Como aumentar a produtividade em 30% com menos 6 horas por semana

Aqui na E-goi (e em qualquer outra empresa) o tempo é o nosso arqui-inimigo. Sem ele nada se faz, incluindo descobrir o que se deve começar por fazer. Um dos nosso colegas, obrigado a ausentar-se 6 horas por semana durante um ano, tentou arranjar forma de manter a produtividade dispondo de menos tempo. Não só […]

Aqui na E-goi (e em qualquer outra empresa) o tempo é o nosso arqui-inimigo. Sem ele nada se faz, incluindo descobrir o que se deve começar por fazer. Um dos nosso colegas, obrigado a ausentar-se 6 horas por semana durante um ano, tentou arranjar forma de manter a produtividade dispondo de menos tempo.

Não só conseguiu, como chegou mesmo a aumentá-la em cerca de 30%! As técnicas que usou são cruas, brutas e feias. Mas funcionam 🙂 Compartilhamo-las com você:

Trabalhe num monitor exposto aos olhares do maior número de colegas possível

Se ninguém vê o que está fazendo, a tentação de navegar para sites sem relação direta com o trabalho, mesmo que somente por alguns instantes, é esmagadoramente maior. Como vai a sua força de vontade? Esmagadora?

Trabalhe num posto onde não veja muita gente andando ou gesticulando

Sobretudo num gabinete open space, quantas mais coisas desviarem sua atenção atrás e em redor do monitor, menos atenção dedica ao que está fazendo.

• 3 palavras proibidas: o seu Facebook

Coloque fones de ouvido e ponha música suficientemente alta para tapar todas as vozes em sua volta

Se alguém precisar de você com urgência, falará pessoalmente ou por chat. A produtividade-bala é feita exclusivamente disto: você, a sua música e o seu trabalho. Melhor ainda, esse isolamento blinda a sua concentração perante os outros e faz com que alguém só interrompa se a questão for realmente importante.

Não pare a música se vir alguém discutindo ou gesticulando com outra pessoa

Nem que seja o chefe! Nem que seja mesmo ao pé de você. Resista a essa tentação natural. O que tem mais valor? Estar por dentro das fofocas da empresa ou finalizar os seus objetivos? Além disso, se a discussão for sobre algo importante, você acabará sempre por saber do que se trata mais tarde.

• Não olhe para mim desse jeito, Facebook…

Minimize a conversa com a pessoa do lado

Há uma diferença entre “preciso da sua ajuda” e “olha só esse negócio no youtube/facebook/spotify/istore/jornal!”. Pior ainda, mesmo que o tal negócio seja hilariante, está prejudicando a sua produtividade e a do seu colega. O que conta mais na sua avaliação: alto astral ou objetivos cumpridos? Lembre-se de que tem sempre almoço, café ou eventos da empresa para dar largas à brincadeira.

Fale por chat em vez de pessoalmente

Pois obriga a cortar com mesuras e ir ao sumo da questão. Além disso, como força você a pensar no que vai escrever, muitas vezes até conclui que afinal nem tem que falar já com aquela pessoa, pelo que poupa o seu tempo e o dela. Fale pessoalmente apenas se a questão for demasiado urgente para se enviar por email e demasiado complexa para explicar por chat.

Quando for para falar pessoalmente, desembuche

Não seja o pernilongo chato que interrompe várias vezes o trabalho de outrem ao longo do dia para perguntar coisas diferentes. Se o assunto não é crítico, anote-o num arquivo TXT ou papelinho. Quando essa pessoa vier falar com você por qualquer motivo, pegue no TXT e coloque também essas questões que anotou. Tempo desperdiçado entre vocês dois: zero.

• Calma, Facebook, você já sabe que só te levo a passear logo à noite!

Se está quase terminando uma atividade antes do almoço ou fim do dia, termine

Faça um último esforço para finalizar tudo mesmo que passe uns 15-20 m da hora. É extremamente gratificante e sai de cabeça limpa.

Mate a modorra antes que mate o seu trabalho

Você terá inevitavelmente dias em que sente os olhos pesados. Pegue numa micro-atividade de 5 m (ex. responder a um email) e tente fazê-la em 2 m! A adrenalina vai despertar imediatamente seu cérebro. Em alternativa, salte para uma música mais agitada, massaje as têmporas ou vá ao banheiro passar a cara por água. Faça o que fizer, livre-se da sonolência. Tem trabalho pela frente e vai acabá-lo – hoje é o seu dia de sorte!

