Como ter uma comunicação eficiente? Confira esse guia completo

A comunicação com o cliente é fundamental para o sucesso de uma empresa. Confira nosso guia e saiba como melhorar esse relacionamento!

Muitos aspectos influenciam o relacionamento de uma empresa com os clientes, como a qualidade do produto ou serviço, o atendimento prestado, entre outros. A comunicação eficiente com o público é um ponto fundamental para que essa relação seja saudável, trazendo resultados para o negócio.

Portanto, investir em maneiras de se comunicar com os clientes contribui para que a empresa seja vista com mais carinho e valorizada no mercado. Esse é um processo determinante para a satisfação e fidelização do consumidor, permitindo que ele volte a fechar negócio com a sua empresa.

Neste artigo, vamos conversar bastante sobre a comunicação eficiente, sua importância e benefícios que ela traz. Além disso, veremos quais são os principais erros cometidos pelas empresas, as melhores práticas da área, entre outros assuntos relevantes sobre o tema. Continue a leitura conosco!

Entenda o que é uma comunicação eficiente

Uma comunicação eficiente acontece quanto o que é falado é compreendido pelo outro. Dessa maneira, ela não deve ter ruídos, evitar desentendimentos e prezar para que a mensagem seja transmitida de forma correta.

Quando falamos do contato com o público, isso é ainda mais relevante para as empresas. Ele precisa ser feito de modo que demonstre estar por dentro das inovações da empresa, novos produtos e serviços oferecidos.

Alguns princípios ajudam e definir o que é uma comunicação eficiente. Vamos conhecê-los!

Objetividade

A mensagem precisa ser clara, objetiva e manter o foco na informação que será passada. Portanto, os e-mails precisam ser bem-estruturados, com ligações objetivas e peças de publicidade que digam o que tem que ser dito.

Frequência

A frequência também é relevante, pois quem fica muito tempo sem se falar pode perder a intimidade. Desse modo, os contatos devem ser periódicos e manter os clientes conectados à empresa.

Linguagem apropriada

A linguagem é determinante para uma boa comunicação, sendo apropriada para o público-alvo. Além disso, ela também precisa ser humana e pessoal, aproximando os consumidores da marca.

Personalização

Para ser ainda mais assertivo, a personalização deve fazer parte do atendimento ao o cliente. Isso pode ser feito por meio do histórico do consumidor, considerando suas preferências e o comportamento na jornada de compra.

Se o seu processo comunicativo reunir todas essas características, ele pode se considerado eficiente. Desse modo, aumenta a possibilidade de o cliente estabelecer uma relação de confiança com a empresa, sentindo-se satisfeito com o produto ou serviço e com o atendimento.

Conheça a importância de uma boa estratégia de comunicação

Uma relação saudável é baseada, entre outros fatores, por uma boa comunicação. Esse princípio também é válido quando falamos do contato com os clientes de uma empresa. Um processo comunicacional eficiente facilita a resolução de várias situações, a correção de erros e mantém o consumidor informado sobre as novidades do negócio.

O crescimento da tecnologia e o uso das redes sociais transformou um pouco essa relação, dando mais voz para os clientes e permitindo que eles demonstrem qual é o sentimento sobre uma empresa. Desse modo, qualquer descontentamento pode ser exposto e divulgado rapidamente. Por outro lado, um trabalho competente também pode receber avaliações positivas, trazendo relevância para a marca.

Outro ponto relevante é o sentimento do cliente sobre o atendimento e tratamento da empresa. Eles costumam valorizar quem demonstra se preocupar com o consumidor, aumentando a possibilidade de fazerem negócio com essas marcas.

Se comunicar de modo eficiente é um indício claro de que a empresa se preocupa com os clientes e deseja que eles sejam atendidos com atenção e de forma humana. Portanto, o investimento na área é uma forma de demonstrar que a preocupação com o consumidor está entre as prioridades do negócio.

A estratégia também precisa considerar os momentos de crise, ou seja, as situações que os clientes insatisfeitos procuram reclamar e difamar a empresa publicamente. Esse é um processo natural, porém, se comunicando da forma correta é mais fácil contornar essas dificuldades e recuperar o cliente.

De modo geral, podemos afirmar que ter uma boa estratégia de comunicação com o cliente traz um resultado muito positivo para a lucratividade da empresa. Afinal, cada consumidor satisfeito e fidelizado significa aumentar a chance de novas aquisições e mais previsibilidade financeira.

Confira os principais benefícios de uma comunicação eficiente

Agora, que já entendemos a importância da comunicação na relação com os clientes, vamos conhecer algumas vantagens que um processo eficiente oferece para a empresa. Confira os principais benefícios!

