Criar processos na sua empresa pode ser uma tarefa mais fácil do que parece. Confira as 5 dicas sobre a estratégia!
Qual é o objetivo da sua empresa? Saiba que há meios de garantir um caminho coerente para atingir esse resultado esperado: o mapeamento de processos. Mas o que você pode não saber é que essa estratégia sozinha não basta. É preciso criar processos e alimentar essa cultura dentro do seu negócio.
Se você ficou curioso e quer saber mais sobre o assunto, fique ligado nos próximos tópicos!
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Como posso criar processos eficientes dentro da minha empresa?
Como falamos anteriormente, mapear não é o suficiente para alcançar o objetivo da sua empresa. Você, como líder da equipe, deve fazer mais: é necessário firmar um costume de criação de processos.
Esse ponto é extremamente necessário, já que esforços desconexos, como um mapeamento sem critério ou sem planejamento, não têm função, porque não podem ser aplicados na rotina de produção.
Se você decidiu criar processos relevantes na empresa, precisa saber quais são as dicas para fazê-los virarem realidade e serem constantes. Você quer saber quais são elas? Então confira agora os 5 segredos sobre a criação de processos relevantes no seu trabalho!
1. Escolha processos que mais geram valor ao seu negócio
Assim como você, a gente sabe que o ideal é mapear e definir todos os processos da empresa, mas nem sempre isso é possível – seria necessário investir muitos recursos, além de ser extremamente trabalhoso.
Por isso, é importante que você priorize os processos que mais geram valor para seu negócio, além dos casos que são mais críticos. Aqueles que, se não acontecerem da forma correta, podem paralisar a empresa ou causar grandes prejuízos.
Então você conseguiu definir quais são os processos mais valorosos. A missão agora é iniciar o trabalho, mapeando o que gera mais valor, de forma que esclareça os recursos relacionados, além dos problemas que estão sendo carregados nesse mapa.
2. Mapeie os processos atuais
Os processos são inerentes da empresa. A questão aqui é que, para visualizá-los da melhor forma, além de padronizar a estratégia, é necessário que cada etapa do serviço seja mapeada.
Há diversos benefícios na utilização dessa estratégia (falaremos mais sobre eles no final do post). Para sua empresa ter acesso a eles, você deve criar mapas completos, que contem com informações relevantes, além de serem bem estruturados.
No mapeamento, é possível observar em totalidade os detalhes das etapas e sugerir melhorias e resoluções para os problemas encontrados na rotina do trabalho. Para aceitar a missão de mapear os processos, fazendo da forma realmente correta, você deve responder algumas perguntas:
- o que você vai mapear?
- por que quer fazer isso?
- há problemas já apontados nesse processo?
- quais são as resoluções que você deseja encontrar no mapeamento?
3. Busque sempre pelas oportunidades de melhoria
Como líder, qual é sua missão dentro da empresa, acerca dos resultados? Entre os itens citados, um ponto precisa estar em evidência: a melhoria. Você deve manter-se atento à qualquer oportunidade de afetar positivamente os serviços e, assim, os resultados.
Lembre-se de que o mundo dos negócios está em constante movimentação e que sua equipe deve seguir o mesmo ritmo. Instigue a curiosidade dos colaboradores para que busquem novidades no assunto, além de proporcionar à equipe novos treinamentos.
É claro que as oportunidades de upgrades não se resumem a treinamentos. Há outros pontos aos quais se pode prestar atenção e torná-los oportunidades de avanço na produção. Fizemos uma lista com os erros mais recorrentes no cenário, que nada mais são do que oportunidades de melhoria no seu sistema. Dá uma olhada!
- Atraso: demora na finalização de uma tarefa, o que compromete a continuidade dos próximos processos;
- gargalo: impedimento na finalização de um ponto da produção, que impede que outras tarefas sejam realizadas;
- desperdício: processos finalizados, mas que utilizam mais recursos do que deveriam;
- handoff: tarefas que mudam de instância, ou seja, que passam para a responsabilidade de outro colaborador e que são prejudicadas pela falta de comunicação entre a equipe.
4. Automatize a análise de resultados
Se o assunto é melhoria no trabalho, seja lá por qual método aplicado, você já deve saber que a tecnologia precisa ter espaço para ser implementada. Nesse caso, a dica é que você considere as facilidades da automação. Saiba, portanto, que ela pode auxiliar a viabilizar os processos na empresa.
Utilizando softwares específicos, você conquista a automação na medição de resultados em tempo real. Isso promove, é claro, mais agilidade, mas também a certeza do que está dando certo e não tão certo assim. Tendo essas informações, é possível saber quais são as estratégias corretas e tomar as providências necessárias para corrigir os pontos negativos.
5. Priorize as melhorias continuamente
Depois de ter implementado os processos na empresa, a missão é manter tudo funcionando e gerando ainda mais resultado. Para que isso aconteça, é necessário monitorar as ações. Saiba que o trabalho de criar e executar os processos nunca termina – e nem deve!
Sua parte, para gerar e manter as melhorias contínuas, é perceber como os processos se dão e observar como cada passo pode ser melhorado. Você já deve ter ouvido falar que “a acomodação é inimiga da perfeição”. É exatamente nessa ideia que sua equipe deve apegar-se.
Quais são os benefícios de criar processos e mapeá-los?
Agora que você já conferiu as nossas dicas para fazer um bom mapeamento de processos na sua empresa, deve estar curioso para saber quais são os benefícios pontuais dessas estratégias. Acertamos? Pois bem, então vamos à lista das principais vantagens:
- aumento da capacidade produtiva da empresa;
- visualização completa dos pontos fortes e fracos das etapas;
- possibilidade de enxugar as atividades que não são valorosas na rotina de trabalho;
- eliminação de erros técnicos;
- melhora na qualidade do serviço e do produto.
Aproveite a oportunidade e coloque nossas dicas de como criar processos em ação! Os benefícios estão claros e imperdíveis, e você não pode perder essa garantia de upgrades em todos os setores do seu negócio!
E então, o que você achou do post? Compartilhe conosco sua opinião por meio da caixa de comentário logo a seguir!