Vamos explicar hábitos que, ao contrário dos que citamos, contribuem para rotinas mais produtivas. Confira!
Saber como otimizar tempo é um desejo de praticamente todos os profissionais. Quando as tarefas são realizadas num menor período de tempo, é possível ter mais resultados positivos no dia a dia. Para quem é proprietário de um negócio ou freelancer, produzir mais também é sinónimo de mais dinheiro.
O que pouca gente percebe é que existem maus hábitos que “drenam” o nosso tempo. Ficar nas redes sociais ou perder muito tempo na cozinha a conversar com os colegas, por exemplo, são exemplos de atividades vistas como as “más da fita” para quem deseja otimizar tempo.
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1. Liste todas as atividades que precisam ser feitas
Para que consiga otimizar o seu tempo, o primeiro passo é criar uma lista com todas as atividades que devem ser feitas ou um fluxo de trabalho. A ideia é que essa listagem seja feita semanalmente, geralmente na sexta-feira, com as tarefas que deverão ser executadas na semana seguinte.
À medida que as tarefas forem sendo cumpridas, poderá riscá-las. Assim, saberá o que já foi feito e poderá começar a programar-se para as restantes tarefas que precisa fazer em determinado período de tempo.
2. Defina prioridades
Além de criar uma lista, quem deseja otimizar tempo também precisa definir prioridades. Ao fazer o seu cronograma de tarefas a serem executadas durante a semana, organize-as por ordem de preferência.
A ideia é que as tarefas mais importantes ou urgentes sejam realizadas primeiro, para que as situações graves não sejam adiadas e acabem por criar uma “bola de neve”.
Se é o gestor de comunicação de uma empresa e uma pessoa deixou um comentário negativo nas redes sociais, por exemplo, isso deve ser uma prioridade. Caso contrário, não haverá uma intervenção ou solução do caso, que permanecerá por mais tempo repercutindo negativamente junto dos seus seguidores.
3. Utilize as ferramentas adequadas
Também é preciso escolher boas ferramentas para desenvolver as suas tarefas com mais agilidade. A tecnologia é uma grande aliada nesse sentido, já que cada vez mais são criadas aplicações e programas que agilizam e automatizam diversas tarefas.
Um profissional de marketing, por exemplo, perderia muito tempo se fosse enviar e-mails de forma isolada para cada um dos contatos que clicou numa landing page ou preencheu um formulário para receber mais informações de um produto.
No entanto, se ele tiver uma ferramenta de e-mail marketing que faça esse envio de forma automatizada, ganhará muito tempo.
4. Automatize os processos rotineiros
Conforme explicamos, as ferramentas tecnológicas facilitam muito a otimização do tempo. As atividades mais burocráticas e rotineiras podem ser automatizadas. Assim, o profissional pode estar mais focada na estratégia e não em operacionalizar.
Realizar as tarefas burocráticas, com tudo na ponta do lápis, hoje em dia, já não é viável. Isso porque vale muito mais a pena investir em softwares e sistemas que poupam tempo.
5. Evite distrações
As distrações são um perigo para quem deseja otimizar tempo. Por exemplo: aceder às redes sociais, ficar a conversar com os colegas, ir à cozinha tomar café, entre outras tarefas que fazem com que se perca o foco e se demore mais tempo a realizar as tarefas necessárias.
É claro que pode e deve fazer pausas nas suas tarefas, para descansar um pouco a mente, fazer alongamentos, comer alguma coisa etc. No entanto, é preciso determinar um tempo máximo para isso e não extrapolar o limite.
Mais do que 10 minutos a descansar, por exemplo, pode dar mais de uma hora parado, caso sejam somadas todas as pausas que faz durante o dia. Agora faça essa conta e multiplique por uma semana ou um mês. Quanto tempo está a perder com distrações? Quanto dinheiro está a deixar de ser ganho? Ao fazer esse cálculo, certamente vai parar de se distrair tão facilmente.
6. Saiba delegar tarefas
Se ocupa um cargo de gestor e tem colaboradores a seu cargo ou até estagiários, precisa aprender a delegar tarefas. Muitas vezes temos a falsa ilusão de que algo não será bem feito se não for realizado por nós mesmos. No entanto, é preciso saber confiar e permitir que outras pessoas sejam as responsáveis.
Oriente os seus colaboradores para que façam as tarefas conforme gostaria e assim delegue as tarefas mais simples. Lembre-se que não conseguirá “abraçar o mundo” sozinho. Todos precisam de ajuda, principalmente se quiser ser mais produtivo.
7. Tenha uma agenda
Esta dica pode até parecer óbvia, mas muitas pessoas não têm uma agenda completa, com todas as tarefas bem estruturadas. Com este recurso, poderá deixar anotadas as principais tarefas que precisa executar, quando tem reuniões, por exemplo.
Além das agendas de papel, hoje em dia, existem diversas aplicações, como o calendário do Google, que podem ser utilizados para essa finalidade.
8. Evite reuniões desnecessárias
Antes de fazer uma reunião, pense se ela é realmente necessária. Muitas vezes, os profissionais convocam encontros presenciais, que geram gastos de tempo e dinheiro, para debater assuntos de pouca relevância, que poderiam ter sido tratados por e-mail.
Além disso, atualmente, podem ser realizadas reuniões à distância com muito mais facilidade do que encontros presenciais. Usando aplicações para comunicar, pode fazer chamadas por áudio ou vídeo e conversar com as pessoas em tempo real.
Isso é ótimo para otimizar o tempo que seria necessário para ir até à empresa de um cliente ou outro local fora da empresa, por exemplo. Por isso, nada de reuniões desnecessárias! Pense sempre na possibilidade de fazer os reuniões on-line e procure evitar esse tipo de conversa, caso um e-mail seja a melhor solução.
Se colocar em prática estas 8 dicas, temos a certeza de que conseguirá bons resultados para otimizar tempo e conquistar ainda mais resultados positivos para o seu negócio. Faça um teste e confira!
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