Melhora a experiência de compra

Uma boa experiência de compra ocorre quando a empresa supera as expectativas dos clientes, desse modo, eles recebem mais do que esperam durante a negociação. A comunicação é parte importante desse processo, principalmente, quando está aliada com a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.

Fortalece o relacionamento com os consumidores

A negociação entre empresa e consumidor estabelece um relacionamento que pode, ou não, ser saudável. Porém, para que ele seja significativo e crie um vínculo entre marca e cliente, é essencial que a comunicação seja efetiva durante todo o processo.

Oferecer um atendimento diferenciado e personalizado é uma forma de destacar o negócio frente aos concorrentes. O consumidor prioriza marcas que valorizam seus gostos e comunicam-se de maneira inteligente e diferenciada.

Melhora a imagem da empresa

Um dos grandes benefícios de se comunicar bem com os clientes é a melhora da imagem da empresa no mercado e também entre os consumidores. Portanto, é fundamental conhecer o seu público-alvo e se comunicar de maneira que seja possível melhorar a percepção dos consumidores sobre o seu negócio.

Fidelização dos clientes

Outro benefício importantíssimo é o aumento da fidelização dos consumidores à marca. Comunicar-se de modo eficiente cria vínculos, que são ótimas estratégias para garantir que os clientes voltem a comprar seus produtos ou serviços no futuro.

Além disso, o contato no pós-venda também contribui, afinal, o processo compra não se encerra após o fim da transação. Por isso, é imprescindível oferecer um ótimo atendimento nessa etapa, garantindo que o comprador tenha todas as suas dúvidas resolvidas e trabalhando para fidelizar clientes.

Veja os erros de comunicação mais cometidos pelas empresas

A falta de planejamento ou investimento em uma área pode trazer problemas para uma organização. É normal vermos empresas de todos os portes e setores cometendo equívocos em suas ações de comunicação. Vamos ver os principais erros comunicacionais das empresas!

Não avaliar fatores externos

Algumas empresas partem para ação sem antes avaliar o que estão fazendo. Não pesquisam, não sabem que é o público-alvo, não fazem benchmarking e deixam de estudar o mercado em que atuam. Sem essas avaliações, é muito difícil ser efetivo na aos entrar em contato com os clientes.

Sem considerar os pontos acima citados, as ações de comunicação serão vazias e não atingirão o público-alvo pretendido. Isso gera desperdício de tempo, recursos e ainda prejudica diretamente os resultados do negócio.

Autossuficiência

Outro erro comum é a autossuficiência, ou seja, acreditar que a visão da empresa é a melhor e única que deve ser analisada. Desse modo, oportunidades de opiniões diferentes são desperdiçadas, tornando o processo comunicacional limitado.

O olhar externo é importante para compreender coisas essenciais no mercado, como a percepção que diferentes públicos têm sobre a marca ou como as pessoas gostariam de se comunicar com ela. Uma boa saída é contar com uma consultoria ou agência especializada, pois eles podem oferecer uma visão que sozinho a empresa não conseguirá ter.

Falta de objetivo e clareza

Falar sem propósito não é uma atitude inteligente. Porém, algumas empresas não têm uma intenção ou mensagens claras para passar ao seu público. Uma mensagem sem objetivo não traz nenhum retorno, sendo, portanto, um grande desperdício.

Por isso, ter um objetivo claro e um planejamento seguro é a forma certa de escolher qual ou quais mensagens serão comunicadas ao seu público. Quando a organização não age assim, está sujeita a interpretações equivocadas e, até mesmo, falta de relevância.

Falta de comunicação interna

Uma empresa deve passar as mesmas informações para o público, porém, quando a comunicação interna não acontece os desencontros são comuns e atrapalham o relacionamento com o consumidor. Esse é um erro comum e acontece quando a empresa esquece de passar a mesma mensagem que transmite ao público para seus colaboradores.

É fundamental que toda estratégia de comunicação da empresa inclua o público interno. Esse alinhamento entre o que é publicado e o que se diz internamente e ajuda a aumentar a credibilidade sobre o que o está sendo comunicado.

Não medir os resultados da comunicação

Deixar de medir os resultados é um erro bastante comum e determinante para o sucesso da estratégia. Sem a mensuração, é impossível saber quais ações funcionaram, o que não deu certo e como continuar evoluindo.

Qualquer ação comunicativa precisa ser medida, pois isso permite entender se o investimento trouxe retorno e foi bem recebido pelo público. Isso é determinante para entender de que forma a empresa pode crescer no relacionamento com os consumidores.

