Desmaterialização das comunicações: Diga Adeus ao Papel!

Continua a desperdiçar dinheiro e a prejudicar o ambiente com comunicações em papel? Descubra como isso pode impactar negativamente o seu negócio!

A desmaterialização das comunicações incide em 2 grandes eixos: ambiental e financeiro. Mas, para o caso, de não estar interessado em ter uma política de responsabilidade social ligada ao ambiente tenho a certeza que se preocupa com o impacto que a desmaterialização tem no seu bolso, acertei?

No setor privado a desmaterialização já é uma realidade há muitos anos.

Nos últimos tempos, o Estado Português e instituições de utilidade pública como a Deco e a ANACOM têm vindo a adoptar e implementar medidas concretas (apesar de haver ainda muito a fazer) para tornar a desmaterialização das comunicações progressivamente uma realidade.

Vejamos alguns casos práticos:

Tribunais e Banco de Portugal eliminam 50 mil notificações em papel

Em Outubro de 2019 foi celebrado um protocolo entre o Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça (IGFEJ) e o Banco de Portugal que permitiu que as cerca de 50 mil notificações anuais, que anteriormente eram feitas em carta por via postal, entre os tribunais e o Banco de Portugal passassem a ser feitas por via eletrónica.

Esta iniciativa permite ainda acelerar as comunicações, assegurar que estão atualizadas e eliminar custos postais, dispensando os recursos de ambas as partes que seriam necessários para a expedição e receção dos documentos, assim como a sua integração em sistema informático.

Leia aqui o comunicado na íntegra.

As faturas em papel vão mesmo acabar?

O novo regime entrou em vigor a 16 de Maio de 2019 e de acordo com a Portaria n.º 144/2019 publicada no Diário da República, todos os comerciantes e prestadores de serviços que pretendam ser dispensados de imprimir em papel as faturas que emitem para os seus clientes ou da sua transmissão por via electrónica, devem comunicar à Autoridade Tributária essa opção através do Portal das Finanças.

Para saber em que circunstâncias está dispensado da impressão ou da transmissão por via eletrónica das faturas consulte o decreto-lei aqui ou se não tiver tempo para ler veja este artigo dos nossos amigos da Moloni.

Relativamente ao setor privado a desmaterialização é já uma realidade.

Sonae poupa 15 milhões de euros anuais com fatura eletrónica para fornecedores

“A desmaterialização do processo de faturação dos fornecedores proporcionou, assim, poupanças anuais superiores a 15 milhões de euros, contribuindo para uma maior eficiência e produtividade das atividades desenvolvidas pelas várias unidades de negócio da Sonae”, disse a Sonae, em comunicado.

Ainda de acordo com o mesmo comunicado da empresa, “A Sonae conseguiu ainda melhorar a sua pegada ecológica, poupando anualmente mais de 90 toneladas de papel, 10 milhões de litros de água e mais de 50 toneladas de emissões de CO2, bem como salvando 2.500 árvores.”

Leia aqui o comunicado na íntegra.

Que tipo de comunicações podem ser desmaterializadas e porquê?

Há vários tipos de Comunicações que podem e devem ser desmaterializadas:

1. Comunicações comerciais
2. Comunicações transacionais
3. Comunicações informativas
4. Comunicações oficiais

1. Comunicações Comerciais

As comunicações comerciais podem ir do mero folheto aos cartões de fidelização.

Já aqui escrevi sobre como os panfletos são literalmente a dispensa de todo o tipo de publicidade nos automóveis, desde a pastelaria que vai abrir, à nova promoção do ginásio da zona onde o automóvel está estacionado.

A sua caixa de correio também é uma dispensa, mas para isso temos estes fantásticos selos que a Direção-Geral do Consumidor promove e oferece.

A verdade é que as pessoas já estão programadas para não ver publicidade, por isso é que quando vê televisão e começa a ser exibida publicidade muda imediatamente de canal ou no Youtube ignora os anúncios mal tenha essa possibilidade ou em qualquer site ignora os banners… ou… ou… enfim… panfletos na verdade são como tiros no escuro. Concorda comigo?

E como se não bastasse tem todas estas desvantagens:

1. É caro para um pequeno negócio
2. Não sabe quantas pessoas ouviram ou leram os seus anúncios
3. Não consegue segmentar o seu público de forma adequada
4. Não consegue ter praticamente nenhuma métrica de resultado
5. Não consegue interagir com os potenciais clientes

2. Comunicações Transacionais

Se não sabe o que é nós explicamos aqui.

Se as comunicações transacionais acontecem sempre que o utilizador realiza alguma ação, já reparou que o nível de atenção dessa comunicação será incomparavelmente superior ao de uma newsletter ou SMS normal?

Pode e deve fazer comunicações transacionais porque, de uma forma geral a sua entregabilidade vai aumentar. E porquê?

Porque essas comunicações são lidas em 99% dos casos!

Por isso, nada melhor que enviar um email ou um SMS transacional para ajudar o Hotmail, Gmail e todos os outros a perceber que as suas comunicações são totalmente pertinentes para aumentar a sua entregabilidade. Mas não é tudo!

Se as suas comunicações transacionais são lidas em 99% dos casos porque as pessoas estão muito mais atentas e predispostas a ler os seus emails e SMS porque é que não aproveita para promover outros produtos ou serviços?

Quantas vendas a mais pode uma loja online fazer quando num email transacional de compra, faz cross selling com outros produtos? E o melhor é que isto funciona para qualquer área de negócio!

