Registered Message: O guia completo de utilização

O Registered Message traz bastantes benefícios para as empresas, os seus consumidores e clientes. Saiba tudo sobre esta tecnologia pioneira no mercado!

O Registered Message é um serviço de registro e certificação de comunicações digitais, cuja evidência é prova legal da relação entre empresas e clientes. Esta tecnologia permite reduzir os custos de envio, confere maior agilidade ao processo e contribui para a redução do impacto ambiental.

Quer saber mais? Venha com a gente e conheça todos os benefícios do Registered Message!

O que é Registered Message?

O Registered Message é um serviço de registro e certificação de comunicações enviadas por SMS ou E-mail, constituindo prova legal do envio e notificação, e por conseguinte da relação entre empresas e clientes. O Registered Message permite assim a desmaterialização das comunicações oficiais tipicamente enviadas por correio físico registrado e pode ser adaptado a qualquer tipo de negócio.

A E-goi é uma empresa pioneira em Portugal a oferecer esta tecnologia. Saiba quais são os objetivos e como a solução pode ser usada no seu negócio!

Registered Messages: objetivos e utilidade

O Registered Message permite a empresas e organizações a desmaterialização do correio físico registrado,  melhoria de processo essencial nos tempos de transição digital e inovação tecnológica em que vivemos.

Tendo como objetivos a redução de papel, poupança de custos, rapidez, segurança, flexibilidade e transparência de informação, o Registered Message procura assim ajudar à rápida adaptação ao mundo digital, imperativa para todas as empresas que queiram manter uma relação próxima do seu público, melhorando a sua experiência e aumentando a confiança, principalmente na segurança e privacidade no tratamento de dados.  

Vantagens do Registered Message

Além de desmaterializar o correio, o Registered Message gera evidência das comunicações de forma simples ou certificada. Pode ser usado para desmaterializar contratos, permitindo a gestão e registro da aprovação de condições, adesão a serviços e aceitação dos termos contratuais. Simultaneamente, ao permitir a emissão de certificado disponível para consulta e arquivo com o registro de todos os dados do envio – inclusiva se foi lido pelo destinatário – esta solução permite a utilização do certificado como prova em tribunal com validade de 12 anos, garantindo assim a robustez legal necessária.

O Registered Message pode ser usado para registrar e certificar comunicações relativas a cobrança de pagamentos em atraso, envio de simulações e informação legal sobre apólices e sinistros, confirmação de pagamentos e avisos sobre o corte de serviços, de forma prática, legal e automatizada. Alterações contratuais estão também incluídas no rol de comunicações que esta tecnologia pode servir para registro e certificação.

As empresas que investiram na tecnologia Registered Message reduziram até 95% dos custos com comunicações. Antes, para comunicar formalmente com um cliente, as empresas precisavam consumir tempo e recursos humanos, investir em papel, impressão e envelopagem e assumir elevados gastos de envio. Atualmente, com o Registered Message, o processo é todo digitalizado e automatizado. 

A redução de custos com correio físico registrado é assim um dos maiores benefícios do Registered Message, juntamente com o aumento na rapidez e eficiência dos processos de comunicação com os clientes. Se uma carta pode demorar três dias para chegar ao destinatário, este serviço precisa apenas de 2 segundos para enviar a mesma informação via SMS ou E-mail. 

Ao descartar a necessidade de envolver papéis e transporte físico no processo, há também uma redução no impacto ambiental gerado pela comunicação entre empresa e cliente.

Como funciona?

A solução Registered não implica qualquer alteração em um E-mail ou SMS a ser enviado, mas consiste em guardar todas as informações técnicas relativas ao envio dessa comunicação, produzindo um certificado com assinatura qualificada eletrônica inviolável, adicionado de um selo temporal que comprova de forma inequívoca que os conteúdos do certificado não foram alterados posteriormente.

Há seis etapas principais no processo de comunicação com as mensagens registradas: 

1 – O cliente E-goi Registered Message realiza o envio do e-mail (por API ou por SMTP, com o domínio/remetente do cliente) ou SMS (por API), com protocolos de acesso seguro e que garantem encriptação end to end.

