Confira algumas dicas que ajudarão a sua organização a melhorar os resultados, através da estruturação de processos, elaboração de briefings, diagnóstico do grau de prioridade da procura e muitos outros passos importantes!
Se você trabalha numa agência de marketing, com certeza que já atendeu clientes que pedem mais do que uma refação, num único projeto. Esse fluxo repetitivo, além de causar stress e sobrecarga na equipa de criação e desenvolvimento, também afeta negativamente as questões financeiras da empresa.
Geralmente, estas situações são as que dificultam o crescimento, visto que a agência mantém um ritmo lento de avanços e resultados medianos. Se a sua empresa está a passar por esse declínio, está na hora de aplicar um plano de ação para reverter o cenário!
Confira agora algumas dicas que ajudarão a sua organização a melhorar os resultados, através da estruturação de processos, elaboração de briefings, diagnóstico do grau de prioridade da procura e muitos outros passos importantes!
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O que é refação
Você já deve ter recebido um e-mail de um cliente com a seguinte citação: arte aprovada. Seguem as alterações.
Esta é uma das frases mais temidas pelo atendimento publicitário! As refações consistem na reformulação de projetos, de um determinado material solicitado pelo cliente. Muita vezes, o cliente muda de ideia sobre o layout ou sobre a comunicação da peça inicial. A outra falha pode ser do atendimento, que não conseguiu transmitir à equipa de criação o que o cliente realmente gostaria.
Caso o responsável por receber os clientes, geralmente o atendimento, não consiga gerir a quantidade de solicitações de reformulação de projetos, a produtividade da equipe é influenciada de forma negativa, desmotivando todos os envolvidos, e o valor acordado para criação do projeto não é compensado.
Como evitar a repetição do projeto
Para evitar a refação, é necessário que o gestor, juntamente com o atendimento, analise a frequência, os tipos de alterações e o tempo gasto em cada uma, para pensar em formas de evitar a reformulação dos projetos — para que isso não se torne um problema ainda maior na rotina da agência.
É preciso estudar algumas ações práticas que minimizem o número de alterações solicitadas, evitando o desgaste da equipa de criação, a baixa produtividade e a queda nos lucros da empresa. Confira algumas estratégias para evitar a reformulação dos projetos e melhorar os seus resultados!
Avalie o preço do seu serviço
Tirar um tempo para avaliar a sua gestão de custos pode ajudar, para que você não perca boa parte da sua lucratividade e não saia prejudicado ao pensar em fazer novos investimentos dentro da empresa.
Portanto, pense se um determinado projeto está a conseguir pagar a criação e desenvolvimento, e quanto é o prejuizo que o mesmo está a gerar para a sua agência. Ter consciência de quanto um projeto está a render (em produção e financeiramente), você saberá se a refração de um projeto pode vir a tornar-se uma perda de tempo e de dinheiro.
Treine a sua equipa e alinhe os seus clientes
Uma estratégia infalível para que a produtividade, desempenho e crescimento andem juntos é treinar e capacitar a sua equipa para se adaptar à rotina da agência.
Quando o profissional entende o seu papel na empresa e sabe da importância da sua contribuição para que os trabalhos sejam entregues dentro do prazo estabelecido e com qualidade, ele consegue trabalhar de forma leve e entregar cada projeto com paixão e determinação por aquilo que desenvolveu.
Além disso, procure sempre estar atento às falhas de comunicação interna, para aproximar mais as pessoas e manter a equipa unida em prol dos mesmos objetivos. Uma equipa alinhada trabalha melhor com as suas diferenças, ajudam-se e constroem um carinho pelos colegas de trabalho.
Estabeleça os processos
Um dos motivos da sua agência estar a receber volumosos pedidos de alteração, é o fato de não existir uma regra ou cláusula no seu contrato que impeça a grande quantidade de solicitações no mesmo projeto.
É muito importante criar um processo para a entrada desses pedidos de refação, a definição de um novo prazo de entrega e a chegada dos mesmos. Depois de realizar essas definições, caso o cliente não cumpra com as novas regras, ele terá que pagar uma multa para cada pedido de mudança fora do prazo. Dessa forma, o fluxo de trabalho torna-se justo para ambas as partes em vários aspectos.
Produza um bom briefing
É a partir do briefing que vem todas as indicações, referências e bases para o desenvolvimento de um projeto. Portanto, é muito importante conhecer a empresa do seu cliente, o seu segmento e o que ele realmente quer comunicar ao seu público.
Após ter noção de todos esses aspectos, você estará capacitado para desenvolver um bom briefing, e encaminhar os clientes para as equipas de criação e desenvolvimento da agência. Através da elaboração do briefing, são evitados os pedidos de refação e a consequente perda de tempo e desgaste emocional.
Foque sempre na satisfação do cliente
Para além de pensar no quanto é importante garantir a produtividade da sua equipa e a lucratividade da sua empresa, considere que o cliente deverá ser sempre a prioridade da agência. Isto é, uma questão de demonstrar respeito ao seu cliente e compreender as necessidades de cada um.
Evitar a reformulação dos projetos mostra assertividade e competência, para isso, procure constantemente a satisfação dos seus clientes, mantendo a imagem e credibilidade da agência.
Como a tecnologia pode ajudar na automatização dos processos
Obter um sistema integrado de gestão permite que o acompanhamento e monitorização dos projetos seja mais simples do que parece. Por meio de um sistema, dá para saber quando uma tarefa entrou em pauta, quem realizou o atendimento, além de permitir o acesso à descrição do briefing, a confirmação do tempo que a equipe levou para produzir o projeto e acompanhar as interações entre as áreas envolvidas até à entrega final do projeto.
Na E-goi, por exemplo, você encontra uma plataforma multicanal totalmente competente para ajudar nas entregas, o que facilita os processos das empresas para que as mesmas obtenham resultados surpreendentes — mesmo com o volume crescente de novos clientes e negócios.
Como a refação ainda é uma prática muito comum nas agências, que diminui a produtividade das equipas e impacta diretamente na lucratividade, é muito importante reconhecer o momento e saber lidar com ela para melhorar os ganhos de desempenho como um todo.
A partir do momento em que a sua agência reduz esse volume de reformulação de projetos, os colaboradores passam a produzir muito mais e dispõem de mais tempo para se dedicar a novos projetos.
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