7 Estratégias de gestão e produtividade para agências

Quer tornar a agência mais produtiva? Conheça 7 estratégias de gestão e produtividade para implementar na sua agência hoje. Confira o artigo!

Quem está à frente da gestão de uma empresa, enfrenta uma série de questões diferentes. São muitos desafios, preocupações e compromissos para dar conta. E cada segmento conta com uma série de variáveis diferentes. 

No mercado publicitário, os gestores buscam estratégias de gestão e produtividade para agências, que sejam capazes de impulsionar o crescimento da empresa. Para conquistar os resultados esperados pelos clientes e estabelecer um ritmo constante de aprendizado e evolução, é preciso pensar em como aperfeiçoar o processo de gerenciamento da agência de publicidade.

Ao organizar as tarefas do dia a dia, incorporando tecnologia nos processos, o time ganha condições de fazer muito mais em menos tempo. Assim, sobre energia para ações mais estratégicas, como relacionamento com o cliente e desenvolvimento de novos projetos e serviços.  

Em suma, é preciso conhecer estratégias de gestão e produtividade para agências, para orientar o time e melhorar a performance de todos. 

Quer saber como fazer isso? Neste post, apresentamos as práticas que você precisa adotar em nome da produtividade da agência. Continue lendo o artigo!

#1 Desenvolva um plano de negócios 

É isso: precisamos começar do princípio! Desenvolver um plano de negócios completo para a sua agência é o primeiro passo para torná-la produtiva e rentável. Somente assim você e seu time saberão exatamente como conduzir os processos da agência.

Para criar um plano de negócios, você deve definir uma série de aspectos. Veja alguns dos principais: 

• Público-alvo;
• Serviços a serem prestados;
• Tecnologias a serem adotadas;
• Objetivos do negócio;
• Diferenciais mercadológicos.

Depois de um período, atualize seu plano de negócios. Identifique o que está saindo conforme o planejado, bem como o saiu dos trilhos. Feito isso, ajuste e atualize sua estratégia. 

#2 Defina processos para aumentar a produtividade da agência

Muitas das tarefas desempenhadas pelos profissionais da agência certamente são operacionais e repetitivas. E você, como gestor da agência, não pode empenhar o tempo e o talento do time em atividades dispensáveis e improdutivas. 

Por isso, depois do planejamento, é importante focar esforços para a definição de um fluxo de processos claro e organizado. Para facilitar a organização e a gestão de demandas da agência, você pode contar com um software de gestão como o Operand. 

O sistema tem os melhores recursos para o controle de pautas, permitindo que as tarefas sejam distribuídas para os profissionais certos, evitando sobrecarga de trabalho. Além disso, o software otimiza a gestão dos demais setores da agência. Da prospecção ao controle de fluxo financeiro: tudo pode ser feito dentro da plataforma. 

Assim, o gestor tem todos os processos da agência em um só local, acessível a qualquer hora e em qualquer lugar. 

#3 Automatize processos e utilize a tecnologia seu favor

Para caminhar rumo ao futuro, uma das estratégias de gestão e produtividade para agências consiste na automação de tarefas. 

As ações de marketing de conteúdo e as demais ações de marketing digital, por exemplo, podem ser automatizadas com uma ferramenta de automação de marketing como o E-goi.

Dentro da nutrição de leads, essa é a ferramenta perfeita para automatizar o ciclo de vendas dos seus clientes ou as visitas ao blog. A partir de gatilhos programados, o E-goi conduz os usuários por um fluxo de vendas automatizado. Da captura de leads, passando pela conversão e fidelização: tudo é feito dentro da plataforma.

Com a ajuda da tecnologia, fica bem mais fácil manter o time produtivo e focado nos resultados.

#4 Faça o gerenciamento de projetos

Ao fazer o gerenciamento de projetos, o gestor garante a organização do dia a dia da agência.

Isso porque dessa maneira é possível controlar e dividir as tarefas que devem ser executadas dentro de um cronograma. Na prática, é preciso delegar as atividades para os colaboradores e acompanhar a execução e entrega delas. 

A boa notícia é que a tecnologia também pode ajudá-lo neste desafio. 

Com um sistema de gestão completo para agências, você pode:

• Criar tarefas;
• Atribuir os responsáveis por cada atividade;
• Estabelecer prazos;
• Acompanhar as etapas que já foram concluídas;
• Visualizar as demandas pendentes;
• Mensurar o custo de um projeto.

Se o seu objetivo é manter a agência produtiva, entregando os projetos em dia, cumprindo prazos e mantendo a qualidade das entregas, adotar esse tipo de sistema é imprescindível.

