Não sabe o que é o Kanban? Descubra!

Você conhece o Kanban? Entenda aqui como o sistema funciona e o que ele pode fazer pela sua agência!

Se acha que o Toyotismo é o único sistema criado pela Toyota, está muito enganado. Já ouviu ou sabe o que é o Kanban? O método, que também teve origem nesta empresa, serviu e continua até hoje, a servir para garantir maior organização, produtividade e eficiência em equipas de trabalho.

Desenvolvido na década de 1940, Kanban (uma palavra japonesa que pode ser traduzida como “sinalização” ou “cartão”) está disponível para ser aplicado à sua agência de marketing para torná-la ainda mais eficiente. Quer saber mais? Fique atento(a) aos próximos tópicos!

O que é o sistema Kanban?

O sistema Kanban pode ser explicado, basicamente, como um método de controlo e gestão de processos que usa cartões coloridos – o famoso post-it – para sinalizar o progresso e evolução dessa tarefa. Assim, o processo é gravado através de simbologias visuais.

Percebeu que o método é simples e facilmente acessível, não é? Afinal de contas, qual a agência de marketing que não tem alguns blocos de post-its nas suas gavetas? Tenha em mente que, além de usar placas físicas, você e a sua equipa podem contar com ferramentas online para organizar objetivos com ajuda do kanban.

Princípios básicos

Começou a notar-se que quando a empresa não tinha em stock o que o cliente procurava, recorreria ao concorrente. Para resolver esta questão e evitar o desequilíbrio entre as quantidades e a procura, o método foi criado. A sua empresa pode beneficiar deste princípio básico.

Usando o Kanban, pode tornar mais claro as tarefas da equipa detalhando os processos em curso e o que já está feito. Além disso, garante uma comunicação muito mais eficaz entre os colaboradores, reduz efetivamente o retrabalho e, assim, torna a gestão do processo mais produtiva.

Como funciona o método?

Depois de entender o que é o sistema Kanban e ficar a saber o quanto ele pode ser acessível à sua equipa, deve ter ficado curioso para ver o método a funcionar. Pensando nisso, vamos, em alguns pontos, descrever o funcionamento básico do sistema:

• sendo um método bastante visual, as cores dos cartões são diferenciadas de acordo com a etapa do fluxo de trabalho;
• a fim de clarificar os processos, o mural divide-se em categorias (geralmente três, intituladas: “para fazer”, “a fazer” e “feito”);
• Os prazos de entrega das tarefas, bem como o funcionário responsável, devem ser clarificados nos cartões da tarefa;
• a atualização dos quadros tem de ocorrer sempre que haja qualquer alteração ou evolução.

Quais são os principais tipos de Kanban?

Vale a pena saber que existem dois estilos de Kanban que podem ser implementados na sua agência de marketing, que são: produção e movimento. Entenda melhor o que cada uma destas categorias corresponde e decida qual o tipo ideal para ser incluído na sua rotina de trabalho.

Método de produção

O Kanban de produção assume o visual do exemplo que mencionamos anteriormente (para fazer, a fazer e concluído). Neste exemplo, o mural dá pelo menos três processos, mas saiba que nada impede o gestor de incluir outras categorias ao mural.

Esta categoria também pode ser chamada de Kanban “Puxado” porque cada vez que uma coluna esvazia, deve ser ocupada por uma nova tarefa que anteriormente “viveu” na fila anterior. É como se cada conclusão tirasse a tarefa seguinte para ser também concluída.

Método de movimentação

Esta outra categoria é muito útil em empresas que lidam com linhas de produção. O principal objetivo do movimento Kanban é manter as quantidades certas produzidas em cada sessão, precisamente para evitar um estrangulamento na produção.

Para melhor visualizar este método de manuseamento, podemos imaginar uma empresa de vasos que produz lotes de 50 peças em três fases: molde, polimento e colocação de cabos.

O Kanban, neste caso, ajudaria o responsável pela produção a lançar apenas o próximo lote quando as 50 peças do próximo passo estiverem prontas. Com este controlo, nenhum dos lotes estaria sobrecarregado ou dependeria de funcionários inativos.

Qual é a melhor maneira de aplicar o sistema na minha agência?

Agora que sabe que tipo de Kanban é possível e entende do que se trata este método de gestão visual, deve estar a perguntar-se: “Como posso implementar o sistema na minha agência de marketing?”.

Nós ajudamos! São dois, os passos necessários para que consiga alcançar o sucesso para usar o Kanban com sucesso. Veja agora quais são!

Preparação da equipa

Já entendeu as vantagens de implementar o Kanban na sua agência, mas não se esqueça que todos os colaboradores devem estar alinhados com esta nova estratégia. Implementar uma nova ferramenta, principalmente para medir a produtividade, pode causar resistência, razão pela qual deve preparar a sua equipa.

A ideia aqui é apresentar Kanban como um sistema de melhoria da agência, não como um “sistema vigilante”. Faça uma boa apresentação à equipa e demonstre os benefícios da utilização deste método.

Identificação dos processos

Lembra-se das categorias “para fazer”, “a fazer” e “concluído”? Pois bem, é necessário observar e identificar cada um destes processos nas tarefas da sua agência de marketing. Afinal, são eles que assumem a responsabilidade de definir um caminho coerente para a conclusão das tarefas.

Para otimizar o seu quadro Kanban e torná-lo ainda mais personalizado, de acordo com as necessidades da sua equipa, é aconselhável rever os nomes dos quadros – valorizando sempre a clareza na informação e a delegação de responsabilidades.

Fique atento(a)! Quando as tarefas têm um prazo mais curto ou quando são ainda mais importantes, vale a pena usar uma cor ainda mais chamativa no cartão e assim destacar a atividade.

Se a sua leitura chegou até aqui, já aprendeu o que é Kanban, que tipos de método são possíveis, e como implementá-lo na sua agência de marketing. Pois bem, agora também terá acesso às vantagens específicas deste sistema. A saber:

• evita a ociosidade dos colaboradores;
• otimiza o tempo de trabalho;
• torna os processos mais rápidos e claros;
• mantém a comunicação eficiente dentro da agência.

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