Você conhece o Kanban? Entenda aqui como o sistema funciona e o que ele pode fazer pela sua agência!
Se você acha que o Toyotismo é o único sistema criado pela Toyota, você está muito enganado. Já ouviu e sabe o que é Kanban? O método, que também se originou dessa corporação, serviu e se mantém até hoje, para oferecer o aumento de organização, produtividade e eficiência na equipe gerenciada
Desenvolvido nos anos 40, o Kanban (palavra japonesa que pode ser traduzida como “sinalização” ou “cartão”) está à disposição para ser aplicado na sua agência de marketing e torná-la ainda mais frutífera. Você quer saber mais sobre o assunto? Então, mantenha-se ligado nos próximos tópicos!
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O que é o sistema Kanban?
O sistema Kanban pode ser explicado, basicamente, como um método de controle e gestão de processos que utiliza cartões coloridos — os famosos post-its — para sinalizar o andamento e a evolução daquela tarefa. Dessa forma, o registro dos processos dá-se por meio de simbologias visuais.
Já deu para entender que o método é simples e de fácil acesso, não é? Afinal, qual agência de marketing não tem alguns bloquinhos de post-its na gaveta? Fique sabendo que, além da utilização de quadros físicos, você e sua equipe podem contar com programas online para organizar as metas com ajuda do Kanban.
Princípios básicos
Passou-se a observar que, quando a empresa não tinha em estoque o que o cliente procurava, ele iria recorria ao concorrente. Para resolver essa questão e evitar o desequilíbrio entre as quantidades e a demanda, o método foi criado. Sua empresa pode beneficiar-se desse princípio básico, mas não apenas dele.
Com a utilização do Kanban, você consegue esclarecer as missões da equipe, detalhando os processos feitos e os que estão abertos. Além disso, é possível ter acesso a uma comunicação muito mais efetiva entre os colaboradores, diminuir efetivamente o retrabalho e tornar, assim, a gestão de processos mais produtiva.
Como o método funciona?
Depois de entender o que é o sistema Kanban e ficar sabendo o quanto ele pode ser acessível à sua equipe, deve ter ficado curioso para visualizar o método funcionando. Pensando nisso, vamos, em alguns pontos, descrever o funcionamento básico do sistema:
- sendo um método bastante visual, as cores dos cartões são diferenciadas de acordo com a etapa do fluxo de produção;
- a fim de esclarecer os processos, o mural se divide em categorias (geralmente três, intituladas como: “a fazer”, “fazendo” e “feito”);
- os prazos de entrega para as missões, assim como o colaborador responsável, devem estar esclarecidos nos cartões de tarefas;
- a atualização dos quadros precisa dar-se sempre que houver alguma mudança ou evolução.
Quais são os principais tipos de Kanban?
Vale saber que há dois estilos de Kanban que podem ser implementados na sua agência de marketing, que são: produção e movimentação. Entenda melhor o que cada uma dessas categorias corresponde e decida qual é o tipo ideal para ser incluído na sua rotina de trabalho.
Método de produção
O Kanban de produção assume o visual do exemplo que citamos anteriormente (a fazer, sendo feito e concluído). Nesse exemplo, o mural intitula, no mínimo, três processos, mas vale saber que nada impede você, gestor, de incluir outras classes mais complexas na tabela.
Essa categoria também pode ser chamada de Kanban “Puxado” porque, cada vez que uma coluna se esvazia, ela deve ser ocupada por uma nova missão que, antes, “morava” na fila anterior. É como se cada conclusão puxasse a próxima tarefa para também ser concluída.
Método de movimentação
Essa outra categoria é bastante útil em empresas que lidam com linhas de produção. O Kanban de movimentação tem como principal objetivo manter as quantidades certas produzidas em cada sessão, justamente para impedir que um gargalo se forme.
Para visualizar melhor esse método de movimentação, podemos imaginar uma empresa de panelas que produz lotes de 50 peças e em três etapas: molde, polimento e colocação do cabo.
O Kanban, nesse caso, auxiliaria o gestor de cada sessão para apenas liberar o próximo lote quando as 50 panelas da próxima etapa estivessem prontas. Conseguiu entender? Tendo esse controle esclarecido, nenhum dos locais estaria sobrecarregado ou contando com colaboradores ociosos.
Qual é a melhor forma de aplicar o sistema na minha agência?
Agora que você já sabe quais são os tipos de Kanban possíveis e entendeu do que se trata esse método de gestão visual, deve estar se perguntando: “como posso implementar o sistema na minha agência marketing?”.
Fique tranquilo! A gente ajuda: separamos dois passos necessários para você alcançar o sucesso nesse início da nova estratégia. Veja agora quais são eles!
Preparação da equipe
Você entendeu os reais motivos de implementar o Kanban na sua agência, mas não se esqueça de que todos os outros colaboradores também devem estar em acordo. A implementação de uma nova ferramenta, principalmente para medir a produtividade, pode causar resistência, e é por isso que você deve preparar seu time.
A ideia aqui é apresentar o Kanban como um sistema melhorador da agência, e não como um “sistema vigilante”. Faça uma boa apresentação à equipe e demonstre os benefícios iminentes na utilização do método.
Identificação dos processos
Você se lembra das categorias “a fazer”, “fazendo” e “feito”? Pois bem, é necessário observar e identificar cada um desses processos nas tarefas da sua agência de marketing. Afinal, são eles que se responsabilizam por definir um caminho coerente até a conclusão da missão.
Para otimizar seu quadro do Kanban e torná-lo ainda mais personalizado, de acordo com as necessidades da sua equipe, é aconselhável criar tags e renomear os títulos da tabela – sempre prezando a clareza nas informações e delegações de responsabilidade.
Fique ligado! Quando as tarefas contarem com um prazo menor ou quando forem ainda mais importantes, vale a pena utilizar uma cor ainda mais chamativa no cartão e, assim, destacar a atividade.
Se sua leitura chegou até aqui, você já aprendeu o que é Kanban, quais são os tipos possíveis do método, além de como implementá-lo na sua agência de marketing. Pois bem, agora você também vai ter acesso às vantagens pontuais desse sistema. Veja:
- evita o ócio nos colaboradores;
- otimiza o tempo de trabalho;
- torna os processos mais rápidos e claros;
- mantém a comunicação eficiente dentro da agência.
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