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Desmaterialização das Comunicações: Diga Tchau ao Papel!

21 fevereiro, 2020 |
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Continua desperdiçando dinheiro e poluindo o meio ambiente com processos e comunicações em papel? Descubra como isso pode impactar negativamente o seu negócio!

A desmaterialização das comunicações incide em 2 grandes eixos: ambiental e financeiro. Mas, no caso de não estar interessado em ter uma política de sustentabilidade ou responsabilidade ambiental tenho a certeza que se preocupa com o impacto que a desmaterialização tem no seu bolso, acertei?

O Governo Brasileiro e instituições de utilidade pública como o PROCON têm vindo a adoptar e implementar medidas (apesar de haver ainda muito o que fazer) para tornar a desmaterialização das comunicações progressivamente uma realidade.

O mesmo movimento está acontecendo também nas empresas.

Vejamos alguns casos práticos:

Notificação sobre pagamento do IPVA não deve mais ser enviado por carta

Os proprietários de veículos do Paraná não deverão mais receber, a partir de 2020, em suas residências, o comunicado impresso informando sobre o pagamento do IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores).

“O Governo vai acompanhar, estimular a divulgação, buscando dar todo o apoio para esse cidadão”, garantiu o deputado Tiago Amaral (PSB), vice-líder do Governo. Ele disse que deve, inclusive, ser utilizado um sistema de mensagens eletrônicas (como, por exemplo, o SMS), para alertar os proprietários de veículos sobre os prazos de pagamento.

Leia aqui a notícia completa.

TJDFT: 80% dos processos digitalizados

O Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT) chegou, nesta quinta-feira (24/10), à expressiva marca de 80% de digitalização dos processos que tramitavam em papel. (…)

E-book Como Divulgar o Meu Negocio BR | E-goi

O projeto entrou em operação em abril e já tem a capacidade de realizar mais de 34 mil distribuições por mês. Após a digitalização, todos os processos passam por fragmentação/indexação, depois cadastramento e inserção no PJe, quando começam a tramitar eletronicamente. Nesse momento, eles recebem nova numeração e advogados e partes são notificadas da migração para o meio digital.

Leia aqui a notícia completa.

FTD Educação ganha eficiência com desmaterialização da área jurídica

“No processo inicial, quando o contrato estava no papel, levávamos em torno de 30 dias desde a criação do contrato até o fechamento da formalização. Hoje o prazo é de apenas 1 dia. O ganho de agilidade foi obtido principalmente pelo sistema de gestão e pela assinatura digital”, enfatizou.

A redução de custos até o momento ultrapassa 60%. Ainda há expectativa de aumento deste ganho em função da incorporação de outros tipos de contratos.

“Alguns comentavam inicialmente que era caro ter e manter a assinatura digital e demonstramos que caro era o correio, (…).

Leia aqui a notícia completa.

Que tipo de comunicações podem ser desmaterializadas e porquê?

Há vários tipos de Comunicações que podem e devem ser desmaterializadas:

  1. Comunicações comerciais
  2. Comunicações transacionais
  3. Comunicações informativas
  4. Comunicações oficiais

1. Comunicações Comerciais

As comunicações comerciais podem ir do mero folheto aos cartões de fidelidade.

Já aqui escrevi sobre como os panfletos são literalmente “o cesto de lixo” de todo o tipo de publicidade nos automóveis, desde a pastelaria que vai abrir, à nova promoção da academia do bairro onde o automóvel está estacionado.

A sua caixa de correio também é um “cesto de lixo” de publicidade, acertei?

A verdade é que as pessoas já estão programadas para não ver publicidade, por isso é que quando vê televisão e começa a ser exibida publicidade muda imediatamente de canal ou no Youtube ignora os anúncios mal tenha essa possibilidade ou em qualquer site ignora os banners… ou… ou… enfim… panfletos na verdade são como tiros no escuro. Concorda comigo?

Além do mais tem todas estas desvantagens:

  1. É caro para um pequeno negócio
  2. Não sabe quantas pessoas ouviram ou leram seus anúncios
  3. Não consegue segmentar o seu público de forma adequada
  4. Não consegue ter praticamente nenhuma métrica de resultado
  5. Não consegue interagir com os potenciais clientes

2. Comunicações Transacionais

Se não sabe o que é nós explicamos aqui.

Se as comunicações transacionais acontecem sempre que o usuário realiza alguma ação, já reparou que o nível de atenção dessa comunicação será incomparavelmente superior ao de uma newsletter ou SMS normal?

Pode e deve fazer comunicações transacionais porque, de uma forma geral a sua entregabilidade vai aumentar. E porquê?

Porque essas comunicações são lidas em 99% dos casos!

Por isso, nada melhor que enviar um email ou um SMS transacional para ajudar o Hotmail, Gmail e todos os outros a entender que as suas comunicações são totalmente pertinentes para aumentar sua entregabilidade. Mas não é tudo!

Se as suas comunicações transacionais são lidas em 99% dos casos porque as pessoas estão muito mais atentas e predispostas a ler seus emails e SMS porque é que não aproveita para promover outros produtos ou serviços?

