajo soporta antes de que se vuelva una pérdida de tiempo y de dinero.
Entrena a tu equipo
Una estrategia infalible para que la productividad, el desempeño y el crecimiento vayan de la mano, es que el entrenamiento y la capacitación de tu equipo se adecúen a la rutina de la agencia de marketing.
Cuando el profesional entiende su papel en la empresa y conoce la importancia de su contribución para que los trabajos sean entregados dentro del plazo establecido y con calidad, consigue trabajar menos estresado y realizar cada proyecto con pasión y determinación.
E imprescindible: estemos pendientes de los fallos de comunicación interna para que podamos aproximar más a las personas y mantener al time unido trabajando en pro de los mismos objetivos. Un equipo alineado trabaja mejor con sus diferencias, se ayuda y construye una relación positiva con sus compañeros de trabajo.
Establece procesos
Una de las razones por las que su agencia recibe solicitudes de cambio masivo es porque no hay una regla o cláusula en su contrato que impida la gran cantidad de solicitudes en el mismo proyecto.
Es muy importante crear un proceso para la entrada de estas solicitudes de retrabajo, la definición de un nuevo tiempo de entrega y su envío. Después de hacer estas definiciones, si el cliente no cumple con las nuevas reglas, tendrá que pagar una multa por cada solicitud de cambio tardío. De esta manera, el flujo de trabajo se vuelve justo para todos de muchas maneras.
Produce un buen briefing
Es a partir del briefing donde se conocen todas las indicaciones, referencias y se establecen las bases con las que desarrollar un proyecto. Por lo tanto, es esencial conocer la empresa de nuestro cliente, cuál es su segmento y lo que realmente quiere comunicar a su público.
Tras tener claros todos estos aspectos, estarás capacitado para desarrollar un buen briefing y pasar las demandas a los equipos creativos de la agencia. A través de la elaboración de un briefing perfecto, se evitan muchos pedidos de retrabajo y la consecuente pérdida de tiempo y desgaste emocional.
Céntrate en la satisfacción del cliente
Además de pensar en lo importante que es garantizar la productividad del personal y la rentabilidad de la empresa, ten en cuenta que el cliente siempre debe ser la prioridad de la agencia. Se trata de demostrar respeto por su cliente y comprender sus diferentes necesidades y demandas.
Evitar los retrabajos demuestra asertividad y competencia, para ello, busca constantemente la satisfacción de tu clientela, manteniendo la buena imagen y la credibilidad de tu agencia.
Cómo la tecnología puede ayudarnos automatizando los procesos
Contar con un sistema integrado de gestión permite que el acompañamiento y monitorización de los proyectos sea más simple de lo que parece. A través del mismo, somos capaces de saber cuando una tarea entró en pauta, quién realizó la atención al cliente, además de permitir el acceso a la descripción del briefing, comprobar el tiempo que el equipo invirtió en realizar el trabajo y acompañar las interacciones entre las distintas áreas envueltas en el proceso.
En E-goi, por ejemplo, encuentras una plataforma multicanal totalmente competente para ayudar en las entregas, lo que facilita los procesos de todo tipo de empresas para que consigan obtener resultados sorprendentes — incluso con un volumen creciente de nuevos clientes y negocios.
Dado que el retrabajo sigue siendo una práctica muy común en las agencias lo que disminuye la productividad del equipo y afecta directamente la rentabilidad, es muy importante ser capaces de reconocer esta práctica desde el principio para poder lidiar con ella de la forma más eficaz y mejorar las ganancias y el desempeño del equipo.
A partir del momento en el que tu agencia reduce este volumen de retrabajo, los colaboradores pasan a producir mucho más y disponen de más tiempo para dedicarse a nuevos proyectos.
¿Alguna duda o sugerencia sobre el tema?
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