RGPD: Está a enviar emails de re-confirmação? Pare imediatamente!

Sempre insistimos que o processo de captação devia ser claro e transparente e efectivamente deve melhorar esse processo mas... não envie emails de re-confirmação!

Se a sua PME está a ir “na onda” e a enviar emails de re-confirmação para poder comunicar, insistimos: Pare imediatamente! Está a colocar em risco o seu negócio.

Uma re-confirmação implica que já existiu um consentimento e uma confirmação.

O E-goi na qualidade de plataforma de comunicações electrónicas e de seu fornecedor tem como missão zelar pelo seu interesse. Sim, zelamos pelo interesse dos nossos clientes!

Por favor, note que o risco real de vir a ter coimas gigantes depois do dia 25 é zero!

Sempre insistimos que o processo de captação devia ser claro e transparente e efectivamente deve melhorar esse processo mas… não envie emails de re-confirmação!

Porquê? O que é que devo então fazer na minha empresa?

Esta check-list ajuda a rebater de forma simples e objetiva todas as questões com que ainda se debate neste momento para salvaguardar os interesses da sua empresa e do seu negócio.

1. Resolver os desafios atuais na captação

Para que, a partir de agora, possa melhorar a qualidade dos processos de captação de novos clientes é essencial analisarmos os processos de captação e delinear um plano de ação.

O momento de captação deve ser explícito para o consentimento para a receção de futuras comunicações da marca.

De uma forma geral deve ser pedido o consentimento para comunicar, muito claro quanto ao âmbito, tema, tempo, e tudo o que faça sentido informar, e guardar esse registo, mas consegue fazer tudo isto, de forma muito fácil na plataforma E-goi.

Este é um exemplo de um modelo E-goi que pode servir como base para uma inscrição simples para comunicação com clientes e leads:

2. Não tenho opt-in mas tenho alguma relação com as pessoas

O Artigo 6º ponto b) legitima as suas comunicações:
“O tratamento só é lícito se e na medida em que se verifique pelo menos uma das seguintes situações:
(…)
b) O tratamento for necessário para a execução de um contrato no qual o titular dos dados é parte, ou para diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados;”

Ou seja, se no passado, o titular já tinha tomado alguma iniciativa de o contactar, inscrevendo-se numa newsletter, ou enviando-lhe um email, então estará dispensado da recolha de consentimento.

Por outro lado, ainda temos o conceito de Soft Opt-in:

O facto de o contacto ter algum tipo de relação comercial pode constituir a figura do soft opt-in, tema que está já espelhado no ePrivacy, legislação específica da União Europeia que se irá sobreporaoRGPD.

“Thereisanexceptioncalledthe‘softopt-in’.Thismeansthatconsentisnotrequired if you are sending marketing message about similar products and services to your customers/clientsorthoseyouhavenegotiatedwithtoprovideproductsorservices, as longas:

Yougivethemtheopportunitytoopt-outwhenyoureceivetheircontactinformation; and You give them the opportunity to opt-out when you send them subsequent messages.

Thisprocessingisnotbasedonconsent,butratherthelegitimateinterestsprocessing conditionandcanonlyberelieduponbytheorganisationthatcollectedthecontact details, not thirdparties.”

Fonte: ePrivacy – União Europeia

Outras razões para tratar dados e comunicar:

Mesmo sem o opt-in tradicional, a lei permite que os dados sejam tratados quando, por exemplo, existe um legítimo interesse por parte da sua empresa. Um contrato onde esteja já espelhado o âmbito e tratamento dos dados é também suficiente à luz do RGPD

Mesmo sem opt-in, está legal quando existe:

• Legal obligation
• Vital interests
• A public task
• Legitimate interests

Se não tem optin explicito nem uma relação activa com uma parte da sua lista, pode e fazer um processo de inscrição (optin) convidando as pessoas a inscreverem-se num novo formulário que o ponto 1 já dá como exemplo.

3. Não tenho opt-in por canal

Não existe qualquer referência na lei que obrigue a que o consentimento tenha que ser dado, separadamente, por canal.

Se existe um pedido de autorização para captação e tratamento dos dados, dados esses que incluem vários tipos de coordenadas eletrónicas (Email e telemóvel, por exemplo), essa autorização é dada para as coordenadas eletrónicas fornecidas pelo consumidor.

