Criar processos na sua empresa pode ser uma tarefa mais fácil do que parece. Confira estas 5 dicas!
Qual é o objetivo da sua empresa? Saiba que há meios para garantir um caminho coerente para atingir esse resultado esperado: o mapeamento de processos. Mas o que talvez possa não saber é que essa estratégia sozinha não basta. É preciso criar processos e alimentar essa cultura dentro do seu negócio.
Se ficou curioso e quer saber mais sobre o assunto, fique atento aos próximos tópicos!
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Como posso criar processos eficientes dentro da minha empresa?
Como falamos anteriormente, mapear não é o suficiente para alcançar o objetivo da sua empresa. Você, como líder da equipa, deve fazer mais: é necessário adquirir o hábito de criar processos.
Este ponto é extremamente necessário, já que esforços descontextualizados, como um mapeamento sem critério ou sem planeamento, não têm função, porque não podem ser aplicados no dia a dia.
Se decidiu criar processos relevantes na empresa, precisa saber quais são as dicas para torná-los realidade e serem constantes. Quer saber quais são essas dicas? Então confira agora os 5 segredos sobre a criação de processos relevantes no seu trabalho!
1. Escolha processos que geram mais valor ao seu negócio
Tal como você, nós sabemos que o ideal é mapear e definir todos os processos da empresa, mas nem sempre isso é possível – seria necessário investir muitos recursos, além de ser extremamente trabalhoso.
Por isso, é importante que priorize os processos que geram mais valor ao seu negócio, além dos casos que são mais críticos. Aqueles que, se não acontecerem da forma correta, podem paralisar a empresa ou causar grandes prejuízos.
Então conseguiu definir quais são os processos mais valiosos. A missão agora é iniciar o trabalho, mapeando o que gera mais valor, de forma a entender quais os recursos disponíveis e os problemas que é preciso resolver.
2. Mapeie os processos atuais
Os processos são inerentes à empresa. A questão aqui é que, para visualizá-los da melhor forma, além de padronizar a estratégia, é necessário que cada etapa seja mapeada.
Há diversos benefícios na utilização dessa estratégia (falaremos mais sobre eles no final do post). Para a sua empresa ter acesso a eles, deve criar mapas completos, que contenham informações relevantes, além de serem bem estruturados.
No mapeamento, é possível observar na totalidade os detalhes das etapas e sugerir melhorias e soluções para os problemas encontrados na rotina de trabalho. Para aceitar a missão de mapear os processos, fazendo da forma realmente correta, deve responder a algumas perguntas:
- o que vai mapear?
- por que quer fazer isso?
- há problemas já apontados nesse processo?
- o que espera encontrar no mapeamento?
3. Procure sempre por oportunidades de melhoria
Como líder, qual é a sua missão dentro da empresa, em relação aos resultados? Há um ponto que sobressai: a melhoria. Deve manter-se atento a qualquer oportunidade que possa afetar positivamente o seu trabalho e, consequentemente, os resultados.
Lembre-se de que o mundo dos negócios está em constante movimentação e que sua equipa deve seguir o mesmo ritmo. Instigue a curiosidade dos colaboradores para que procurem novidades no assunto, além de proporcionar à equipa novas formações.
É claro que as oportunidades de upgrades não se resumem às formações. Há outros pontos aos quais se pode prestar atenção e torná-los oportunidades. Fizemos uma lista com os erros mais recorrentes, que nada mais são do que oportunidades de melhoria. Confira!
- Atraso: demora na finalização de uma tarefa, o que compromete a continuidade dos próximos processos;
- funil: impedimento na finalização de um ponto da produção, que impede que outras tarefas sejam realizadas;
- desperdício: processos finalizados, mas que utilizam mais recursos do que deveriam;
- handoff: tarefas que mudam de instância, ou seja, que passam para a responsabilidade de outro colaborador e que são prejudicadas pela falta de comunicação entre a equipa.
4. Automatize a análise de resultados
Se o assunto é a melhoria no trabalho, seja qual for o método aplicado, já deve saber que a tecnologia precisa ter espaço e tempo para ser implementada. Nesse caso, a dica é considerar as facilidades proporcionadas pela automação. Saiba, por isso, que a automatização pode ajudar a viabilizar os processos na empresa.
Utilizando softwares específicos, pode promover a automação e a medição de resultados em tempo real. Isso proporciona, é claro, mais agilidade, mas também a certeza do que está a funcionar bem e menos bem. Tendo essas informações, é possível saber quais são as estratégias corretas e tomar as precauções necessárias para corrigir os pontos negativos.
5. Priorize as melhorias continuamente
Depois de ter implementado os processos na empresa, a missão é manter tudo a funcionar e a gerar ainda mais resultados. Para que isso aconteça, é necessário monitorar e acompanhar as ações. Saiba que o trabalho de criar e executar os processos nunca termina – e nem deve!
A sua parte, para gerar e manter melhorias contínuas, é perceber como os processos acontecem e observar como cada passo pode ser melhorado. Já deve ter ouvido falar que “a pressa é inimiga da perfeição”. É exatamente a essa ideia que a sua equipa deve apegar-se.
Quais são os benefícios de criar processos e mapeá-los?
Agora que já conheceu as nossas dicas para fazer um bom mapeamento de processos na sua empresa, deve estar curioso para saber quais são os benefícios pontuais dessas estratégias. Acertamos? Pois bem, então vamos à lista das principais vantagens:
- aumento da capacidade produtiva da empresa;
- visualização completa dos pontos fortes e fracos de cada etapa;
- possibilidade de corrigir as tarefas que não são tão importantes ou que prejudicam o ritmo de trabalho;
- eliminação de erros técnicos;
- melhoria na qualidade do serviço e do produto.
Aproveite a oportunidade e coloque as nossas dicas de como criar processos em ação! Os benefícios estão claros e imperdíveis, e não pode perder essa garantia de upgrade em todos os setores do seu negócio!
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