Quem trabalha numa agência sabe como a rotina é corrida, é preciso cuidar de vários processos ao mesmo tempo. Confira quais as principais ferramentas de gestão de projetos digitais e como elas podem ajudar no dia a dia da sua empresa!
Se trabalha na da área de marketing, então provavelmente já tem diversas estratégias para otimizar o dia a dia da empresa, certo? As ferramentas de gestão de projetos são soluções fantásticas neste sentido. Afinal, as mesmas permitem delegar tarefas, monitorizar as atividades, incentivar interações e a proatividade dos colaboradores e garantir o tempo certo para as suas entregas.
Neste artigo, apresentamos um panorama completo sobre a utilização de uma ferramenta de gestão de projetos, para além de mostrar as principais opções que outras agências têm implementado para garantir o sucesso — que vai desde a gestão da empresa até ao acompanhamento de cada conta, de forma a garantir o sucesso do cliente.
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O que é e para que servem as ferramentas de gestão de projetos?
As ferramentas de gestão de projetos são apresentadas hoje em dia no formato de softwares. No entanto, algumas também podem ser feitas com recurso a uma metodologia específica, como é o caso do PMBOK. Com a necessidade cada vez maior de organização e gestão de equipas, o mercado viu surgir cada vez mais opções deste tipo de ferramenta que serve para:
- auxiliar no planeamento de projetos de maneira enxuta, completa e eficiente;
- apresentar mecanismos para monitorizar a execução;
- oferecer meios de interação entre a equipa;
- facilitar a visualização de todos os processos necessários para o sucesso do projeto;
- entregar métricas e relatórios para entender o que está a acontecer e otimizar a gestão.
Quais são os principais benefícios de contar com este tipo de ferramenta?
Existem muitos erros na gestão de projetos digitais que podem gerar algum prejuízo ou mesmo comprometer todo o planeamento, inviabilizando a execução. A gestão de projetos entra para resolver este tipo de cenário e as ferramentas que a liderança implementa são o suporte para garantir a implementação do projeto e a sua melhor performance. Desta forma, este tipo de ferramenta traz muitas vantagens para o negócio.
Uma vantagem específica é a capacidade de visualizar o projeto de forma abrangente, minimizando possíveis erros e aproveitando oportunidades que provavelmente não seriam identificadas noutro formato. Além disso, este tipo de ferramenta também pode contribuir para que todos os elementos da equipa entendam quais são as atividades assumidas e cumpram os prazos estabelecidos pelo cronograma.
Como usar uma ferramenta de gestão de projetos na sua agência?
Primeiro, é preciso identificar como é que a sua agência funciona e se o modelo atual de gestão atende às necessidades e projetos da empresa. De seguida, é importante desenhar qual seria o esquema ideal para operar as atividades (pensando em toda a rotina). Aqui vale pensar tanto no trabalho do gestor de projetos como nas ações para uma boa gestão financeira e administrativa.
Numa terceira fase, é hora de fazer alguma pesquisa. Apesar de existirem muitas opções no mercado, a ferramenta ideal não é nem a mais barata ou a que tem a maior quantidade de recursos, mas sim aquela que é desenvolvida para as necessidades do seu negócio ou mesmo que possibilite essa personalização. Quando tiver uma lista com as melhores opções, aí sim está na hora de fazer uma comparação, analisando vários fatores como:
- qualidade da ferramenta de gestão de projetos;
- vantagens em relação à concorrência;
- cases de sucesso e indicações (se tiver);
- qualidade do atendimento (pode ser um indicativo da qualidade do suporte);
- planos e valores.
Quais são as melhores ferramentas de gestão no mercado?
Enumeramos a seguir as ferramentas de gestão de projetos digitais que pode começar a utilizar na sua empresa!
iClips
Uma das ferramentas ideais para implementar uma gestão de projetos digitais é o iClips. Com uma versão trial de 7 dias, é possível testar os diferentes recursos oferecidos pelo software. Ao gerenciar projetos pelo iClips consegue:
- alinhar expectativas e objetivos com o cliente;
- articular a equipa, delegando tarefas e incentivando ações proativas, gerando autonomia no trabalho;
- estabelecer prazos e processos em workflows personalizados;
- ter controlo total da gestão de projetos, com dashboards visuais e adaptados para cada situação;
- métricas e relatórios relevantes para seu negócio;
- otimizar a gestão administrativa e financeira da empresa.
Basecamp
Por 99 dólares mensais é possível desbloquear todos os recursos desta ferramenta de gestão, que também conta com várias funcionalidades ideais para quem está na gestão da agência. O Basecamp é uma ferramenta em inglês, mas bastante completa.
Asana
Mais antiga no mercado, a ferramenta Asana é bastante completa, oferecendo as funcionalidades para uma gestão de projetos digitais, como a organização de tarefas em opções de quadros visuais, delegação de atividades, criação de cronogramas, comunicação entre a equipa e com o cliente. Para além da versão freemium, a ferramenta oferece opções de planos que vão até 25 dólares por utilizador por mês (no plano anual).
Slack
Também muito conhecido entre os profissionais da área de gestão de projetos, o Slack é mais conhecido devido ao seu foco na comunicação da equipa. Com a possibilidade de integração com serviços de armazenamento como Google Drive e Dropbox, é possível integrar a ferramenta com outras ferramentas de gestão como Trello.
De uma forma resumida, é possível encontrar a melhor das ferramentas de gestão de projetos digitais. Para isso, basta entender o perfil e momento do seu negócio e entender como funciona cada uma delas. Para além disso, a maior parte dos softwares de gestão oferecem uma possibilidade do utilizador conhecer melhor como funciona a sua equipa: as versões freemium e os períodos de teste grátis.Se gostou deste texto criado em parceria com a iClips e quer desbloquear o potencial da sua equipa com uma ferramenta de gestão, então faça o teste gratuito e otimize os resultados da sua agência!
*Conteúdo em parceria com a Rock Content