Saber administrar bem o seu tempo é fundamental para garantir um bom desempenho em suas atividades e manter uma rotina mais saudável. Com isso em mente, separamos 7 itens que profissionais bem-sucedidos têm a ensinar sobre gestão de tempo. Acompanhe!
Você se atrasa com frequência para os compromissos e não consegue realizar todas as suas tarefas diárias? Já desejou que seu dia tivesse mais de 24 horas? Acredite, é possível cumprir com os compromissos de sua agenda e até mais. Basta aperfeiçoar sua gestão de tempo.
Gerenciar melhor o tempo significa saber como organizá-lo e planejá-lo entre os diversos afazeres diários, com o foco sempre na qualidade ao executar cada tarefa. Com uma programação adequada é possível lidar com as adversidades do dia a dia.
Saber administrar bem o seu tempo é fundamental para garantir um bom desempenho em suas atividades e manter uma rotina mais saudável. Com isso em mente, separamos 7 itens que profissionais bem-sucedidos têm a ensinar sobre gestão de tempo. Acompanhe!
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1. Identifique as prioridades
Um bom começo para controlar o seu tempo de maneira eficiente é identificar quais são as atividades prioritárias. É importante visualizar quais tarefas você desprende mais tempo, e analisar se de fato é necessário executá-las. Defina horários específicos para mexer no celular, acessar redes sociais, conversar com os colegas e entre outras.
Para avaliar a sua situação, utilize planilhas e listas que separe suas atividades por título de importância e deixe as mais urgentes para serem feitas primeiro. Você pode, por exemplo, dividi-las por categorias e prazos, separá-las entre as que precisam de atenção imediata e as que podem ser realizadas durante a semana.
2. Estabeleça prazos
Para muitas pessoas, ter prazos estipulados é uma ótima maneira de manter o foco, pois a pressão de existir uma data limite serve como motivação para realizar uma determinada tarefa.
Você poderá estabelecer prazos até mesmo para cumprir as atividades mais simples que aparentemente não possuem uma data para finalização. Ao criar o limite, defina uma margem de tempo para imprevistos, pois como sabemos, eles podem aparecer.
Nesse contexto, se o seu chefe delegar a você um projeto para ser entregue na sexta-feira, por exemplo, tente terminar na quinta-feira, para poder revisar com calma todo o trabalho já produzido. Desse jeito, conseguirá manter uma gestão de tempo adequada e organizada.
3. Execute uma tarefa por vez
Algumas pessoas são apressadas e, na ânsia de resolver os problemas, acabam por fazer tudo ao mesmo tempo. Ser um multitarefa é, em muitos casos, se superestimar. Isso pode ser prejudicial para o gerenciamento do seu tempo e, consequentemente, sabotar a sua produtividade.
O que queremos dizer é que o profissional trabalha melhor ao focar em uma tarefa por vez. Essa ideia pode ser aplicada também na gestão de suas atividades pessoais. Fazer muitas tarefas ao mesmo tempo costuma ser sinônimo de desorganização.
Uma alternativa é fugir da tentação de checar os e-mails ao mesmo tempo em que prepara um relatório. Evite estresse desnecessário e poupe a sua saúde física e mental: não abrace mais do que é capaz de realizar no seu dia.
4. Use a tecnologia a seu favor
Não tenha receio em fazer o bom uso dessa aliada poderosa que é a gestão de tempo. Hoje, já existem diversas opções de aplicativos e ferramentas que servem como calendários, agendas e gerenciadores de tarefas que podem facilitar a sua vida. Veja alguns exemplos:
- Todoist: aplicativo que ajuda a lembrar de tarefas corriqueiras;
- Pomodo Timer: aplicativo para cronometrar o tempo de produção e pausa;
- Evernote: software de organização pessoal que permite registrar compromissos e salvar arquivos e páginas da internet para consultas posteriores;
- HabitBull: ferramenta para ajudar a monitorar seus hábitos comuns e identificar quais tomam seu tempo de forma negativa por meio de gráficos;
- AnyDo: é um gerenciador de tarefas que possibilita concentrar tarefas em um só lugar;
- Trello: é um aplicativo versátil que serve como gerenciador de tarefas em listas e que se ajusta de acordo com as necessidades do usuário, sendo possível organizar atividades do trabalho, eventos, projetos, estudos e prioridades.
5. Respeite a necessidade de descanso
Uma boa gestão de tempo também envolve determinar momentos para descanso. Afinal, o nosso cérebro trabalha de modo mais lento quando estamos cansados, o que demonstra a importância de uma mente descansada para a produtividade.
Você já deve ter observado que quando se sente descansado e relaxado consegue produzir mais em menos tempo sem comprometer a qualidade da tarefa. Valorize o tempo com sua família, pratique esportes, leia sobre outros assuntos, assista a bons filmes, durma e se alimente bem. Tudo isso também é crucial para o seu rendimento profissional e pessoal.
6. Preze pela limpeza e organização
Pode parecer bobagem, mas viver e trabalhar em um local limpo e com organização faz toda a diferença. Isso porque, a organização é o primeiro passo para um bom gerenciamento do tempo. Não queremos que você se transforme em um maníaco por limpeza, mas que crie a sua própria lógica de organização, uma que se encaixe na sua rotina e que não o faça perder tempo no meio da bagunça.
A ideia aqui é que você não esgote seu tempo com atividades que poderiam ser evitadas, pois erros assim fazem com que você perca muitos minutos para refazer os trabalhos. Então, reflita sobre qual é a melhor forma de organização para você.
Você pode anotar tudo em um caderno ou lista digital, criar padrões e regras para suas pastas, gavetas, arquivos e documentos.
7. Crie métricas para a gestão de tempo
As métricas são indicadas para tudo aquilo que desejamos avaliar e aperfeiçoar com precisão. Afinal, com todas as funcionalidades que temos ao nosso alcance, não podemos mais nos basear em achismos para averiguar situações e tomar decisões.
Criar métricas é fundamental para a gestão de tempo, pois elas permitem visualizar melhor o seu desempenho pessoal e profissional. Você pode iniciar ao determinar seus objetivos, um prazo de ação ou forma de mensuração.
Para ficar mais claro, escolha uma tarefa comum do seu dia a dia para ser usada como indicador, algo que possa ser mensurado, como criar relatórios. Faça anotações todas as vezes que for realizar essa atividade em um arquivo e ao final do mês terá o seu indicador mensal. De forma contínua nos próximos meses, você terá a média mensal do que é capaz de produzir.
Dessa maneira, você pode comparar a sua produtividade ao longo do tempo e perceber em quais momentos sua produtividade caiu.
Agora você já sabe como planejar melhor o seu tempo para executar suas tarefas com mais qualidade. Vale ressaltar que a gestão de tempo eficaz é aplicada individualmente. Entretanto, é importante para todos manter o foco.
Se você sente que está preparado para produzir mais e se sentir menos cansado com o uso do gerenciamento do seu tempo, deixe nos comentários os relatos de suas experiências com essa temática.