Software promove a integração das informações, evita erros de agendamento e melhora todo o processo de comunicação interna
Melhorar a integração da equipe, otimizar a gestão do tempo, reduzir custos, aumentar a produtividade… Motivos não faltam para que as empresas adotem o uso de uma agenda online compartilhada, como forma de aperfeiçoar seus processos e a comunicação interna.
O recurso é uma importante ferramenta para que os líderes possam conduzir com mais assertividade a gestão de tarefas dos colaboradores.
Ao organizar a agenda online da equipe, os gestores conseguem visualizar em um grande “mapa” as diversas atividades programadas para o período, podendo mesclar a apresentação em sua tela sob a forma de um calendário coletivo e também de agendas individuais.
Mas o que é, quais são os benefícios e como organizar a agenda online compartilhada da empresa, de maneira que ela traga todos os benefícios esperados? É isso o que a gente vai conferir neste conteúdo!
Vem com a gente!
Contents
O que é uma agenda online compartilhada?
Trata-se de uma ferramenta digital capaz de integrar os colaboradores de uma equipe – e até mesmo times de diferentes setores. É uma das formas mais eficientes e produtivas de compartilhar informações, evitando que as tarefas não venham a se sobrepor umas às outras.
Um software de agenda online compartilhada é ideal para ser utilizado por times de Vendas e de Marketing, profissionais de Finanças, equipes de Recursos Humanos e de Tecnologia da Informação, além de prestadores de serviços em geral, como clínicas médicas, odontológicas, de psicologia e de fisioterapia, escritórios de advocacia e de arquitetura, salões de beleza, barbearias, estúdios de pilates e yoga etc.
A ferramenta permite que cada usuário faça o agendamento de suas atividades, que podem incluir participação em reuniões, atendimento a clientes ou fornecedores nas dependências da empresa, visitas externas, entre outras.
Assim, os diferentes compromissos são visualizados de maneira online pelos demais integrantes da equipe, o que impede que novas tarefas conjuntas sejam agendadas para horários em que os colegas já tenham outras atividades marcadas.
Por essa razão, organizar a agenda online revela-se fundamental para aqueles que necessitam saber a disponibilidade de outros funcionários ao marcar uma determinada atividade em grupo.
O software promove a integração das informações, evita erros de agendamento e melhora todo o processo de comunicação interna das equipes. Tudo o que é impossível de ser feito com uma agenda de papel ou mesmo usando apenas o e-mail!
Como organizar a agenda online compartilhada de sua empresa?
Cabe ao gestor da equipe a tarefa de manter o controle da agenda online compartilhada, a fim de garantir que todos os colaboradores aprendam todos os recursos do software e, assim, assegurar os benefícios que a ferramenta tem a oferecer quando utilizada corretamente.
Para que isso aconteça, é importante seguir algumas dicas:
1. Escolha da agenda online compartilhada
Esse é o primeiro passo rumo à maior produtividade da sua equipe.
É preciso escolher um software que possua as funcionalidades que trarão benefícios para a empresa e que irão, efetivamente, promover uma maior integração entre os colaboradores de sua equipe.
Além disso, o uso da ferramenta deve ser intuitivo e descomplicado, com uma interface amigável.
Também é necessário estar atento à garantia que o software oferece em relação à segurança das informações, de preferência optando por aqueles que oferecem armazenamento em nuvem.
2. Organização e planejamento diário
Os colaboradores devem ser orientados a começar o dia (ou a semana) elencando as atividades que irão desempenhar ao longo daquele período.
Na sequência, alimentam a agenda online compartilhada com as diferentes tarefas, para que todos os compromissos estejam visíveis aos demais colegas.
Uma das funcionalidades do software é poder identificar e reunir as atividades por cores, facilitando a visualização por parte do grupo e o controle por parte do gestor.
Assim, eventos como reuniões, atendimentos e visitas ganham uma cor diferente (e padronizada) na agenda e se destacam visualmente junto aos colegas.
3. Atualização constante das informações
É importante que os usuários registrem na ferramenta todas as mudanças que ocorrerem em seus compromissos, a fim de que os colegas sejam informados automaticamente.
É o caso, por exemplo, de um cancelamento, antecipação ou adiamento de horários, remarcação de datas etc.
Dessa forma, não só as novas informações sobre a tarefa estarão disponíveis no sistema, mas também os horários que se tornaram vagos surgirão na tela do dispositivo, indicando que um eventual novo compromisso pode ser agendado para aquele período.
4. Gerenciamento dos horários para eventos em comum
Ao organizar a agenda online compartilhada da equipe, o gestor tem em mãos um calendário completo com todos os horários de eventos que cada funcionário programou para si para a realização de suas atividades profissionais.
No entanto, muitas vezes é necessário encontrar espaço na agenda coletiva para que um determinado evento reunindo vários integrantes do time (ou a sua totalidade) estejam presentes.
O software de agendamento permite que o gestor se comunique com os colaboradores expondo a situação e, em conjunto com a equipe, promova as adequações necessárias de horários para que seja possível contar com todos naquela determinada atividade, sem causar prejuízo às demais tarefas.
5. Maior produtividade das equipes
Organizar a agenda online compartilhada de maneira a garantir que se tenha todas as funcionalidades utilizadas plenamente pode ser muito útil para o aumento da produtividade de diferentes equipes, especialmente quando integrado a outros sistemas.
Um exemplo bastante claro acontece em relação à integração com uma ferramenta de Automação de Marketing.
Tanto a equipe de Marketing quanto a de Vendas, que têm atividades complementares e que necessitam estar em contato permanente entre si, experimentam inúmeros benefícios ao compartilharem a agenda de atividades de seus respectivos colaboradores.
Ao acompanharem de perto o andamento do trabalho do outro time, recebem insights relativos ao timing das próprias tarefas que precisam desenvolver, acompanhando a evolução dos leads no funil de vendas e avaliando constantemente o desempenho de suas estratégias.
Isso permite uma maior integração entre os times e, consequentemente, o crescimento da produtividade de ambas as equipes.
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*Conteúdo em parceria com Simples Agenda