Comece o dia com atividades que tenham resultado público imediato

Concentre-se naquele artigo, funcionalidade nova, bug fix, negócio ou parceria que quer fechar hoje. A corrida para pôr esse trabalho cá fora e ver a reação das pessoas lhe bomba adrenalina por todos os poros. Se deixar para o fim do dia, esvai-se para o seguinte e perde todo o ímpeto de finalizar.

Café com recreio sai caro

O ritual do cafezinho antes de começar o dia, outro às 11, outro a seguir ao almoço e outro às 17, cada um com 10 m de conversa, é quase uma hora inteira que desaparece. Durante uma semana são 5 horas. Tomam-se frequentemente decisões de trabalho importantes no café, mas se apenas pretende se divertir uns minutinhos com a galera, vai lembrar-se desse tempo precioso no dia em que forem 23:00 e ainda estiver trabalhando.

• Facebook, %$#&#, sai da frente do meu nariz!

Vá só às reuniões em que saiba que o seu contributo será decisivo

Tempo + reuniões = buraco negro. Se acha que a sua presença não vai ser fundamental para se tomar uma decisão, peça dispensa ao organizador. Se tiver mesmo que participar, leve já ideias anotadas (sobretudo para brainstormings). Durante a reunião, force a que a duração não se altere e ausente-se se vir que já não tem mais nada a acrescentar.

Não esteja constantemente checando o email

Há circunstâncias em que isso pode ser útil. Produzir não é uma delas.

Não passe das 9-10 horas de trabalho diário

Se entra às 9, faça por sair às 19 em vez de ficar até mais tarde. Entrou às 9 e saiu às 22? Não se orgulhe; isso não é espírito de sacrifício, é uma ratoeira. Tinha que ter antecipado e anulado esse deslize de alguma forma. Determine onde falhou na gestão de tempo e aprenda com isso para nunca mais acontecer. Entrar cedo e sair tarde destrói seu corpo e alma para sempre.

Se vem longe de carro, finte as horas de trânsito

Nas principais vias, a diferença horária é abissal. Saindo de casa às 10:00 e do trabalho às 20:00, a viagem se faz em um terço do tempo do que às 8:30 e às 18:30. Multiplique isto por semanas e veja o tempo que ganha.

Se o software obriga a esperar, mexa-se

Está há mais de 5 segundos olhando para um “loading” do seu CRM, CMS, ambiente de desenvolvimento ou outro programa qualquer? Aproveite e faça alguma coisa rápida (responder a um email, anotar pontos para uma reunião, etc.). Nem reparará na espera e vai despachando micro-tarefas.

Se a net deixar de funcionar ou der um apagão no gabinete, ainda bem…

…pois chegou a hora de tratar daquelas minudicências que levou sempre adiando: organize as pastas do computador, agende follow-ups, ordene post-its, arrume sua gaveta, marque férias! Tudo menos ulular bem alto que a net não funciona. Há um responsável que já sabe, já está tratando disso e já não pode com o seu queixume constante. Dedique-se a coisas que não requeiram Internet – ela voltará sem que você dê por isso.

Corte com o “sim, senhor, é para já, senhor”

Se alguém lhe pedir por email para fazer uma coisa que não é urgente, não responda dizendo que vai fazer ou que está fazendo. Faça, conclua e só então responda dizendo que está feito. É menos um email que tem que redigir e menos um que toda a gente tem que ler inutilmente.

Ponha a garrafa de água sempre à vista

Se por acaso olhar para ela, beba um gole, mesmo que não tenha sede. É o combustível do seu dia. Se tiver fome, tape com fruta, nozes ou fatia de pão. Evite encher o estômago com almoços pesados, bolachas e docinhos. Nunca mate completamente a fome, pois ela espevita a mente e previne a sonolência.

Dê ouvidos ao seu corpo

Apoie bem as costas na cadeira, vá mudando as pernas de posição a cada 5 m e tente sempre dar um passeio vigoroso de meia-hora ao almoço. Se também conseguir fazer 15 m de exercício muscular logo pela manhã, tanto melhor. Ao menor sinal de desconforto no seu posto de trabalho (frio, dores no corpo, etc.), fale com seu chefe. Um desempenho Fórmula 1 requer uma máquina bem oleada.

Quando chegar a casa, desligue-se, descanse e divirta-se…

…mas mantenha-se com antena ligada em caso de crise ou necessidade de suporte. No mínimo, consulte o email.

• Pronto, Facebook, agora sim, corra para brincar com os gatinhos!