3. Comunicações Informativas

Existem aqui alguns tipos de comunicações, principalmente, pelo seu carácter de serviço público que fazem sentido diferenciar dos outros tipos de comunicações.

Por comunicações informativas podem entender-se todo o tipo de comunicações que não são de carácter comercial “puro e duro”, muito embora possam fazer parte de transações comerciais, como por exemplo os lembretes de consulta médica ou a prescrição electrónica de medicamentos.

Segundo dados recolhidos pelo último relatório do Instituto Nacional de Estatística foram realizadas 18,9 milhões de consultas médicas nos hospitais e o Serviço Nacional de Saúde revelou que, desde 2010, não se realizam, por ano, 1 milhão de consultas por ausência do paciente.

Este é apenas um exemplo flagrante de como uma solução simples, como um lembrete por SMS, pode ajudar a resolver um problema gigante.

Mas há muitos outros. Por exemplo:

1. Comissão Nacional de Eleições: Enviar números de eleitor e dizer qual o local de voto
2. Protecção Civil: Sistemas de Alerta à População em caso de catástrofe (Caso exista internet e rede móvel)
3. Avisos de Vacinas
4. Avisos de renovação da licença/registo para animais
5. Alertas para renovação do cartão do cidadão, carta de condução, etc
6. Direção Geral da Educação: Avisos de entrada da faculdade e todo o tipo de notificações a alunos e pais dos alunos
7. E muito mais!

4. Comunicações Oficiais

Aqui é onde provavelmente há mais trabalho a fazer.

As comunicações oficiais podem ir desde as faturas, contratos e comunicações legais como as acima referidas até às multas de trânsito e dívidas à Via Verde como esta.

As dívidas à Via Verde são já (infelizmente) um clássico em Portugal e existem até artigos de opinião como este que questionam porque é que o Estado, através da Autoridade Tributária, faz cobrança de dívidas de uma empresa privada.

Existe igualmente jurisprudência com casos em que os Tribunais anularam as multas relacionadas com portagens em falta pela ausência de factos que sustentem as contra-ordenações.

O advogado envolvido neste caso afirma mesmo que a lei, “tal como está é inconstitucional” e vai mais longe: «Se são 250 coimas, não devem ser instaurados 250 processos individuais, mas um único, para evitar que o condutor tenha de apresentar 250 defesas e pagar 250 taxas de Justiça e 250 pedidos de apoio judiciário. Não faz sentido».

O Problema:

E se a pessoa desconhece que a Via Verde deixou de estar associada à sua conta? E se houve problemas técnicos no identificador? E se houve alteração de morada? E se… e se…

O potencial de inação do contribuinte por desconhecimento é gigantesco. Por outras palavras, pode até na maioria dos casos querer pagar mas simplesmente não sabia o que estava a acontecer.

Será que o envio de um simples email ou SMS não poderiam ajudar complementando ou até substituindo as notificações por carta?

Email e SMS como prova em tribunal

O paradigma de que todas as comunicações oficiais (faturas, contratos, avisos, comunicações legais) devem obrigatoriamente ser feitas por carta, mesmo que em carta normal ou registo simples, deve ser desmistificado.

A verdade é que já existe Jurisprudência na Europa e em Portugal onde, o facto de uma comunicação ser digital em vez de física, serve como prova da comunicação em tribunal:

“As mensagens curtas de texto (SMS) têm sido cada vez mais utilizadas como prova. Firmou-se jurisprudência quanto à desnecessidade de intervenção judicial na obtenção e junção ao processo dessas mensagens, se o seu destinatário (normalmente o lesado) der autorização para essa junção (…)

Leia aqui na íntegra a nota prática do gabinete de CiberCrime do Ministério Público.

O que é que devo então fazer na minha empresa?

Se trabalha numa instituição governamental ou qualquer órgão do Estado o que queremos em primeiro lugar é alertar para uma importante mudança de mentalidades no que se refere à atuação do Estado relativamente aos seus contribuintes.

O Estado já deu passos firmes no sentido de desmaterializar processos e comunicações mas há ainda muito a fazer, como o prova a relação da AT com os contribuintes relativamente à cobrança de portagens.

Se está no setor privado tem o poder de atuar já, principalmente se tem um cargo de decisão. Claro que as empresas ao avançarem para este novo paradigma, devem munir-se de ferramentas que lhes garantam a prova inequívoca da comunicação (com as devidas certificações e assinaturas) e devem garantir que o email e SMS possam ser meios oficiais de comunicação.

Lembre-se sempre que, quer trabalhe no setor público ou no setor privado também é um contribuinte por isso este tema interessa-lhe em qualquer uma das situações.

Conclusão:

A desmaterialização de documentos é uma área em constante mutação ao longo dos tempos mas nunca como hoje tivemos tantos meios ao nosso dispor para operar essa (necessária) mudança.

A desburocratização de processos, o combate à economia informal, fraude e a evasão fiscal são alguns dos motivos que sustentam a evolução da desmaterialização.

Para além disso permite que se gaste muito menos papel, diariamente, o que contribui para a preservação do meio ambiente que é de todos. E não é assim tão difícil.

Na E-goi procuramos dar o exemplo, por isso, já foram descontinuadas as justificações de ausência dos colaboradores em papel, entre outras medidas.

E por aí? Já começou a descontinuar a utilização do papel?

Qual a sua opinião sobre a desmaterialização das comunicações?