Entenda o que é e como evitar a refação na sua agência de marketing

Confira algumas dicas que ajudarão a sua organização a melhorar os resultados, através da estruturação de processos, elaboração de briefings, diagnóstico do grau de prioridade da procura e muitos outros passos importantes!

Se você trabalha em uma agência de marketing, com certeza já atendeu clientes que pedem mais de uma refação em um único job. Esse fluxo repetitivo, além de causar estresse e sobrecarga na equipe de criação e desenvolvimento, também afeta negativamente nas questões financeiras da empresa.

Geralmente, essas situações são as que dificultam o crescimento, de forma que a agência mantém um ritmo lento de avanços e resultados medianos. Se a sua empresa está passando por esse declínio, está na hora de aplicar um plano de ação para reverter o cenário!

Confira agora algumas dicas que ajudarão a sua organização a alavancar os resultados com a estruturação de processos, elaboração de briefings, diagnóstico do grau de prioridade das demandas e muitas outros passos importantes!

O que é refação

Você já deve ter recebido um e-mail de um cliente com a seguinte citação: arte aprovada. Seguem as alterações.

Essa é uma das frases mais temidas pelo atendimento publicitário! As refações consistem nos retrabalhos de um determinado material solicitado pelo cliente. Muita vezes, o cliente muda de ideia sobre o layout ou sobre a comunicação da peça inicial. A outra falha pode ser do atendimento, que não conseguiu passar para a equipe de criação o que o cliente realmente gostaria.

Caso o responsável por receber a demanda, geralmente o atendimento, não consiga administrar a quantidade de solicitações de retrabalho, a produtividade da equipe é impactada de forma negativa, desmotivando todos os envolvidos, e o valor acordado para criação do job não é compensado.

Como evitar o retrabalho

Para evitar a refação, é necessário que o gestor, junto com o atendimento, analise a frequência, os tipos de alterações e o tempo gasto em cada uma para pensar em como evitar o retrabalho — e isso não se tornar um problema ainda maior na rotina da agência.

É preciso estudar algumas ações práticas que minimizem o número de alterações solicitadas, evitando o desgaste do time de criação, a baixa produtividade e a queda nos lucros da empresa. Confira algumas estratégias para driblar os retrabalhos e melhorar os seus resultados!

Avalie o preço do seu serviço

Tirar um tempo para avaliar a sua gestão de custos pode ajudar para que você não perca boa parte da sua lucratividade e não saia prejudicado ao pensar em fazer novos investimentos dentro da empresa.

Portanto, pense se um determinado job está conseguindo se pagar pela criação e desenvolvimento e o quanto de prejuízo ele está gerando para a sua agência. Tendo ciência do quanto um projeto está rendendo (em produção e financeiramente), você saberá o quanto de refação um job suporta antes que se torne uma perda de tempo e de dinheiro.

Treine a sua equipe e alinhe as demandas

Uma estratégia infalível para que produtividade, desempenho e crescimento andem juntos é treinar e capacitar a sua equipe para se adequar à rotina da agência.

Quando o profissional entende o seu papel na empresa e sabe da importância da sua contribuição para que os trabalhos sejam entregues dentro do prazo estabelecido e com qualidade, ele consegue trabalhar de forma leve e entregar cada job com paixão e determinação por aquilo que desenvolveu.

Além disso, busque sempre estar atento às falhas de comunicação interna para aproximar mais as pessoas e manter o time unido em prol dos mesmos objetivos. Uma equipe alinhada trabalha melhor com as suas diferenças, se ajuda e constrói um carinho pelo colega de trabalho.

Estabeleça os processos

Um dos motivos da sua agência estar recebendo volumosos pedidos de alteração é o fato de não existir uma regra ou cláusula no seu contrato que impeça a grande quantidade de solicitações em um mesmo projeto.

É muito importante criar um processo para a entrada desses pedidos de refação, a definição de um novo prazo de entrega e a chegada dos mesmos. Depois que realizar essas definições, caso o cliente não cumpra com as novas regras, ele terá que pagar uma multa para cada pedido de mudança fora do prazo. Dessa forma, o fluxo de trabalho se torna justo para todos em vários aspectos.

Produza um bom briefing

É a partir do briefing que vem todas as indicações, referências e bases para o desenvolvimento de um job. Portanto, é muito importante conhecer a empresa do seu cliente, seu segmento e o que ele realmente quer comunicar ao seu público.

Após ter noção de todos esses aspectos, você estará capacitado para desenvolver um bom briefing e passar as demandas para as equipes de criação e desenvolvimento da agência. Por meio da elaboração do briefing perfeito, são evitados os pedidos de refação e a consequente perda de tempo e desgaste emocional.

Foque sempre na satisfação do cliente

Além de pensar no quanto é fundamental garantir a produtividade da equipe e a lucratividade da empresa, considere que o cliente deverá ser sempre a prioridade da agência. Isto é, uma questão de demonstrar respeito ao seu cliente e compreender as suas diferentes necessidades e demandas de cada um.

Evitar os retrabalhos mostra assertividade e competência, para isso, busque constantemente a satisfação dos seus clientes, mantendo a imagem e credibilidade da agência.

Como a tecnologia pode ajudar na automatização dos processos

Obter um sistema integrado de gestão permite que o acompanhamento e monitoramento dos jobs seja mais simples do que parece. Por meio de um sistema, dá para saber quando uma tarefa entrou em pauta, quem realizou o atendimento, além de permitir o acesso à descrição do briefing, a checagem do tempo que a equipe levou para produzir o job e acompanhar as interações entre as áreas envolvidas até a entrega final do projeto.

Na E-goi, por exemplo, você encontra uma plataforma multicanal totalmente competente para ajudar nas entregas, o que facilita os processos das empresas para que elas obtenham resultados surpreendentes — mesmo com o volume crescente de novos clientes e negócios.

Como a refação ainda é uma prática muito comum nas agências que diminui a produtividade das equipes e impacta diretamente na lucratividade, é muito importante reconhecer o momento e saber lidar com ela para melhorar os ganhos de desempenho como um todo.

A partir do momento em que a sua agência reduz esse volume de retrabalho, os colaboradores passam a produzir muito mais e dispõem de mais tempo para se dedicar a novos projetos.

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