Se deseja melhorar a gestão de projetos digitais na sua empresa, então este post foi feito para si! Aqui nós listaremos alguns dos erros mais comuns e indicaremos como evitá-los. Vá buscar um café e confira!
Desenvolver uma boa gestão de projetos digitais não é uma tarefa fácil. Afinal, são muitas etapas e muitos detalhes que precisam ser observados a fim de garantir a qualidade e os bons resultados. Assim, várias empresas comentem erros nesse processo.
Se deseja melhorar a gestão de projetos digitais na sua empresa, então este post foi feito para si! Aqui nós listaremos alguns dos erros mais comuns e indicaremos como evitá-los. Vá buscar um café e confira!
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1. Não ter uma cultura de gestão de projetos digitais
Antes de pensar em resultados, é preciso incorporar na cultura da empresa a gestão de projetos como algo essencial e rotineiro. Sem essa compreensão e aceitação por parte de todos os envolvidos nos projetos, adotar esse tipo de gestão torna-se impossível. No entanto, não adianta pegar num modelo que encontrou na internet e tentar aplicá-lo diretamente na sua empresa.
É preciso adequar todas as etapas à sua realidade e alinhá-las com os valores já existentes. A cultura de uma empresa é complexa e, por isso, modificá-la pode ser muito trabalhoso. Estabeleça processos e determine indicadores-chave de performance (KPIs) de modo a padronizá-los e permitir a avaliação de cada um.
2. Gerir muitos projetos ao mesmo tempo
Gerir um projeto sem processos específicos já é algo complicado, agora imagine implementar muitos deles sem uma base para direcionar os seus esforços? Pois é! Infelizmente, esta é uma realidade muito comum em diversas empresas.
No ponto anterior, falamos sobre a necessidade de uma cultura de gestão e, aqui, ela demonstra a sua importância. Ao estabelecer processos e métodos de avaliação, é possível expandir a sua produção de forma escalável, permitindo a gestão de diversos projetos ao mesmo tempo sem perder a qualidade.
Escalar a gestão de projetos exige, além da definição de processos, o alinhamento da comunicação entre todos os envolvidos e a adoção de ferramentas que viabilizem o trabalho de maneira simplificada — falaremos mais disso nos próximos tópicos.
3. Não comunicar bem com os colaboradores
Outra grande dificuldade, principalmente quando se trabalha com profissionais externos à organização, é conseguir alinhar a comunicação de modo a que “todos falem a mesma língua”. Muitas vezes, a compreensão sobre os objetivos do projeto fica comprometida por falta de uma comunicação eficiente, abrindo espaço para diversas interpretações e tornando a gestão falível.
Para garantir a qualidade nessa comunicação, o gestor deverá usar todos os meios possíveis para alinhar os envolvidos no projeto e estabelecer uma comunicação clara e direta. Incentivá-los a perguntar quando houver dúvidas é uma excelente opção.
4. Não usar uma ferramenta de gestão de projetos
Já tentou apertar um parafuso sem uma chave de fenda? É difícil, concorda? Se essa simples tarefa exige o uso de uma ferramenta adequada, por que é que com a gestão de projetos digitais poderia ser diferente?
Não importa se é apenas um projeto ou se são vários, é preciso ter alguma solução eficiente para acompanhar e documentar cada etapa do processo. Ficheiros de Excel até podem funcionar durante algum tempo, mas são muito suscetíveis a erros.
O ideal é adotar uma ferramenta completa que possibilite o registo de cada tarefa e que gere relatórios de desempenho por projeto e por profissionais. Outro item essencial é um cronograma. Sem ele, as hipóteses de atrasos nas entregas são muito grandes. Afinal, somos humanos e, com a correria do dia a dia, podemos nem nos dar conta que alguns prazos definidos já expiraram.
5. Não estabelecer objetivos
Pode parecer uma loucura, mas é muito comum a existência de projetos sem um objetivo claro. Para evitar essa situação é preciso elaborar um planeamento completo sobre o que é o projeto e qual é o objetivo desejado.
Para estabelecê-lo, é preciso compreender a situação atual da empresa, onde ela quer chegar, o que precisa ser feito e qual é o perfil do público a ser impactado. Sem essas informações, os objetivos tornam-se vazios ou inalcançáveis.
Como já percebeu, a realização de inquéritos é fundamental para definir um objetivo e, sem elas, a equipa poderá determinar processos de baixa eficiência, metas irrelevantes e, consequentemente, prazos errados.
6. Não seguir um cronograma
Um dos maiores erros da gestão de projetos digitais é não criar um cronograma de entregas. Infelizmente, este erro é bastante comum e compromete seriamente a qualidade dos resultados obtidos em cada etapa.
Se as tarefas não têm uma data de entrega definida, elas ficam para mais tarde e a desculpa é sempre a mesma: “apareceu uma urgência e precisamos passar à frente dessa tarefa”. Sem a definição de um prazo, as entregas perdem a sua importância e caem no esquecimento.
Outro erro comum relacionado aos prazos é não seguir o cronograma definido. De nada adianta passar horas (sim, é um pouco demorado) calculando prazos para cada tarefa se a equipa não cumpre o que foi determinado.
Portanto, respeitar prazos e entregar as tarefas dentro do tempo estipulado é fundamental para o bom andamento de um projeto, para a qualidade na entrega e para a satisfação do cliente.
7. Investir em projetos sem futuro
Não é difícil encontrar equipas inteiras a investir o seu tempo e a sua energia em projetos pouco promissores ou que não fazem nenhum sentido para a estratégia do cliente. Para evitar esse tipo de situações, a utilização dos KPIs é essencial.
Se um determinado projeto não está a gerar resultados ou se eles são mínimos e pouco agregam aos resultados do cliente, talvez seja o momento de parar e reavaliá-lo por inteiro. Quando isso acontece, é sinal de que o planeamento foi mal elaborado.
Por isso, mesmo que o projeto ainda não esteja concluído, avalie sempre o seu desempenho, veja se está como deveria e, caso seja necessário, realize os devidos ajustes. Não há nada pior do que o desperdício de verbas com projetos que não trarão resultados.
Estes são apenas alguns erros na gestão de projetos digitais que podem comprometer toda a estratégia de uma empresa e fazê-la perder tempo e dinheiro. Contudo, ao seguir estas nossas dicas, não existem dúvidas de que estará no caminho do sucesso!
E você? Conhece algum outro erro do qual não falamos aqui? Deixe as suas opiniões e dúvidas nos comentários e conte-nos as suas experiências!