RGPD: Muito CUIDADO se ainda NÃO está a fazer isto…

O RGPD pode ser considerado amigo das empresas e uma oportunidade para resolver os seus desafios atuais de captação de dados pessoais e de envio das suas campanhas de email e de SMS. Veja alguns cenários neste artigo.

Não é assim tão difícil ter processos de consentimento, envio e tratamento de dados pessoais mesmo para quem ainda não tem, por desconhecimento ou despreocupação, esses processos bem definidos e automatizados.

Por isso, o RGPD pode ser considerado amigo das empresas e uma oportunidade para resolver os seus desafios atuais de captação de dados pessoais e de envio das suas campanhas de email e de SMS.

Provavelmente vai rever-se em alguns destes cenários:

1. Uso o Outlook ou Gmail para divulgar os meus produtos ou serviços

Então saiba que tem imensos problemas para resolver e oportunidades para melhorar!

Os Problemas:

Os emails que usa para divulgar os seus produtos e serviços provavelmente resultam de algum tipo de relação comercial, certo? Esse tipo de relação comercial pode constituir a figura do soft opt-in, tema já espelhado no ePrivacy. Ainda que a lei permita que, neste caso, os dados pessoais sejam tratados, a sua estratégia de email marketing pode ser penalizada por:

• Não ter havido um consentimento explícito para comunicar;
• Caso envie emails sem qualquer forma clara de remoção, o que normalmente gera queixas de spam por ausência de um botão para remoção automática.

As Soluções:

O E-goi pode inserir automaticamente botões no cabeçalho e no rodapé do seu email, através dos quais os contatos que recebem o email podem facilmente editar ou remover a subscrição. Desta forma, a E-goi ajuda a sua empresa caso os seus clientes queiram exercer os seus direitos à retificação ou oposição, previstos no RGPD.

Este email é um exemplo, da forma mais adequada de lidar com a nova regulamentação, ao contrário do que tem sido prática corrente com o envio de emails de re-confirmação.

Lembrando que os contactos podem ser colocados manualmente por si numa lista de supressão,  o que impede estes contatos de serem importados na sua base de dados. Se o mesmo endereço de email que pediu para se remover, voltar a inscrever-se nos seus formulários então estará a dar novo consentimento.

2. Tenho uma loja e registo os dados numa folha de papel

Então talvez tenha chegado a hora de passar a registar os consentimentos online.

Os Problemas:

Esse consentimento é muito mais susceptível de ter erro humano porque a folha que prova o consentimento (por exemplo para aderir a um cartão de fidelização) pode perfeitamente perder-se. Mesmo que esse consentimento venha posteriormente a ser informatizado continua a ser susceptível de erro humano quando os dados pessoais são registados online.

As Soluções:

Uma boa solução é criar um formulário informando o utilizador de forma explícita de como a sua empresa vai usar aqueles dados. Este é um exemplo de um modelo E-goi que pode servir como base para uma inscrição simples:

Se envia publicidade, promoções e conteúdos informativos, não coloque tudo no mesmo “saco”.

Neste exemplo, a autorização para envio de comunicações (ex: emails de bloqueio de conta, informações de pagamento, expedição de encomendas, etc) é obrigatória caso pretenda utilizar o serviço.

Os conteúdos informativos, promocionais ou de marketing, não serão, neste exemplo, de subscrição obrigatória para utilização do serviço, mas são um outro tipo de consentimento que deve ser solicitado separadamente e de forma opcional.

Porquê mudar agora?

Porque evita queixas e multas reforçando a prova explícita do consentimento dos seus clientes. Desta forma, certifica-se que guarda toda a informação relativa à localização, forma (link do formulário, browser, etc) e o momento em que o consentimento é dado (data/hora, IP, dados fornecidos, etc).

Se usa o E-goi, não precisa de se preocupar, pois essas informações são registadas automaticamente.

Além disso os formulários E-goi fazem a verificação quanto à sintaxe, ou seja, se estão no formato nome@dominio.com e se possui somente caracteres permitidos, o que reduz drasticamente o risco de ter emails inexistentes na base de dados.

Este procedimento aplica-se em qualquer cenário de captação de dados, mesmo que tenha soft-in, por isso não se esqueça que mesmo que esteja a cumprir com a lei, como no ponto anterior, deve implementar esses processos de captação para não prejudicar os resultados do seu e-mail marketing.

Como vê, ter tudo em formato digital vai retirar-lhe imensas dores de cabeça porque vai melhorar os seus processos ao mesmo tempo que faz cumprir o RGPD!

3. Realizo várias feiras e eventos e fico com os cartões de visita

O principio é o mesmo que ilustrei no ponto 2, ou seja, não está a fazer nada de ilegal mas, neste caso, convenhamos que não é prático nem eficiente ter uma pilha de cartões para contactar, não é verdade?

Se por um lado, ao estar numa feira ou evento precisa focar-se em quem o aborda para apresentar as melhores soluções ou prestar a informação adequada, também é verdade que o pós-feira é extremamente importante para seguir as oportunidades de negócio mas não precisa estar a perder tempo e passar à mão todos esses contactos para um ficheiro excel.

O E-goi tem uma aplicação que lhe permite recolher, mesmo que não tenha acesso à internet, os contactos das suas oportunidades comerciais. Chama-se GoiMeUp e está disponível para Android e IOS.

4. Envio promoções por SMS sem link de remoção

Não se sinta culpado por isso.

Faz parte da esmagadora maioria das empresas que também não o fazem. Mas saiba que ao não fazê-lo não está a permitir aos seus clientes o direito à oposição, por isso deve colocar um link de remoção preferencialmente antes do dia 25 de Maio, data em que entra em vigor o RGPD.

Por favor note que não basta colocar STOP na sua mensagem a pedir para o cliente responder se deseja remover-se. Deve haver efectivamente um link de remoção automático que torne muito simples exercer o direito à oposição consagrado no RGPD, para evitar queixas e multas.

Por isso, a E-goi fornece um serviço patenteado que permite a inserção automática de um link de remoção diretamente no SMS.

Assim, mesmo que comunique tendo como base de autorização, por exemplo, o soft opt-in ou o legítimo interesse, já está dentro da legalidade pela presença do modo de remoção automático.

Bom Exemplo:

Este é um exemplo de um modelo E-goi de SMS que pode servir como base para a remoção simples e automática:

Não se esqueça que o E-goi armazena informação nos seus servidores localizados na União Europeia, por isso, não há transferência de dados, o que não acontece se usar o Gmail, o Outlook ou qualquer outro serviço que armazene dados pessoais fora da União Europeia.

Caso algum cliente seu pretenda exercer o seu direito ao esquecimento basta seguir este guia.