Confira 8 dicas para otimizar seu tempo de forma prática

Vamos explicar hábitos que, ao contrário dos que citamos, contribuem para rotinas mais produtivas. Acompanhe!

Saber como otimizar tempo é um desejo tido por praticamente todos os profissionais. Afinal, quando as tarefas são feitas em um período menor, é possível ter mais resultados positivos no dia a dia. Para quem é proprietário de um negócio ou trabalhador autônomo, produzir mais também é sinônimo de mais ganhos financeiros.

O que pouca gente percebe é que existem maus hábitos que “drenam” o nosso tempo. Ficar nas redes sociais ou perder muito tempo na cozinha conversando com os colegas, por exemplo, são exemplos de atividades vistas como vilãs para quem deseja otimizar tempo.

1. Liste todas as atividades que precisam ser feitas

Para você ter o tempo otimizado, o primeiro passo é criar uma lista com todas as atividades que precisam ser feitas ou um fluxo de produção. A ideia é que essa listagem seja feita semanalmente, geralmente na sexta-feira, com as tarefas que deverão ser executadas na semana seguinte.

Conforme as tarefas forem sendo cumpridas, você poderá riscá-las. Assim, saberá o que já foi feito e poderá começar a se programar para as demais atividades que precisarão ser realizadas no período.

2. Defina prioridades

Além de criar uma lista, quem deseja otimizar tempo também precisa definir prioridades. Ao fazer o seu cronograma de tarefas a serem executadas durante a semana, organize-as em ordem de preferência.

A ideia é que as atividades mais importantes ou urgentes sejam realizadas primeiro, para que as situações graves não fiquem postergando e criando uma “bola de neve”.

Se você é o gestor de comunicação de uma companhia e uma pessoa deixou um comentário negativo nas redes sociais, por exemplo, isso precisa ser uma prioridade. Caso contrário, não haverá uma intervenção ou solução do caso, que permanecerá por mais tempo repercutindo negativamente com os seus seguidores.

3. Utilize as ferramentas adequadas

Também é preciso escolher boas ferramentas para desenvolver as suas atividades com mais agilidade. A tecnologia é uma grande aliada nesse sentido, já que cada vez mais são criados aplicativos e programas que agilizam e automatizam diversas atividades.

Um profissional de marketing, por exemplo, perderia muito tempo se fosse enviar e-mails de forma isolada para cada um dos contatos que clicou em uma landing page ou preencheu um formulário para receber mais informações de um produto.

Porém, se ele tiver uma ferramenta de e-mail marketing que faça esse envio de forma automatizada, ganhará muito tempo.

4. Automatize os processos rotineiros

Conforme explicamos, as ferramentas tecnológicas facilitam muito a otimização do tempo. Afinal, as atividades mais burocráticas e rotineiras podem ser automatizadas. De tal maneira, o foco maior do profissional pode ser no estratégico e não no operacional.

Realizar as atividades burocráticas, com tudo na ponta do lápis, hoje em dia, já não é mais viável. Isso porque vale muito mais a pena investir em softwares e sistemas que possibilitam ganhos diversos em agilidade.

5. Evite distrações

As distrações são um perigo para quem deseja otimizar tempo. Aqui valem alguns exemplos, como os que citamos anteriormente. Acessar as redes sociais, ficar conversando com os colegas, ir à cozinha tomar café, entre outras atividades fazem com que se perca o foco e demore mais tempo para realizar as tarefas necessárias.

É claro que você pode e deve fazer pausas em suas atividades, para descansar um pouco a mente, fazer alongamentos, comer alguma coisa etc. Porém, é preciso determinar um tempo máximo para isso e não extrapolar o limite.

Mais do que 10 minutos descansando, por exemplo, pode dar mais de uma hora parado, caso sejam somadas todas as pausas que faz durante o dia. Agora faça essa conta para uma semana ou um mês. Quanto tempo você está perdendo com distrações? Quanto dinheiro está deixando de ser ganho? Ao fazer esse cálculo, certamente você vai parar de se distrair tão facilmente.

6. Saiba delegar tarefas

Se você ocupa um cargo de gestor ou tem auxiliares, como estagiários, precisa aprender a delegar tarefas. Muitas vezes temos a falsa ilusão de que algo não será bem feito se não for realizado por nós mesmos. Porém, é preciso saber confiar e permitir que outras pessoas sejam as responsáveis.

Oriente os seus colaboradores ou auxiliares para que façam as atividades conforme você gostaria e assim delegue as tarefas mais simples. Lembre-se que você não conseguirá “abraçar o mundo” sozinho. Todo mundo precisa de ajuda, principalmente se quiser ter uma rotina mais produtiva.

7. Tenha uma agenda

Essa dica pode até parecer óbvia, mas muitas pessoas não têm uma agenda completa, com todas as atividades bem estruturadas. Com esse recurso, você poderá deixar anotadas as principais tarefas que precisa executar, quando tem reuniões e muito mais.

Além das agendas de papel, hoje em dia, existem diversos aplicativos, como o calendário do Google, que podem ser utilizados para essa finalidade.

8. Evite reuniões desnecessárias

Antes de fazer uma reunião, pense se ela é realmente necessária. Muitas vezes, os profissionais convocam encontros presenciais, que geram gasto de tempo e dinheiro, para debater assuntos de pouca relevância, que poderiam ter sido tratados por e-mail.

Além disso, atualmente, podem ser realizadas reuniões à distância com muito mais facilidade do que encontros presenciais. Usando aplicativos de conversa, você pode fazer chamadas por áudio ou vídeo e conversar com as pessoas em tempo real.

Isso é ótimo para otimizar o tempo que seria necessário para ir até a empresa de um cliente ou outro local fora da empresa, por exemplo. Por isso, nada de reuniões desnecessárias! Pense sempre na possibilidade de fazer os encontros de forma on-line e evite até mesmo esse tipo de conversa, caso um e-mail solucione melhor a demanda.

Se você colocar em prática essas 8 dicas que citamos, temos a certeza de que conseguirá bons resultados para otimizar tempo e conquistar ainda mais resultados positivos no seu negócio. Faça um teste e confira!

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