7 cosas sobre gestión del tiempo

Saber administrar bien tu tiempo es fundamental para garantizar un buen desempeño en tus actividades y mantener una rutina más sana. Con esto en mente, hemos separado 7 puntos que los profesionales con éxito deben enseñan sobre gestión del tiempo. ¡Ponte al día!

¿Llegas tarde con frecuencia a los compromisos y no eres capaz de realizar todas tus tareas diarias? ¿Ya deseaste que el día tuviera más de 24 horas? Créelo: se puede cumplir los compromisos de tu agenda y más. Basta perfeccionar tu gestión del tiempo.

Gestionar mejor el tiempo significa saber cómo organizarlo y planearlo entre las diversas tareas diarias, centrándose siempre en la calidad al realizar cada tarea. Con una programación adecuada se puede lidiar con las adversidades del día a día.

Saber administrar bien tu tiempo es fundamental para garantizar un buen desempeño en tus actividades y mantener una rutina más sana. Con esto en mente, hemos separado 7 puntos que los profesionales con éxito deben enseñan sobre gestión del tiempo. ¡Ponte al día!

1. Identifica las prioridades

Un buen comienzo para controlar tu tiempo de forma eficiente es identificar cuáles son las actividades prioritarias. Es importante visualizar en qué tareas gasta más tiempo, y analizar si de hecho es necesario llevarlas a cabo. Define horarios específicos para estar con el móvil, acceder a las redes sociales, charlar con los compañeros, entre otras.

Para evaluar tu evaluar tu situación, usa el Excel y listas que te ayuden a organizar tus actividades por título de importancia y deja las más urgentes para hacerlas en primer lugar. Puedes, por ejemplo, dividirlas por categorías y plazos, separarlas entre las que necesitan atención inmediata y las que se pueden llevar a cabo durante la semana.

2. Establece plazos

Para mucha gente, tener plazos estipulados es una excelente forma de mantener la atención, pues la presión de que exista una fecha límite sirve de motivación para realizar una determinada tarea.

Puedes establecer plazos incluso para cumplir las actividades más simples que aparentemente no tengan una fecha tope. Al crear el límite, define un margen de tiempo para imprevistos, pues, como sabemos, siempre pueden surgir.

En ese contexto, si tu jefe te delega un proyecto para entregar el viernes, por ejemplo, intenta terminarlo el jueves, para poder revisar con tranquilidad todo el trabajo ya hecho. De esta forma, conseguirás mantener una gestión del tiempo adecuada y organizada.

3. Lleva a cabo una tarea cada vez

A algunas personas les meten prisa y, con el ansia de solucionar los problemas, acaban haciendo todo al mismo tiempo. Ser un multitarea es, en muchos casos, sobrestimarse. Eso puede ser perjudicial para gestionar el tiempo y, como consecuencia, perjudicar tu productividad.

Lo que queremos decir es que el profesional trabaja mejor centrándose en una tarea de cada vez. Esa idea se puede aplicar también en la gestión de tus actividades personales. Hacer muchas tareas al mismo tiempo suele ser sinónimo de desorganización.

Una alternativa es huir de la tentación de comprobar el correo al mismo tiempo que se prepara un informe. Evita el estrés innecesario y cuida tu salud física y mental: no abraces más de lo que eres capaz de llevar a cabo en tu día a día.

4. Usa la tecnología a tu favor

No tengas miedo de hacer un buen uso de ese aliado poderoso que es la gestión del tiempo. Hoy en día ya existen diversas opciones de aplicaciones y herramientas que sirven como calendarios, agendas y gestores de tareas que pueden facilitarte la vida. Mira algunos ejemplos:

• Todoist: aplicación que ayuda a recordar tareas banales;

• Pomodoro Timer: aplicación para cronometrar el tiempo de producción y pausa;

• Evernote: software de organización personal que permite registrar compromisos y guardar archivos y páginas web para consultas posteriores;

• HabitBull: herramienta para ayudar a supervisar tus hábitos comunes e identificar cuáles son los que ocupan tu tiempo de forma negativa a través de gráficos;

• AnyDo: es un gestor de tareas que hace posible concentrar tareas en un solo lugar;

• Trello: es una aplicación versátil que sirve de gestor de tareas en listas y que se ajusta a las necesidades del usuario; es posible organizar actividades del trabajo, eventos, proyectos, estudios y prioridades.

5. Respeta la necesidad de descansar

Una buena gestión del tiempo también implica determinar momentos para descansar. Al final, nuestro cerebro trabaja de forma más lenta cuando estamos cansados, lo que demuestra la importancia de una mente descansada para producir.

Ya debes haber observado que cuando estás descansado y relajado eres capaz de producir más en menos tiempo sin comprometer la calidad de la tarea. Valora el tiempo con tu familia, practica deporte, lee sobre otros temas, ve buenas películas, duerme y aliméntate bien. Todo eso también es crucial para tu rendimiento profesional y personal.

6. Aprecie la limpieza y organización

Puede parecer una locura, pero vivir y trabajar en un sitio limpio y organizado marca toda la diferencia. Eso porque la organización es el primer paso para una buena gestión del tiempo. No queremos que te transformes en un maniático de la limpieza, sino que crees tu propia organización, una que encaje en tu rutina y que no te haga perder tiempo en medio del desorden.

La idea es que no pierdas el tiempo con actividades que podrían evitarse, pues los errores hacen que pierda muchos minutos para rehacer los trabajos. Entonces, reflexiona acerca de cuál es la mejor forma de organización para ti.

Puedes anotar todo en una libreta o lista digital, crear patrones y reglas para tus carpetas, cajones, archivos y documentos.

7. Crea métricas para la gestión del tiempo

Las métricas son indicadas para todo lo que deseamos evaluar y perfeccionar con precisión. Al final, con todas las funcionalidades que tenemos a nuestro alcance, no podemos basarnos en opiniones personales para averiguar situaciones y tomar decisiones.

Crear métricas es fundamental para la gestión del tiempo, pues ellas permiten visualizar mejor tu rendimiento personal y profesional. Puedes iniciar, al determinar tus objetivos, un plazo de actuación o formación de medición.

Para que quede más claro, elige una tarea común de tu día a día para usarse como indicador, algo que pueda medirse, como crear informes. Toma notas siempre que realices esa actividad en un archivo y al finalizar el mes tendrás tu indicador mensual. De forma continua en los próximos meses, tendrás la media mensual de lo que puedes producir.

Así, puedes comparar tu productividad a lo largo del tiempo y entender en qué momentos cae tu productividad.

Ahora ya sabes cómo planear mejor tu tiempo para llevar a cabo tus tareas con más calidad. Vale la pena destacar que la gestión del tiempo eficaz se aplica aplicada individualmente. Mientras tanto, es importante para todos mantenerse centrado.

Si sientes que estás preparado para producir más y sentirte menos cansado usando la gestión de tu tiempo, deja en los comentarios los relatos de tus experiencias relacionados con ese tema.