A seguir, listamos outros benefícios trazidos com o uso deste tipo de solução. Veja só: 

• Emissão de relatórios de atividade por colaborador, período do mês, cliente, projeto;
• Oferece inteligência de negócio e mantém a rentabilidade e a lucratividade dos projetos;
• Facilita o mapeamento de possíveis problemas internos e externos, como clientes que geram retrabalho
• Aponta a necessidade de contratação de mais colaboradores.

#5 Explore o briefing como uma ferramenta facilitadora da produtividade

Você tem certeza que o modelo de briefing adotado pelo seu time é completo e eficaz? Muitas vezes, a origem de muitas alterações está no mau uso do briefing. 

Em outras palavras, um modelo de briefing completo – e devidamente preenchido sempre – é um dos grandes aliados da produtividade das agências. 

O briefing tem o potencial de ajudar seu time de atendimento na coleta de dados relevantes e informações importantes com os clientes. Além disso, é fundamental educar o time de criativos, para que eles saibam respeitar as preferências e diretrizes dos clientes na hora de executar o projeto.

Somente assim, com o uso inteligente do briefing, será possível reduzir possíveis erros e falhas de comunicação internas. Os impactos disso são sentidos no dia a dia. As entregas se tornam mais assertivas e os clientes veem valor no desenvolvimento de cada job.

Portanto, busque construir um modelo de briefing completo e reforce ao time a importância desta ferramenta como facilitadora do dia a dia da agência e, claro, da produtividade. Um bom briefing deve trazer várias informações, tais como: 

• Quem é o cliente do nosso cliente?
• Quais são os seus concorrentes?
• Qual o objetivo com a campanha solicitada?
• Qual é o período da campanha?
• Qual é o serviço ou produto a ser divulgado?
• Qual é o posicionamento desta marca?

#6 Conheça seu time e busque o fortalecimento dele 

Compor uma equipe com os melhores talentos é uma das estratégias de gestão e produtividade para agências. Portanto, análise o seu time, conheça o potencial e o perfil de cada colaborador e veja de que maneira você pode fortalecê-lo.

Além disso, busque proporcionar autonomia aos profissionais, empoderando-os para que eles sejam capazes de tomar decisões e conduzir situações e projetos. 

Garantir um bom ambiente de trabalho para o time é igualmente importante. Por isso, um dos desafios dos gestores de agências consiste em incorporar boas práticas de gestão interna. Algumas ações simples podem motivar os colaboradores e aumentar o engajamento. Confira 4 possibilidades: 

• Celebre as conquistas, mesmo que elas sejam pequenas. Momentos de descontração e reconhecimento são sempre bem-vindos!
• Reconheça projetos de destaque e boas ideias;
• Estabeleça metas e acompanhe o desenvolvimento do time, orientando-o sempre que preciso;
• Evite o microgerenciamento. As pessoas gostam de liberdade para trabalhar e se desenvolver;
• Promova reuniões semanais de alinhamento. Tenha cuidado para que elas não se tornem improdutivas. Você também pode experimentar as daily-meetings, reuniões diárias para planejamento das atividades a serem entregues.

#7 Invista no aprimoramento do time

Tão importante quanto ter um time formado pelos profissionais certos é saber valorizá-los. A formação contínua é uma das melhores maneiras de proporcionar aprendizado e desenvolvimento profissional dentro da agência. Dessa forma, todos saem ganhando. 

Para tanto, o primeiro passo é identificar a necessidade de capacitar ou qualificar melhor seu time. Depois, busque as ferramentas certas para suprir essas deficiências. 

Você pode, por exemplo, investir em uma plataforma de e-learning. Outra possibilidade é conceder bolsa de estudos para os profissionais. 

Como o mercado publicitário está em constante transformação, investir em capacitação e no aprimoramento contínuo dos profissionais é uma das estratégias de gestão e produtividade para agências. 

Quando a empresa decide investir no desenvolvimento dos colaboradores, ela prioriza o crescimento de todos. A agência ganha, o profissional cresce o cliente reconhece a qualidade final dos jobs entregues.

Como vimos até aqui, são várias as estratégias que podem impulsionar a produtividade das agências. E o melhor: todas estão ao seu alcance. Está esperando o quê? Comece hoje mesmo e veja os resultados na prática. Você merece ter uma agência mais produtiva e rentável!

Esse conteúdo foi produzido pela Operand. O Operand é uma ferramenta de gestão de projetos, tarefas e equipes criativas. Quer saber como gerenciar sua agência? Experimente grátis ou agende uma demonstração! 🙂