Software promove a integração das informações, evita erros de agendamento e melhora todo o processo de comunicação interna
Melhorar a integração da equipa, otimizar a gestão do tempo, reduzir custos, aumentar a produtividade… Motivos não faltam para que as empresas adotem agendas online prtilhadas, como forma de aperfeiçoar processos e a comunicação interna.
Este recurso é uma importante ferramenta para que os líderes possam conduzir com maior assertividade a gestão de tarefas dos colaboradores.
Ao organizar a agenda online da equipa, os gestores conseguem ter uma visão global das diversas atividades programadas para o período, podendo misturar a apresentação no ecrã sob a forma de um calendário coletivo e também de agendas individuais.
Mas o que é, quais são os benefícios e como organizar a agenda artilhada da empresa, de maneira a que traga todos os benefícios esperados? É isso que vamos abordar no artigo de hoje!
Vamos a isso!
Contents
O que é uma agenda online partilhada?
Trata-se de uma ferramenta digital capaz de integrar os colaboradores de uma equipa – e até mesmo equipas de diferentes departamentos. É uma das formas mais eficientes e produtivas de partilhar informações, evitando que as tarefas não se sobreponham umas às outras.
Um software de agenda online partilhada é ideal para ser utilizado por equipas de Vendas e de Marketing, profissionais de Finanças, equipas de Recursos Humanos e de Tecnologia da Informação, para além de prestadores de serviços em geral, como clínicas médicas, odontológicas, de psicologia e de fisioterapia, escritórios de advocacia e de arquitetura, salões de beleza, barbearias, estúdios de pilates e yoga, etc.
A ferramenta permite que cada utilizador agende as suas atividades, que podem incluir participações em reuniões, atendimento a clientes ou fornecedores nas dependências da empresa, visitas externas, entre outras.
Assim, os diferentes compromissos são visualizados online pelos restantes elementos da equipa, o que impede que novas tarefas conjuntas sejam agendadas para horários em que os colegas já tenham outras atividades marcadas.
Por essa razão, organizar a agenda online revela-se fundamental para aqueles que precisam de saber a disponibilidade dos outros colaboradores ao marcar uma determinada atividade em grupo.
O software promove a integração das informações, evita erros de agendamento e melhora todo o processo de comunicação interna das equipas. Tudo o que é impossível de ser feito com uma agenda de papel ou mesmo usando só o e-mail!
Como organizar a agenda online partilhada da sua empresa?
Cabe ao gestor da equipa a tarefa de manter o controlo da agenda online partilhada, a fim de garantir que todos os colaboradores aprendam todos os recursos do software e, assim, assegurar os benefícios que a ferramenta tem a oferecer quando utilizada corretamente.
Para que isso aconteça, é importante seguir algumas dicas:
1. Escolha a agenda online partilhada
Este é o primeiro passo rumo à maior produtividade da sua equipa.
É preciso escolher um software que possua as funcionalidades que trarão benefícios para a empresa e que irão, efetivamente, promover uma maior integração entre os membros da sua equipa.
Além disso, o uso da ferramenta deve ser intuitivo e descomplicado, com uma interface amigável.
Também é importante estar atento à garantia que o software oferece em relação à segurança das informações, de preferência optando por aqueles que oferecem armazenamento em cloud.
2. Organização e planeamento diário
Os colaboradores devem ser orientados a começar o dia (ou a semana) elencando as atividades que vão desempenhar ao longo daquele período.
Na sequência, alimentam a agenda online partilhada com as diferentes tarefas, para que todos os compromissos sejam visíveis para os restantes colegas.
Uma das funcionalidades do software é poder identificar e reunir as atividades por cores, facilitando a visualização por parte do grupo e o controle por parte do gestor.
Assim, eventos como reuniões, atendimentos e visitas ganham uma cor diferente (e padronizada) na agenda e destacam-se visualmente em relação aos seus colegas.
3. Atualização constante das informações
É importante que os utilizadores registem na ferramenta todas as mudanças que ocorrerem nos seus compromissos, de forma a que os colegas sejam informados automaticamente.
É o caso de, por exemplo, cancelamento, antecipação ou adiamento de horários, remarcação de datas etc.
Desta forma, não só as novas informações sobre a tarefa estarão disponíveis no sistema, mas também os horários que se tornaram vagos surgirão no ecrã do dispositivo, indicando que um eventual novo compromisso pode ser agendado para aquele período.
4. Gestão dos horários para eventos comuns
Ao organizar a agenda online partilhada da equipa, o gestor tem em mãos um calendário completo com todos os horários de eventos que cada funcionário programou para si, para a realização das suas atividades profissionais.
No entanto, muitas vezes é necessário encontrar espaço na agenda coletiva para que um determinado evento reunindo vários elementos da equipa(ou a sua totalidade) estejam presentes.
O software de agendamento permite que o gestor comunique com colaboradores expondo a situação e, em conjunto com a equipa, promova as adequações necessárias de horários para que seja possível contar com todos naquela determinada atividade, sem causar prejuízo às restantes tarefas.
5. Maior produtividade das equipas
Organizar a agenda online partilhada de maneira a garantir que se tenha todas as funcionalidades utilizadas plenamente pode ser muito útil para o aumento da produtividade de diferentes equipas, especialmente quando integrado noutros sistemas.
Um exemplo bastante claro acontece em relação à integração com uma ferramenta de Automação de Marketing.
Tanto a equipa de Marketing quanto a de Vendas, que têm atividades complementares e que devem estar em contato permanente entre si, experimentam inúmeros benefícios ao partilharem a agenda de atividades dos seus respectivos colaboradores.
Ao acompanharem de perto a evolução da outra equipa, recebem insights relativos ao timing das próprias tarefas que precisam ser desenvolvidas, acompanhando a evolução das leads no funil de vendas e avaliando constantemente o desempenho das suas estratégias.
Isto permite uma maior integração entre as equipas e, consequentemente, o crescimento da produtividade de ambas as equipas.
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*Conteúdo em parceria com Simples Agenda