Saiba como fazer um bom planejamento de comunicação

É muito difícil conseguir o sucesso em qualquer área, sem se planejar. Por isso, traremos algumas dicas do que fazer para que o seu planejamento de comunicação seja eficiente. Confira!

Entenda o posicionamento da empresa

O primeiro passo deve ser a análise da situação atual da organização e o que já está sendo feito. Considere o posicionamento, os canais utilizados, o tipo de mensagem passada, os públicos atingidos e a imagem que a empresa tem perante os clientes.

Para tal, é possível fazer pesquisas de recepção sobre a empresa, consultar dados sobre o mercado e entender onde a marca está. Desse modo, será mais fácil estabelecer o seu planejamento.

Defina objetivos e metas

Para que as ações de comunicação atinjam resultados positivos, é fundamental definir objetivos e metas de maneira estratégia. Como objetivo, podemos entender os pontos de chegada do planejamento. Já as metas, seriam como pontos de verificação, que indicam se a empresa está na direção certa.

O ideal é que as metas sejam específicas, mensuráveis, possíveis, relevantes e obedeçam a um cronograma. Esse método é conhecido como o SMART, sendo muito bom para garantir o cumprimento dos objetivos. Essas características também permitem o monitoramento e avaliação dos resultados, te auxiliando a fidelizar clientes.

Conheça o público-alvo

A diversidade do público aumentou muito nos últimos anos. O que antes era feito por meio dos dados demográficos, hoje, requer outras informações para que a definição de público seja mais adequada.

Portanto, na elaboração do seu plano é necessário conhecer bem o seu público. Saiba quais são os valores, os principais problemas, o que pode ser feito para ajudar e quais são as formas mais eficientes de se comunicar com eles.

Desse modo, o ideal é criar a persona, uma representação do cliente que você almeja alcançar. Ela pode ser criada com base em dados reais e serão necessárias informações detalhadas sobre os aspectos profissionais e pessoais desse perfil.

Escolha os canais de comunicação

A escolha dos canais de comunicação também é importante. É preciso avaliar quais deles podem ser mais eficientes de acordo com o público que você deseja atingir, com a mensagem que será passada e com o objetivo daquela interação.

Nem sempre é necessário estar em todas as mídias, sendo importante avaliar quais delas realmente atingem os seus potenciais clientes. Investir no canal certo é mais vantajoso do que espalhar a mensagem em todos os canais.

Defina o orçamento

As ações de comunicação exigem recursos, portanto, é preciso saber quanto investimento será necessário e quanto a empresa tem de orçamento para esse setor. Desse modo, é mais fácil distribuir essa verba de forma inteligente.

Estabeleça um cronograma

Para garantir o cumprimento do plano é importante estabelecer um cronograma. Ele deve prever quando as ações serão colocadas em prática e quais os objetivos de cada etapa.

Avalie os resultados

Por fim, é necessário avaliar os resultados. Isso permite entender quais alterações são necessárias, verificar o que está funcionando e descartar o que não está apresentando bons resultados.

Essa etapa é fundamental para o sucesso da estratégia, portanto, deve ser feita regularmente.

Conheça as melhores práticas para uma comunicação eficiente

Agora, que já vimos como se faz um bom plano de comunicação, vamos conhecer as melhores práticas da área. Confira nossas sugestões!

Seja objetivo

A objetividade é fundamental na comunicação com o cliente. Enrolar o consumidor só contribui para que ele fique irritado e deixe de apreciar a marca. Quando vamos direto ao ponto, mostramos respeito e valorização, o que é determinante para o relacionamento.

Cuide da linguagem

Quando nos comunicamos com o cliente, é importante demonstrar profissionalismo e seriedade. Portanto, fique atento com o vocabulário que é utilizado nos contatos falados ou escrito, lembre-se de manter o tom de voz da marca, criando uma identidade para a sua empresa.

Ao conhecer melhor o seu consumidor, você pode ser um pouco mais informal, caso ele abra esse espaço. Desse modo, é possível aproximá-los e conquistá-los, deixando a sua empresa como uma boa recordação para eles.

Use as redes sociais

O contato com os clientes não é feito apenas de forma direta. É importante utilizar canais que permitam divulgar a marca, a visão, os produtos ou os serviços da empresa. Existem diversas possibilidades para isso, como os meios mais tradicionais, que são os jornais, revistas, rádios e TVs, assim como panfletos e outdoors.

Porém, a internet mudou essa dinâmica, principalmente com as redes sociais. Elas permitem um diálogo mais próximo com os consumidores e aumentam o alcance da marca. Por isso, é fundamental explorar essa oportunidade e potencializar o seu relacionamento com o público.

