¿Buscas un sistema para organizar el trabajo de tu agencia de marketing de forma más eficiente?
Si crees que el Toyotismo es el único sistema creado por Toyota, estás muy equivocado. ¿Has oído y sabes qué es Kanban? Este método, también originado en esta corporación, sirvió para ofrecer una mayor organización, productividad y eficiencia en el equipo administrado.
Desarrollado en la década de 1940, Kanban (una palabra japonesa que se puede traducir como «señalización» o «tarjeta») está disponible para que tu agencia de marketing sea aún más fructífera.
¿Quieres saber más al respecto? Veamos todo lo que Kanban puede ofrecernos…
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¿Qué es el sistema Kanban?
El sistema Kanban puede explicarse, básicamente, como un método de control y gestión de procesos que utiliza tarjetas de colores, los famosos post-its, para señalar el progreso y la evolución de una tarea en concreto. Es, por decirlo de algún modo, registrar los procesos a través de simbologías visuales.
Ya hemos podido ver que el método es simple y de fácil manejo, ¿verdad? Después de todo, ¿qué agencia de marketing no utiliza algún post-it para recordar las cosas importantes?
Principios básicos
Se observó que cuando la empresa no tenía en stock lo que el cliente estaba buscando, recurría al competidor. Para resolver este problema y evitar un desequilibrio entre las cantidades y la demanda, se creó el método. Tu empresa también puede beneficiarse de este principio básico, pero no es lo único.
Con el uso de Kanban, puedes aclarar las misiones del equipo, detallando los procesos realizados y los que están abiertos aún. Además, es posible tener acceso a una comunicación mucho más efectiva entre los empleados, reducir efectivamente el retrabajo y, por lo tanto, hacer que la gestión de procesos sea más productiva.
¿Cómo funciona este método?
Después de comprender qué es el sistema Kanban y descubrir lo accesible que puede ser para tu equipo, seguro que sientes curiosidad por ver el método funcionando.
Pensando en ello, describiremos, en algunos puntos, el funcionamiento básico del sistema:
- siendo un método bastante visual, los colores de las tarjetas son diferentes de acuerdo con la etapa del flujo de producción;
- Para aclarar los procesos, el mural se divide en categorías (generalmente tres, tituladas como: «por hacer», «en producción» y «hecho»);
- los plazos de entrega, así como el empleado responsable, deben recogerse en las tarjetas de tareas;
- la actualización de los murales se realiza siempre que hay un cambio o actualización.
¿Cuáles son los principales tipos de Kanban?
Vale la pena saber que hay dos estilos Kanban que se pueden implementar en tu agencia de marketing, que son: producción y manejo. Comprendamos mejor a qué corresponde cada una de estas categorías y decide cuál es el tipo ideal para incluir en tu rutina de trabajo.
Método de producción
El Kanban de producción asume el aspecto del ejemplo que mencionamos anteriormente (por hacer, en producción y hecho). En este ejemplo, el mural tituló al menos tres procesos, pero vale la pena saber que nada nos impide incluir otras clases en la tabla.
Esta categoría también se puede llamar Kanban «Avance» porque, cada vez que una columna se vacía, debe ocuparse por una nueva tarea que previamente «vivió» en la fila anterior. Es como si cada conclusión extrajera la siguiente tarea para completar también.
Método de movimiento
Esta otra categoría es muy útil en empresas con líneas de producción. El Kanban de movimiento tiene como objetivo principal mantener las cantidades correctas producidas en cada sesión, precisamente para evitar que se forme un cuello de botella.
Para visualizar mejor el método de movimiento, podemos imaginar una compañía de utensilios de cocina que produce lotes de 50 piezas en tres etapas: moldear, pulir y colocar el mango.
Kanban, en este caso, ayudaría al gerente de cada sesión a liberar solo el siguiente lote cuando las 50 bandejas en la siguiente etapa estuvieran preparadas. ¿Entendiste? Teniendo claro este control, ninguno de los puestos llegaría a sobrecargarse o se tendrían empleados inactivos.
¿Cuál es la mejor forma de aplicar este sistema en mi agencia?
Ahora que conocemos qué tipos de Kanban son posibles y comprendemos de qué se trata este método de gestión visual, puedes preguntarte: «¿Cómo puedo implementar este sistema en mi agencia de marketing?»
¡Tranquilo! Nosotros te ayudamos con estos dos pasos imprescindibles para alcanzar el éxito en el inicio de esta nueva estrategia.
Preparación del equipo
Has entendido las razones para implementar Kanban en tu agencia, pero no olvides que todos los demás empleados también deben estar de acuerdo. La implementación de una nueva herramienta, principalmente para medir la productividad, puede causar resistencia, por lo que debemos preparar al equipo.
La idea aquí es presentar Kanban como un sistema de mejora de la agencia, y no como un «sistema de vigilancia». Haz una buena presentación al equipo y demuestra los beneficios inminentes de usar este método.
Identificación de los procesos
¿Recuerdas las categorías de «por hacer», «en producción» y «hecho»? Pues bien, es necesario observar e identificar cada uno de estos procesos de las tareas de tu agencia. Después de todo, es tu equipo el responsable de definir un camino coherente para la conclusión de la misión.
Para optimizar tu tablero en Kanban y hacerlo aún más personalizado, de acuerdo con las necesidades que tenga tu equipo, es recomendable crear etiquetas y renombrar los encabezados de las tablas, siempre valorando la claridad en la información y las delegaciones de responsabilidad.
¡Y un último consejo! Cuando las tareas tienen una fecha límite más corta o cuando son aún más importantes, vale la pena usar un color aún más llamativo en la tarjeta y así resaltar su urgencia.
Si has llegado hasta aquí, ya has aprendido qué es Kanban, cuáles son los tipos posibles del método y cómo implementarlo en tu agencia de marketing. Y, claro, también sabrás cuáles son las ventajas específicas de este sistema:
- evita los tiempos perdidos;
- optimiza productividad;
- hace que los procesos sean más comprensibles;
- mantiene una comunicación eficiente dentro de la agencia.
¿Qué te ha parecido esta herramienta? ¿Ya la conocías? ¿Vas a implementarla en tu agencia? ¡Cuéntanoslo!
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