LGPD: Está enviando emails de reconfirmação? Pare agora!

Sempre insistimos que o processo de captação devia ser claro e transparente e efectivamente deve melhorar esse processo mas... não envie emails de reconfirmação!

Se a sua PME está pensando em enviar emails de reconfirmação para poder comunicar com sua base por conta do LGPD, a gente precisa insistir: Pare com isso! Pode estar colocando em risco seu negócio.

Uma reconfirmação significa que já existiu um consentimento e uma confirmação.

O E-goi na qualidade de plataforma de comunicações eletrônicas e de seu fornecedor tem como missão zelar pelo seu interesse. Sim, zelamos pelo interesse dos nossos clientes!

Por favor, note que o risco real de vir a ter multas gigantes depois do dia 1º de Agosto é bem reduzida!

Sempre insistimos que o processo de captura deveria ser claro e transparente e deve melhorar esse processo, mas… não envie e-mails de reconfirmação!

Por que? O que devo fazer na minha empresa então?

Esta check-list ajuda a abordar de forma completa e objetiva todos as dúvidas que você ainda está enfrentando neste momento para salvaguardar os interesses da sua empresa e do seu negócio.

1. Resolver os desafios atuais na captação

Para melhorar a qualidade dos novos processos de captação de clientes a partir de agora, é essencial analisar os processos de captura e traçar um plano de ação.

O momento de captura deve ser explícito para o consentimento para o recebimento de futuras comunicações da marca.

Em geral, deve-se pedir consentimento para se comunicar, muito claro quanto ao escopo, tema, tempo e tudo o que faz sentido para informar, e manter esse registro, mas pode fazer tudo isso, muito facilmente na plataforma E-goi.

Este é um exemplo de um modelo E-goi que pode servir de base para um cadastro simples para comunicação com clientes e leads:

1.1. Sim, se usa WhatsApp também pode pedir consentimento

Cada vez mais empresas usam o WhatsApp, como forma de se comunicarem com seus clientes, captando e armazenando dados considerados sensíveis pela LGPD durante o processo de atendimento. Então como você e a sua empresa podem se proteger?

Na E-goi, você pode criar um formulário para fazer a recolha desse consentimento antes de iniciar uma conversa no Whatsapp. Confira esse exemplo:

2. Não tenho opt-in por canal

Não há referência na lei que exija que o consentimento seja dado separadamente por canal.

Se houver um pedido de autorização para captação e processamento dos dados, que inclui vários tipos de coordenadas eletrônicas (e-mail e celular, por exemplo), essa autorização é dada para as coordenadas eletrônicas fornecidas pelo consumidor.

Não é necessário obter autorização por canal.

3. Não tenho modo de remoção no SMS

Se por um lado podemos nos comunicar com os clientes sem opt-in, baseado, por exemplo, no legítimo interesse, é essencial fornecer um modo de remoção simples e direta aos consumidores.

Por isso, a E-goi fornece um serviço patenteado que permite a inserção automática de um link de remoção diretamente no SMS: https://helpdesk.e-goi.com/549692-O-que-é-a-Lei-Geral-de-Proteção-de-Dados-LGPD-e-o-Regulamento-Geral-de-Protecão-de-Dados-RGPD#smssends

Assim, mesmo que comunique tendo como base de autorização, por exemplo, o legítimo interesse, já está dentro da legalidade pela presença do modo de remoção automático.

4. Tenho consentimento para comunicar mas é anterior ao LGPD

Perfeito, não é necessário efetuar absolutamente nada para esses contatos.

Deve-se, naturalmente, continuar o processo, que deve ser permanente, de melhoria e optimização dos processos de captação, e garantir sempre os direitos das pessoas.

5. Tenho consentimento mas não tenho a assinatura do cliente

Não existe obrigatoriedade de ter a assinatura do cliente.

Não invalida que, no processo contínuo de melhoria nos processos de captação para os futuros contatos se possa considerar essa forma de prova do consentimento.

A E-goi disponibiliza soluções para integrar um módulo de assinatura em todos os pontos de captação digital de contatos.

6. A Fiscalização

O conceito base do LGPD é, acima de tudo, permitir e motivar a auto-regulação. Por esse motivo, não deverá existir a fiscalização proativa por parte da entidade que será a autoridade deste tema: no Brasil, a ANPD.

As fiscalizações deverão ter por base, as queixas feitas pelos cidadãos ao regulador, por isso é muito importante que se consigam garantir os direitos das pessoas (ex. acesso, remoção, retificação, esquecimento, que a E-goi já faz cumprir em grande parte) e assim evitar qualquer tipo de insatisfação. Na eventualidade de existir alguma pergunta do regulador à sua empresa, deverá estar preparado com informação relevante (relativos a processos de opt-in, opt-out, etc.).

7. As multas LGPD

As multas são de vários milhões de Reais?

Sim e Não.

Sim porque o nº II do artigo 52ª determina que as multas podem atingir 50 milhões de reais ou 2% do volume total de negócios.

Não porque o nº 1 do capítulo 8 da lei prevê uma advertência com indicação de prazo para adoção de medidas corretivas em caso de irregularidade, ou seja, a multa pode nem ser aplicado e você tem uma chance de resolver.

Então é provável que a ANPD multe as empresas brasileiras por qualquer irregularidade?

Muito provavelmente não.

Muito antes das multas existem advertências e recomendações de melhoria de processos.

E num cenário de aplicação de multa, o art. 54 refere que o valor dela, está dependente da “gravidade da falta e a extensão do dano ou prejuízo causado”, o que significa que o valor que possa vir a ser aplicado pode ser bem mais reduzido e bem longe do valor máximo previsto na lei.

A “gravidade da falta e a extensão do dano ou prejuízo causado” se refere a casos de interferência grave com os direitos e as liberdades fundamentais das pessoas, o que não se enquadra nos temas do consentimento.

O que poderia então acontecer, no pior dos cenários?

1. Alguém recebe mensagem Email, SMS (ou por outro canal);
2. Apesar de ter opção na mensagem para se opor/remover, prefere, por má fé ou outro motivo qualquer, optar por procurar informação para fazer queixa, e entra no site da ANPD e submete queixa;
3. ANPD demora um “certo” tempo até dar seguimento à mesma, e caso veja alguma razão abre inquérito e entra em contato com a empresa;
4. A empresa visada, defende-se durante o inquérito, com informações de opt-in, opt-out, interesses legítimos, não interferência grave com os direitos e as liberdades fundamentais da pessoa, etc.
5. Se existir irregularidades a ANPD aplica uma advertência para melhoria de processos;
6. As multas serão aplicadas em caso de problemas muito graves que coloquem em causa os direitos fundamentais da privacidade dos consumidores.
7. A empresa pode levar o caso para tribunal e mesmo que a multa venha a ser aplicada, a decisão ainda é passível de recurso.

Resumindo o LGPD:

Por isso, não tenha medo do LGPD! Recomendamos a leitura de nossos artigos sobre o LGPD e se ainda tem dúvidas? Fale conosco!