O seu planeamento de projeto é eficiente? Preparamos um post recheado de dicas práticas para torná-lo o melhor. Venha connosco!
O planeamento de projetos é parte fundamental para uma agência de sucesso. Isso porque a organização reina no escritório, e toda equipa tem, de forma esclarecida, as suas próprias responsabilidades para a concretização do serviço.
Podemos dizer que, a partir do momento em que o planeamento é implementado na agência, a equipa trabalha como uma orquestra musical: tudo está e mantém-se em ordem – recursos necessários, método de trabalho, equipa à disposição. Agora é só colocar as mãos na massa.
Confira agora as 6 dicas da E-goi para construir um plano de projetos eficiente. Venha connosco!
Contents
1. Conte com o âmbito de trabalho de toda a equipa
A definição do âmbito do projeto é uma das primeiras coisas que devem ser feitas na construção de um planeamento eficiente. É nesse passo que são definidas as questões que levarão o projeto a um patamar superior de sucesso, como a abordagem e os processos utilizados em toda a execução.
Saiba que todo e qualquer projeto que a sua agência for trabalhar necessita de um âmbito esclarecido, direto e recheado de informações relevantes, como datas, deadlines, estratégias de relação com o público-alvo e o real impacto do projeto para o cliente.
Lembre-se de que esse âmbito deve ser um dos materiais-base para a execução do trabalho. Por isso, toda a equipa relacionada com ele deve ter acesso e compreender o quê e quando cada serviço deve ser realizado em cada etapa.
2. Tenha recursos bem definidos
Assim como o âmbito, os recursos necessários para a execução do projeto é outro ponto essencial para o sucesso do trabalho. Como “recursos”, estamos a referir-nos a tudo que é necessário para um projeto de qualidade, inclusive os colaboradores responsabilizados por cada tarefa.
É trabalho da gestão encontrar membros da equipa que tenham o conjunto de capacidades necessário para um resultado eficiente em cada etapa. Por isso, é essencial que observe as qualidades dos colaboradores. Saiba que “tapar buracos” ou improvisar na equipa não devem ser uma opção.
Então, antes de dar início à execução, reúna todos os colaboradores preparados para o serviço e garanta que estejam disponíveis para as datas necessárias. Caso não encontre um colaborador pronto para o projeto, vale a pena considerar a contratação ou a terceirização de um profissional excelente.
3. Construa cronogramas detalhados
Como bem deve saber, o âmbito não é o único documento que esclarece os procedimentos do projeto. Para ter um planeamento eficiente de projetos na sua agência, deve aplicar-se em definir cronogramas detalhados para cada etapa do projeto.
Observe essa responsabilidade como um relógio para o plano de ação: quanto tempo a agência tem para entregar o trabalho; quanto tempo cada etapa exige? Seja detalhista para definir esses períodos, mas não observe apenas a procura. É necessário conhecer e levar em consideração o ritmo de trabalho dos colaboradores.
Conhecer a sua equipa e a proposta de projetos parecem ser o suficiente para construir bons cronogramas. Mas não é só isso: também precisa levar em consideração os possíveis imprevistos para, assim, não permitir que o “relógio” do projeto perca o ritmo. Caso não encontre uma solução criativa para lidar com o percalço, mantenha a calma: justifique e atualize o cronograma!
4. Liste as etapas maiores
Já tendo o cronograma em mãos, a próxima etapa é reconhecer e listar as grandes etapas relacionadas com o projeto de trabalho da sua agência. Esse ponto do planeamento também pode ser conhecido como EAP – ou Estrutura Analítica do Projeto.
Essa ferramenta serve para diagramar os níveis hierárquicos das tarefas e deve ser construída a partir de cada grupo responsável por cada etapa de trabalho. Há diversos modelos que podem ser utilizados para organizar essa listagem. O mais comum é o de cascata, em que as ações são sequenciadas e podem ser bastante detalhadas.
Considere que, nessa parte do projeto, todos os setores de entrega precisam andar juntos até à conclusão dele na agência. Se está numa posição de gestão, tem a responsabilidade de orquestrar a equipa para executar esse plano.
5. Desenvolva um plano preliminar
Se o seu planeamento chegou até aqui, já tem detalhado tudo o que deve ser feito, quem deve fazer cada parte e quando devem ser entregues cada setor do projeto. Mas e as pendências? Chegou a hora de pensar no que deixou de ser feito.
A primeira coisa a fazer é reunir todas as pendências relacionadas com o projeto e, então, incluí-las num projeto que as resolva. Volte ao âmbito do trabalho e reveja onde cada questão pode ser incluída. Esse esboço deve contar com informações que resolvam as pendências do trabalho, como:
- prazo de entrega;
- detalhe da tarefa;
- ações alternativas, caso apareçam imprevistos;
- recursos necessários para realizar as tarefas pendentes, etc.
Em suma, deve criar um novo planeamento, baseado apenas no que deixou de ser feito. Esforce-se para que o esboço seja claro e completo, assim como os tópicos anteriores do planeamento do projeto em questão.
6. Acompanhe tudo com frequência
Todo o plano foi estabelecido e partilhado com a equipa, todos os colaboradores estão a trabalhar no projeto, e agora? Chegou a hora de acompanhar tudo de perto. Além de você, se está numa posição de gestão da agência, os responsáveis por cada setor também devem estar focados em garantir que toda a equipa esteja a produzir conforme o cronograma.
Sabemos qual a importância que um líder tem para a sua equipa. Por isso, não permita que compromissos externos prejudiquem o acompanhamento do serviço. Caso aconteça, é necessário rever o plano de ação ou convocar um “braço direito” para guiar o planeamento.
Agora que já sabe como criar um planeamento de projetos eficiente não se esqueça de manter a comunicação ativa dentro da empresa e de aplicar as nossas 6 dicas deste post. Assim você e toda a equipa vão usufruir dos ganhos de um bom plano de trabalho na agência!
Qual a dica que mais gostou? O que já tem implementado na sua rotina de trabalho? Qual é o seu segredo para manter o planeamento bem estruturado? Partilhe connosco através da caixa de comentários abaixo!