Não é necessário obter autorização por canal.

4. Não tenho modo de remoção no SMS

Se por um lado podemos comunicar com os clientes sem o opt-in, tendo, por exemplo, apenas o soft opt-in ou legítimo interesse, à luz da regulamentação do ePrivacy (que se sobrepõe ao RGPD), éessencial fornecer um modo de remoção simples e direta aos consumidores.

Por isso, a E-goi fornece um serviço patenteado que permite a inserção automática de um link de remoção diretamente no SMS.

Assim, mesmo que comunique tendo como base de autorização, por exemplo, o soft opt-in ou o legítimo interesse, já está dentro da legalidade pela presença do modo de remoção automático.

5. Tenho consentimento para comunicar mas é anterior ao RGPD

Perfeito, não é necessário efetuar absolutamente nada para esses contactos.

Deve-se, naturalmente, continuar o processo, que deve ser permanente, de melhoria e optimização dos processos de captação, e garantir sempre os direitos das pessoas.

6. Tenho consentimento mas não tenho a assinatura do cliente

Não existe obrigatoriedade de ter a assinatura do cliente.

Não invalida que, no processo contínuo de melhoria nos processos de captação para os futuros contactos se possa considerar essa forma de prova do consentimento.

A E-goi disponibiliza soluções para integrar um módulo de assinatura em todos os pontos de captação digital de contactos.

7. A Fiscalização

O conceito base do RGPD é, acima de tudo, permitir e motivar a auto-regulação. Por esse motivo, não deverá existir a fiscalização proativa por parte da entidade que será a autoridade deste tema: em Portugal, a CNPD.

As fiscalizações deverão ter por base, as queixas feitas pelos cidadãos ao regulador, por isso é muito importante que se consigam garantir os direitos das pessoas (ex. acesso, remoção, retificação, esquecimento, que a E-goi já o faz cumprir em grande parte) e assim evitar qualquer tipo de insatisfação, mas na eventualidade de existir alguma pergunta do regulador à sua empresa, deverá estar preparado com informação relevante (relativos a processos de optin, optout, etc.).

8. As multas RGPD

As multas são de vários milhões de Euros?

Não.

Na proposta de lei que assegura a implementação do RGPD em Portugal as coimas mínimas passam para mínimos de 500€ a 5000€.

Mas mesmo com multas de valor reduzido

É provável que a CNPD multe as empresas portuguesas por qualquer irregularidade?

Não.

Muito antes das multas existem recomendações de melhoria de processos como, aliás, é efetuado atualmente pela CNPD.

As multas só serão eventualmente aplicadas em casos de interferência grave com os direitos e as liberdades fundamentais da pessoa, o que não se enquadra nos temas do consentimento.

O que poderia então acontecer, no pior dos cenários?

1. Alguém recebe mensagem Email, SMS (ou por outro canal);
2. Apesar de ter opção na mensagem para se opor/remover, prefere, por má fé ou outro motivo qualquer, optar por procurar informação para fazer queixa, e entra no site CNPD e submete queixa;
3. CNPD demora um “certo” tempo até dar seguimento à mesma, e caso veja alguma razão abre inquérito e entra em contacto com a empresa;
4. A empresa visada, defende-se durante o inquérito, com informações de optin, optout, ePrivacy, Artigo 16.º (Comunicações não solicitadas), Interesses legítimos, não interferência grave com os direitos e as liberdades fundamentais da pessoa, etc.
5. Se existir irregularidades a CNPD aplica a normal recomendação para melhoria de processos;
6. Mesmo que, existisse uma multa, a proposta de lei que assegura a implementação do RGPD em Portugal as coimas mínimas passam de 500€ a 5000€.
7. As multas serão aplicadas em caso de problemas muito graves que coloquem em causa os direitos fundamentais da privacidade dos consumidores.
8. A empresa pode levar o caso para tribunal e mesmo que a coima não passe a ser zero, a decisão ainda é passível de recurso.

O RGPD resume-se a isto:

Por isso, não tenha medo do RGPD! Ainda tem dúvidas? Fale connosco!