Para garantir que os processos sejam organizados, é imprescindível que sejam realizados um mapeamento e a estruturação das atividades na agência. Saiba mais!
Prezar pela organização no trabalho é um dever dos gestores e, também, dos colaboradores de uma agência. Assim como em qualquer negócio, é preciso que todos os processos sejam muito bem organizados, para que não ocorram erros, tampouco a falta de comunicação.
Para garantir que os processos sejam organizados, é imprescindível que sejam realizados um mapeamento e a estruturação das atividades, para que se tenha um bom fluxo de trabalho.
Além disso, deve-se conhecer os principais erros relacionados à organização no trabalho, que precisam ser evitados em uma agência. De tal maneira, você conquistará mais resultados positivos no negócio.
Quer saber quais são esses erros e eliminá-los de uma vez por todas da sua agência? Então, é só continuar lendo este artigo. Listaremos e explicaremos os principais deles. Confira!
Contents
1. Falta de um bom briefing
O briefing é imprescindível para o organização no trabalho de uma agência. Ao passar um job para a equipe, é necessário que tudo seja muito bem explicado, trazendo todos os detalhes que devem ser trabalhados, para que nada seja negligenciado.
Nesse documento, devem ser incluídas informações gerais do projeto, como a linguagem a ser adotada ao produzir conteúdo textual, as cores e o estilo de imagem que devem ser utilizados para seguir a identidade visual da marca, a definição da persona da empresa etc.
Além disso, também devem ser trazidas informações específicas de cada trabalho desenvolvido para o cliente. Assim, evita-se problemas de reprovação ou uma grande quantidade de pedidos de alterações antes de o projeto ser finalizado.
O briefing também pode ser dividido em etapas, conforme a linha de produção da agência. Imagine, por exemplo, que um cliente contratou sua empresa para desenvolver um site.
Em seu esquema interno, para desenvolver esse processo, são envolvidos, pelo menos, três profissionais: um redator, um designer e um programador. Assim sendo, pode ser criado um briefing para cada um deles. Assim, evita-se um documento muito grande, o que pode fazer com que o profissional se confunda, lendo informações que não estão relacionadas à sua etapa.
Para o redator que vai escrever os textos do site, por exemplo, pouco importa qual é a cor que deve ser utilizada nas imagens que ilustrarão a produção textual. Por isso, fazer briefings separados é uma alternativa interessante.
2. Não formalização de pedidos
Um erro muito cometido em agências são os pedidos não formalizados. Eles acontecem quando o supervisor de um time pede para alguém da sua equipe desenvolver uma atividade “de boca”, sem documentar nada.
Acontece que, sem um pedido formal, é bem provável que o colaborador acabe esquecendo-se de fazer o que foi solicitado, em meio a tantas demandas que ele tem no seu dia a dia. Por isso, tudo precisa ser documentado, preferencialmente por e-mail ou um software de gestão que seja utilizado.
De tal modo, esse erro não acontecerá, e a organização no trabalho não será comprometida.
3. Excesso de interlocutores no processo
Também é bastante comum vermos casos em que o excesso de interlocutores no processo acaba dificultando a organização no trabalho. É o que acontece quando a agência tem um atendimento que faz contato com o cliente e, depois, repassa as demandas para um gestor, que, por sua vez, comunica as equipes.
O problema é que todo esse processo pode acabar gerando um “telefone sem fio”, de modo que as informações chegam de forma distorcida a quem precisa executar determinada tarefa.
Para solucionar esse problema, é necessário criar fluxos de comunicação bem desenvolvidos, para que ruídos não ocorram. Em muitos casos, eliminar interlocutores e dar mais liberdade para que os profissionais se comuniquem com os clientes, por exemplo, é uma opção interessante.
Obviamente, isso deve ser feito com cuidado. Não é recomendado ficar sempre ligando ou perguntando coisas para os clientes. Porém, eventualmente, é bom agendar uma call e tirar dúvidas, antes de fazer algo errado.
4. Canais de comunicação interna deficientes
Sim, por mais que as agências sejam empresas de comunicação e a maioria dos seus colaboradores sejam profissionais formados em comunicação, problemas por conta dos processos comunicacionais internos serem deficientes são mais comuns do que se imagina.
Porém, aquele ditado que diz que “em casa de ferreiro, o espeto é de pau” não deve ser uma máxima a ser adotada pelas agências. Para que o trabalho seja organizado, deve-se ter uma comunicação eficiente na agência.
Existem diversos recursos que podem ser utilizados para que a comunicação seja efetiva, desde uma simples ligação telefônica ou o envio de e-mail, até a utilização de softwares de gestão. O que não pode é uma tarefa ser feita errada ou incompleta por falta de informação, por exemplo.
5. Inexistência de uma metodologia bem estruturada
A metodologia de trabalho na agência precisa ser bem estruturada, com cada profissional exercendo sua função. Assim, evita-se de uma pessoa ficar sobrecarregada por conta de acumular atividades, por exemplo.
Redatores, social medias, designers, diretores de arte, programadores, atendimento, profissionais de mídia, entre outros, devem ter cada qual o seu cronograma de trabalho bem estruturado, a fim de se evitar falhas e refações.
6. Não utilização dos benefícios da tecnologia
A tecnologia está aí para ser utilizada, e as agências só conseguirão ter sucesso e organização no trabalho se utilizarem benefícios desse tipo. Ferramentas para execução de atividades, como o disparo de e-mail marketing, possibilitam que essa tarefa seja feita de maneira mais organizada.
Os recursos como softwares de gestão, ferramentas para programação de publicações em blogs e redes sociais, entre tantos outros, também podem e devem ser utilizados para que as atividades sejam bem desenvolvidas na agência.
Esses são os principais erros a serem evitados para garantir a organização no trabalho em uma agência. Mais uma vez, ressaltamos sobre a importância de ter um diagnóstico inicial, para identificar disfunções. Também é necessário fazer um planejamento de ações, para corrigir as eventuais falhas.
Gostou deste conteúdo? Você pode continuar informando-se conosco por meio do nosso artigo que mostra 7 coisas que profissionais bem sucedidos têm a ensinar sobre a gestão do tempo. Temos a certeza de que será uma leitura muito proveitosa.