Quantas vendas a mais pode uma loja virtual fazer quando num email transacional de compra, faz cross selling com outros produtos? E o melhor é que isto funciona para qualquer área de negócio!

3. Comunicações Informativas

Existem aqui alguns tipos de comunicações, principalmente, pelo seu carácter de serviço público que fazem sentido diferenciar dos outros tipos de comunicações.

Por comunicações informativas podem considerar todo o tipo de comunicações que não são de carácter comercial ou promocional, apesar de poderem fazer parte de transações comerciais, como por exemplo os lembretes de consulta médica ou a prescrição eletrônica de medicamentos.

Segundo dados trazidos do estado de Santa Catarina, 25% dos pacientes não compareceram às consultas marcadas, gerando prejuízos de milhões de Reais.

Este é apenas um exemplo de como uma solução simples como um lembrete por SMS pode ajudar a resolver um problema gigante.

Mas há muitos outros. Por exemplo:

  1. Sistemas de Alerta à População em caso de catástrofe (Caso exista internet e rede móvel)
  2. Avisos de Vencimento de boleto
  3. Alertas para renovação do RG, carteira de habilitação, passaporte, etc
  4. Universidades: Alerta de data limite de inscrição, irregularidades no processo ou inscrição bem sucedida para o Vestibular
  5. Universidades: Aviso de datas de provas no Vestibular
  6. Alertas para pagamento do IPVA
  7. E muito mais!

4. Comunicações Oficiais

As comunicações oficiais podem ir desde as faturas, contratos e comunicações legais como as acima referidas até às multas de trânsito e evasão de pedágio como essa.

As multas por evasão de pedágio são (infelizmente) um clássico no Brasil e existem até usuários de pedágio eletrônico que estão sofrendo multas mesmo pagando.

Advogado especialista em direito do consumidor, Ronaldo Gotlib esclarece que nesses casos o cliente deve fazer uma reclamação formal. “Caso o consumidor não tenha recebido uma orientação adequada de como proceder, ele deve recorrer ao Procon e, caso necessário, abrir uma denúncia contra a empresa no site do Ministério Público”, explica.

O Problema:

Esse problema tem se tornado frequente com assinantes de empresas de pedágio eletrônico, como o Sem Parar e o Conect Car. No site Reclame Aqui, os casos de multa por evasão de pedágio estão entre os mais recorrentes chegando em mais de 150 relatos nas páginas destinadas às prestadoras desse serviço.

E se a pessoa desconhece que o Sem Parar ou o Conect Car teve falha no sistema? E se houve problemas técnicos no tag electrônico? E se houve alteração de endereço? E se… e se… o potencial de inação do contribuinte por desconhecimento é gigantesco.

Por outras palavras pode até já estar pagando na maioria dos casos mas simplesmente não sabia o que estava a acontecendo e acaba tomando uma multa.

Será que o envio de um simples email ou SMS não poderiam ajudar a acelerar o processo e diminuir reclamações sendo enviadas em tempo real?

O que é que devo então fazer na minha empresa?

O Governo brasileiro já deu passos no sentido de desmaterializar processos e comunicações mas há ainda muito a fazer.

Se está no setor privado tem o poder de atuar já, principalmente se tem um cargo de decisão. Claro que as empresas ao avançarem para este novo paradigma, devem munir-se de ferramentas que lhes garantam a prova inequívoca da comunicação (com as devidas certificações e assinaturas) e devem garantir que o email e SMS possam ser meios oficiais de comunicação.

Lembre-se sempre que quer trabalhe no setor público ou no setor privado também é um cidadão que paga imposto por isso este tema lhe interessa em qualquer uma das situações.

Conclusão:

A desmaterialização de documentos e comunicações é uma área em constante mutação ao longo dos tempos mas nunca como hoje tivemos tantos meios ao nosso dispor para operar essa (necessária) mudança.

A desburocratização de processos, o combate à economia informal, fraude e a evasão fiscal são alguns dos motivos que sustentam a evolução da desmaterialização.

Para além disso permite que se gaste muito menos papel, diariamente, o que contribui para a preservação do meio ambiente que é de todos. E não é assim tão difícil.

Na E-goi procuramos dar o exemplo, por isso, já foram descontinuadas as justificativas de ausência dos colaboradores em papel entre outras medidas.

E por aí? Já começou a descontinuar a utilização do papel?

Qual a sua opinião sobre a desmaterialização das comunicações?

2 thoughts on “Desmaterialização das Comunicações: Diga Tchau ao Papel!

    claudine Pires Moreira
    21 fevereiro, 2020

    Acho essa atitude do governo e das empresas, uma atitude louvável, muito útil, gerando facilidades e economia.

      Hugo Pascoal
      8 julho, 2020

      Sem dúvida, Claudine. Todo o governo e todas as empresas devem procurar desburocratizar, agilizando processos e poupando recursos. Esse é o caminho para o presente e futuro das comunicações!

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