Pratique a empatia

A empatia é uma palavra que está na moda e significa a capacidade de se colocar no lugar do outro, entender seu posicionamento e colocação. Essa é uma característica imprescindível para quem trabalha com consumidores, pois é uma forma de construir um bom relacionamento.

É importante saber lidar com as críticas, entender os motivos que levaram a elas e se colocar na posição do cliente. Ao ser empático, fica mais fácil compreender as razões e encontrar uma solução, além de facilitar o engajamento das redes sociais.

Confira algumas ferramentas para otimizar a comunicação

Encontrar maneiras de fazer um serviço de modo mais eficiente é importante em qualquer setor do negócio. Os canais de comunicação da E-goi são um exemplo do que pode ser utilizado no setor de relacionamento. Vamos conhecer algumas ferramentas para otimizar a comunicação da sua empresa!

E-mail

Uma das ferramentas de comunicação mais conhecidas para uma marca entrar em contato com seus clientes é o e-mail. Ele é um recurso ainda muito utilizado e que consegue alcançar uma grande parte dos consumidores.

Por meio do disparo de um e-mail marketing segmentado, é possível construir um relacionamento com o cliente e ter relevância no seu conteúdo. Além disso, ele é capaz de gerar respostas, receita e retenção, desde que a estratégia seja eficiente.

Chatbots

Os chatbots contribuem de várias formas com a empresa, pois ajudam na retenção do atendimento e no relacionamento com o cliente. Eles ficam disponíveis em todos os horários, permitindo que os clientes sejam sempre atendidos, mesmo quando o negócio está fechado.

Além disso, eles facilitam o contato dos clientes com a empresa. O público-alvo pode falar com a empresa de diversas maneiras, sendo essa mais uma oportunidade para que eles tirem dúvidas e tenham seus problemas resolvidos.

CRM

As ferramentas anteriores ajudam a otimizar a comunicação com o cliente, porém, é importante estruturar o trabalho interno para conquistar resultados melhores. O CRM (Customer Relationship Management), que pode traduzido como sistema de gestão de relacionamento, auxilia nessa tarefa e oferece dados importantes para a empresa.

Por meio desse sistema, é fácil mapear o perfil do cliente para cada tipo de campanha e canal de comunicação. Desse modo, você pode entender em qual canal cada consumidor prefere receber as suas comunicações. Se ele prefere receber um e-mail, por exemplo, a mesma mensagem não será enviada pelo celular.

Entenda como uma plataforma como a Qero pode ajudar a melhorar a comunicação

A chegada dos smartphones alterou a rotina de muitos usuários da internet, pois facilitou a administração dos compromissos pessoais e profissionais. Os aplicativos são eficientes para essa organização pessoal e fazem parte do cotidiano de um grande público.

Criar um app pode ser um trabalho custoso e demorado para oferecer resultados. No entanto, se sua marca não quer passar por esse procedimento, o aplicativo Qero é sua solução.

O Qero é um sistema que permite melhorar as formas de comunicação com os clientes, dando espaço para colocar em ação as diferentes estratégias de fidelização. Veja algumas ações que ele oferece:

• permite enviar instantaneamente aos clientes suas novidades e campanhas;
• possibilita a fidelização com mensagens ultra-personalizadas baseadas no comportamento de cada um. Isso pode ser usado em notificações importantes, promoções exclusivas ou lembretes automáticos;
• para quem tem loja física, convida os clientes a conhecê-la, caso estejam próximos ao local;
• funciona como um cartão de fidelidade. Desse modo, cada compra na sua loja ou site, acumula pontos que podem ser tornar descontos ou promoções;
• no modo de cartão partilhado, a sua loja ou site ganha maior visibilidade e os pontos acumulados em outros estabelecimentos podem ser descontados no seu negócio e vice-versa.

O Qero contribui com o negócio de uma forma interativa, fazendo uso de mensagens personalizadas. O contato com o público preza pela simpatia e permitir que ele se sinta bem. Desse modo, quanto maior for a capacidade de entender os desejos dele, mais chance há de fidelizá-lo.

Como vimos durante o texto, ter uma comunicação eficiente é essencial para o sucesso das empresas. Esse é um processo que envolve diferentes atividades, sendo que o planejamento é fundamental para que a estratégia seja executada da maneira correta e traga os resultados esperados. 

Contar com a ajuda de ferramentas e empresas especializadas pode facilitar o crescimento e permitir que o relacionamento com os clientes seja otimizado. Portanto, é importante investir nessa área, pensando em melhorar a reputação da empresa e, principalmente, fidelizar os consumidores.

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