2- O Gateway efetua o envio, com encriptação sa-sha2-512. No caso do e-mail, há uma estrutura escalável de envio com autenticações SPF, DKIM e controle de reputação para entregabilidade excelente. No caso do SMS, há ligação dedicada direta aos operadores.

3 – É registrada a entrega da mensagem, o comportamento do destinatário (abertura, clique, IP), a resposta ao e-mail ou SMS e todos os conteúdos e anexos presentes na comunicação;

4 – A E-goi, enquanto prestadora de serviços de confiança, emite um certificado com o relatório técnico completo e com assinatura qualificada, válido por 12 anos, que confirma a data e hora da emissão. O certificado serve como evidência e pode ser usado como prova em tribunal;

5 – É gerada uma chave única e as evidências são armazenadas até 12 anos, com segurança, em um datacenter em território português com certificação ISO 27001;

6 – As evidências ficam acessíveis pelo cliente para consulta ou extração por API e Interface web.

O certificado é um documento comprovativo que inclui uma série de medidas técnicas para evitar a discussão sobre os dados contidos na comunicação enviada, para além do encriptamento das mensagens e da chave digital única que lhes garante o acesso. Ao “certificar” digitalmente o comprovativo, é confirmada a data e a hora da emissão, o que funciona como prova de que o documento existia num determinado momento. 

As informações a constar no certificado passam por: conteúdo da mensagem, endereço de email, IP e outros, data e horas de cada ação, mensagens entre servidores e comportamento relativo à interação nas mensagens – abertura, clique, etc. Estas evidências são arquivadas durante um longo período de tempo, de forma automática e sem intervenção manual, com uma interface de consulta muito eficiente.

O Registered Message cumpre com a legislação europeia da eIDAS, que regula a sua validade e a sua admissibilidade legal com um conceito de comunicações eletrônicas registradas, tornando documentos de SMS e mensagens de correio electrônico juridicamente vinculativos.

Se o conteúdo do e-mail original for alterado de alguma forma, quando se fizer a validação, a expressão codificada será diferente da que consta no e-mail original. Desta forma, é possível saber que a mensagem original foi alterada.

Aplicação da tecnologia Registered Message:

Adesão a um serviço

O Registered Message pode ser usado no momento de adesão a um serviço –  como um crédito à habitação, um seguro automóvel ou a contratação de um pacote de telecomunicações.

Ao solicitar a adesão do serviço através do site, por exemplo, o prestador em questão envia de seguida um e-mail registrado com as condições de adesão e o respetivo contrato, desmaterializando o mesmo e tornando o processo inteiramente digital.

Assinatura de contrato

Seguindo a linha de adesão a um pacote de telecomunicações, a comunicação entre a empresa e o utilizador poderá se manter nesta coerência omnicanal. A E-goi gera evidência inviolável através da emissão de um documento certificado, com a confirmação do cliente à adesão, o que confere validade legal ao documento.

Alterações contratuais

No caso da alteração contratual, a tecnologia de Registered Message agiliza este processo com o mesmo suporte de comunicação. A empresa poderá enviar por email ou SMS a comunicação notificando o cliente de todas as alterações contratuais bem como a data de entrada em vigor das mesmas, podendo anexar a adenda contratual na comunicação. A evidência gerada serve de prova legal pelo período de 12 anos. 

Tecnologia que se adapta a qualquer área de negócio

A versatilidade da tecnologia do Registered Message permite que a mesma se adapte aos mais diversos tipos de negócio.

Utilidades

No caso de serviços básicos como eletricidade, água e gás, esta tecnologia se aplica na adesão aos serviços de saneamento e abastecimento, gerando provas de adesão bem como no envio de faturas e cobrança de dívidas.

Serviços do Estado

Desde as Finanças à Segurança Social, passando pela Saúde ou Educação, a tecnologia de Registered Message  poderá constituir para a revolução digital da administração pública, desmaterializando todas as comunicações com os cidadãos, sobretudo as de carácter individual e confidencial. Deixamos aqui alguns exemplos:

• Para as Finanças, um meio de notificar o cidadão sobre cobranças e/ou fornecer documentação legal ao contribuinte;
• No caso da Justiça, todas as notificações formais sobre processos legais, audiências e julgamentos poderão ser feitas via Registered Message. Notificações de comparência ou reagendamento de sessões a arguidos e testemunhas, bem como atualizações sobre processos e procurações são outros exemplos de aplicabilidade.
• Nos serviços de saúde, o Registered Message permite a notificação rápida e eficiente sobre pagamentos de taxas moderadoras logo após a utilização do serviço, bem como cobrança de dívidas e marcação ou cancelamento de exames e/ou cirurgias.

