Se você deseja melhorar a gestão de projetos digitais em sua empresa, então este post foi feito para você! Aqui nós listaremos alguns dos erros mais comuns e indicaremos como evitá-los. Pegue um café e confira!
Desenvolver uma boa gestão de projetos digitais não é uma tarefa fácil. Afinal, são muitas etapas e muitos detalhes que precisam ser observados a fim de garantir a qualidade e os bons resultados. Assim, várias empresas comentem erros nesse processo.
Se você deseja melhorar a gestão de projetos digitais em sua empresa, então este post foi feito para você! Aqui nós listaremos alguns dos erros mais comuns e indicaremos como evitá-los. Pegue um café e confira!
Contents
1. Não ter uma cultura de gestão de projetos digitais
Antes de pensar em resultados, é preciso incorporar na cultura da empresa a gestão de projetos como algo essencial e rotineiro. Sem essa compreensão e aceitação por parte de todos os envolvidos nos projetos, adotar esse tipo de gestão se torna impossível. No entanto, não adianta pegar um modelo na internet e tentar aplicá-lo diretamente em sua empresa.
É preciso adequar todas as etapas à sua realidade e alinhá-las com os valores já existentes. A cultura de uma empresa é complexa e, por isso, modificá-la pode ser bem trabalhoso. Estabeleça processos e determine indicadores-chave de performance (KPIs) de modo a padronizá-los e permitir a avaliação de cada um.
2. Gerenciar muitos projetos ao mesmo tempo
Gerenciar um projeto sem processos específicos já é algo complicado, agora imagine tocar muitos deles sem uma base para direcionar os esforços? Pois é! Infelizmente, essa é uma realidade muito comum em diversas empresas.
No item anterior, falamos sobre a necessidade de uma cultura de gestão e, aqui, ela demonstra a sua importância. Ao estabelecer processos e métodos avaliativos, é possível expandir sua produção de modo escalado, permitindo a gestão de diversos projetos ao mesmo tempo sem perder a qualidade.
Escalar a gestão de projetos exige, além da definição de processos, o alinhamento da comunicação entre todos os envolvidos e a adoção de ferramentas que viabilizem o trabalho de maneira simplificada — falaremos mais disso nos próximos tópicos.
3. Não se comunicar bem com os colaboradores
Outra grande dificuldade, principalmente quando se trabalha com profissionais externos à organização, é conseguir alinhar a comunicação de modo que “todos falem a mesma língua”. Muitas vezes, a compreensão sobre os objetivos do projeto fica comprometida por falta de uma comunicação eficiente, abrindo espaço para diversas interpretações e tornando a gestão falha.
Para garantir a qualidade nessa comunicação, o gestor deverá lançar mão de todos os meios possíveis para alinhar os envolvidos no projeto e estabelecer uma comunicação clara e direta. Incentivá-los a perguntar quando houver dúvidas é uma excelente opção.
4. Não usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Você já tentou apertar um parafuso sem uma chave de fenda? É difícil, concorda? Se essa simples tarefa exige o uso de uma ferramenta adequada, por que com a gestão de projetos digitais poderia ser diferente?
Não importa se é apenas um projeto ou se são vários, é preciso ter alguma solução eficiente para acompanhar e documentar cada etapa do processo. Planilhas de Excel até podem funcionar por um tempo, mas são muito suscetíveis a erros.
O ideal é adotar uma ferramenta completa que possibilite o registro de cada tarefa e que gere relatórios de desempenho por projeto e por profissionais. Outro item essencial é um cronograma. Sem ele, as chances de atrasos nas entregas são muito grandes. Afinal, somos humanos e, com a correria do dia a dia, alguns prazos podem passar batidos.
5. Não estabelecer objetivos
Pode parecer uma loucura, mas é muito comum a existência de projetos sem um objetivo claro. Para evitar essa situação é preciso elaborar um planejamento completo sobre o que é o projeto e qual é o objetivo desejado.
Para estabelecê-lo, é preciso compreender a situação atual da empresa, onde ela quer chegar, o que precisa ser feito e qual é o perfil do público a ser impactado. Sem essas informações, os objetivos se tornam vazios ou inalcançáveis.
Como você percebeu, a realização de pesquisas é fundamental para definir um objetivo e, sem elas, a equipe poderá determinar processos de baixa eficiência, metas irrelevantes e, consequentemente, prazos errados.
6. Não seguir um cronograma
Um dos maiores erros da gestão de projetos digitais é não criar um cronograma de entregas. Infelizmente, ele é bastante comum e compromete seriamente a qualidade dos resultados obtidos em cada etapa.
Se as tarefas não têm uma data de entrega definida, elas ficam para mais tarde e a desculpa é sempre a mesma: “apareceu uma urgência e precisamos passá-la na frente”. Sem a definição de um prazo, as entregas perdem sua importância e caem no esquecimento.
Outro erro comum relacionado aos prazos é não seguir o cronograma definido. De nada adianta passar horas (sim, é um pouco demorado) calculando prazos para cada tarefa se a equipe não cumpre o que foi determinado.
Portanto, respeitar prazos e entregar as tarefas dentro do tempo estipulado é fundamental para o bom andamento de um projeto, para a qualidade na entrega e para a satisfação do cliente.
7. Investir em projetos sem futuro
Não é difícil encontrar equipes inteiras investindo seu tempo e sua energia em projetos pouco promissores ou que não fazem sentido algum para a estratégia do cliente. Para evitar esse tipo de situação, a utilização dos KPIs é essencial.
Se um determinado projeto não está gerando resultados ou se eles são mínimos e pouco agregam aos resultados do cliente, talvez seja a hora de parar e reavaliá-lo por inteiro. Quando isso ocorre, é sinal de que o planejamento foi mal elaborado.
Por isso, mesmo que o projeto ainda não esteja concluído, sempre avalie o seu desempenho, veja se está como deveria e, caso seja necessário, realize os devidos ajustes. Não há nada pior do que o desperdício de verba com projetos que não trarão resultados.
Esses são apenas alguns erros na gestão de projetos digitais que podem comprometer toda a estratégia de uma empresa e fazê-la perder tempo e dinheiro. Contudo, ao seguir essas nossas dicas, não há dúvidas de que você terá sucesso!
E você? Conhece algum outro erro que não falamos aqui? Deixe suas opiniões e dúvidas nos comentários e conte-nos sobre suas experiências!
Muito boa essas dicas. Parabéns pelo conteúdo.
Preciso seguir esses passos, parecem simples de fazer mas é dificil de executar.
Olá, Bom dia!!!
Dentre esses passos que foi passo aqui nesse artigo, o que mais me chamou atenção foi a parte de gerenciar muitos projetos ao mesmo tempo, ou seja, a falta de foco, mais isso não é uma exclusividade minha, são de muitas pessoas que eu ja percebi. e estou tentando melhorar isso o mais rápido possível, pois realmente aparecem muitas ideias novas que se dizem milagrosas e na verdade é só mais uma para nos atrasar e não sair do lugar, muito obrigado por passar essas informações.
Obrigado e sucesso…….
Bom dia. Muito obrigada pelo artigo. Adorei 🙂 Mesmo gosto de utilizar as ferramentas digitais como kanbantool.com, especialmente quando tenho varios projetos ao mesmo tempo. Kanban e as ferramentas assim ajudam muito organizar o projeto e controlar o tempo. Com os prazos apertados, ferramentas assim salva a vida 🙂
Que bom que gostou Lara! 🙂 Continue nos acompanhando… até breve!