Call Centers (Call centers, BPOs e Telcos)

A prova de comunicação de caráter comercial ou técnico através de um call center é um dos muitos exemplos da aplicação da tecnologia de mensagem registrada, servindo para gerar evidência de pedido de contato e/ou reclamação, assim como prova de seguimento ao contato com envio de informações sobre processos de pós-venda, como garantias, reparações ou compensações.

Banca e Seguros

Para além dos serviços evidenciados no setor da Banca e Seguros, como por exemplo a adesão ou alteração contratual, a tecnologia de mensagens registradas pode também gerar prova legal no contato contencioso. Um exemplo é a prova de envio de comunicações urgentes sobre pagamentos atrasados, incumprimento de obrigações, análise e decisão sobre sinistros, entre outras.

Todas as comunicações registradas servem de prova legal

De acordo com o decreto lei n° 73/2014, de 13 de Maio, que visa aprovar um conjunto de medidas de simplificação e modernização administrativa, o correio eletrônico é, hoje em dia, um meio válido de comunicação, tendo a correspondência trocada por essa via o mesmo valor da correspondência trocada em papel. 

O diploma legal refere, no seu Artigo 25°, que a utilização de comunicações digitais tem de ter assegurados dois pilares essenciais: a autenticidade da informação e a identidade dos emissores. O Artigo 26° refere ainda que a correspondência transmitida por via eletrônica tem o mesmo valor da trocada em suporte de papel, devendo ser-lhe conferida, pela administração e pelos particulares, idêntico tratamento.

A diferença entre um e-mail convencional e um e-mail registrado

Em entrevista à agência Lusa, o advogado especialista em causas judiciais Frederico Marques afirmou que no meio das novas tecnologias, o e-mail é “uma das provas mais ‘fáceis’ de utilizar” e tem validade desde que seja “credível e fidedigno”, isto é, reúna um certo número de condições.

As comunicações eletrônicas convencionais podem ser facilmente manipuladas, isto é, uma comunicação eletrônica sem certificação num processo judicial poderá ser impugnada. Neste sentido, o decreto lei n° 12/2021 prevê que “quando lhe seja aposta uma assinatura eletrônica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada, o documento eletrônico cujo conteúdo não seja susceptível de representação como declaração escrita tem a força probatória prevista no Artigo 368° do Código Civil e no artigo 167° do Código de Processo Penal”. Assim, este email não poderá ser atacado do ponto de vista do conteúdo mas, somente, pode ser invocada a sua falsidade, que tem de ser demonstrada.

E-goi Registered Message versus outras soluções

Com mais de 15 anos de atuação na área das tecnologias de informação, a E-goi possui controle total dos envios das comunicações e tem acesso privilegiado às respostas de servidores/operadores, comportamentos que o destinatário teve e demais etapas do processo das mensagens registradas. A empresa também garante uma solução de envio rápida, escalável e dedicada, para facilitar o contato entre marcas e clientes.

Outro diferencial da E-goi Registered Message é o fato de o consumidor não necessitar criar uma nova conta em uma caixa de correio alternativa ao seu e-mail para receber estas comunicações, ao contrário do que é exigido por outras soluções no mercado, que colocam em causa a eficácia da ação.

Em termos de entregabilidade, a E-goi reúne tecnologias e autenticações necessárias para garantir que o cliente final receba as mensagens ou e-mails, reduzindo os riscos de a comunicação não chegar até o destinatário.

Ao contratar a solução E-goi Registered Message, a empresa passa a ter o suporte de uma equipa especializada no desenvolvimento de extensões à medida das suas necessidades, podendo ainda integrá-la co  outras soluções oferecidas pela E-goi Digital Solutions. As opções de redundância e backups são asseguradas, com disponibilidade de 99,98%.