O seu planejamento de projeto é eficiente? Preparamos um post recheado de dicas práticas para torná-lo o melhor. Vem conferir!
O planejamento de projetos é parte fundamental para uma agência de sucesso. Isso porque a organização reina no escritório, e toda equipe tem, de forma esclarecida, as próprias responsabilidades para a concretização do serviço.
Podemos dizer que, a partir do momento em que o planejamento é implementado na agência, a equipe trabalha como uma orquestra musical: tudo está e se mantém em ordem – recursos necessários, escopo de trabalho, equipe à disposição. Agora é só colocar as mãos na massa.
Confira agora as 6 dicas da e-Goi para construir um plano de projetos eficiente. Acompanhe!
Contents
1. Conte com o escopo de trabalho de toda a equipe
A definição do escopo do projeto é uma das primeiras coisas que devem ser feitas na construção de um planejamento eficiente. É nesse passo que são definidas as questões que levarão o projeto a um patamar superior de sucesso, como a abordagem e os processos utilizados em toda a execução.
Saiba que todo e qualquer projeto que a sua agência for trabalhar necessita de um escopo esclarecido, direto e recheado de informações relevantes, como datas, deadlines, estratégias de relacionamento com o público-alvo e o real impacto do projeto para o cliente.
Lembre-se de que esse escopo deve ser um dos materiais-base para a execução do trabalho. Por isso, toda a equipe relacionada a ele deve ter acesso e compreender o que e quando cada serviço deve ser realizado em cada etapa.
2. Tenha recursos bem definidos
Assim como o escopo, os recursos necessários para a execução do projeto é outro ponto essencial para o sucesso do trabalho. Como “recursos”, estamos nos referindo a tudo que é necessário para um projeto de qualidade, inclusive os colaboradores responsabilizados por cada tarefa.
É trabalho da gestão encontrar membros da equipe que tenham o conjunto de habilidades necessário para um resultado eficiente em cada etapa. Por isso, é essencial que você observe as qualidades dos colaboradores. Saiba que “tapar buracos” ou improvisar na equipe não devem ser uma opção.
Então, antes de dar início à execução, reúne todos os colaboradores preparados para o serviço e garanta que estejam disponíveis para as datas necessárias. Caso não encontre um colaborador pronto para o projeto, vale a pena considerar a contratação ou a terceirização de um profissional excelente.
3. Construa cronogramas detalhados
Como você deve saber bem, o escopo não é o único documento que esclarece os procedimentos do projeto. Para ter um planejamento eficiente de projetos na sua agência, você deve aplicar-se em definir cronogramas detalhados para cada etapa do projeto.
Observe essa responsabilidade como um relógio para o plano de ação: quanto tempo a agência tem para entregar o trabalho; quanto tempo cada etapa demanda? Seja detalhista para definir esses períodos, mas não observe apenas a demanda. É necessário conhecer e levar em consideração o ritmo de trabalho dos colaboradores.
Conhecer a sua equipe e a proposta de projetos parecem ser o suficiente para construir bons cronogramas. Mas não é só isso: você também precisa levar em consideração os possíveis imprevistos para, assim, não permitir que o “relógio” do projeto perca o ritmo. Caso não encontre uma solução criativa para lidar com o percalço, mantenha a calma: justifique e atualize o cronograma!
4. Liste as etapas maiores
Já tendo o cronograma em mãos, a próxima etapa é reconhecer e listar as grandes etapas relacionados ao projeto de trabalho da sua agência. Esse ponto do planejamento também pode ser conhecido como EAP – ou Estrutura Analítica do Projeto.
Essa ferramenta serve para diagramar os níveis hierárquicos das tarefas e deve ser construída a partir de cada grupo responsável por cada etapa de trabalho. Há diversos modelos que podem ser utilizados para organizar essa listagem. O mais comum é o de cascata, em que as ações são sequenciadas e podem ser bastante detalhadas.
Considere que, nessa parte do projeto, todos os setores de entrega precisam andar juntos até a conclusão dele na agência. Você, como gestor, tem a responsabilidade de orquestrar a equipe para executar esse plano de sincronia das grandes etapas.
5. Desenvolva um plano preliminar
Se o seu planejamento chegou até aqui, você já tem detalhado o que deve ser feito, quem deve fazer cada parte e quando devem ser entregues cada setor do projeto. Mas e as pendências? Chegou a hora de pensar no que deixou de ser feito.
A primeira coisa a se fazer é reunir todas as pendências relacionadas ao projeto e, então, incluí-las em um projeto que as resolva. Retorne ao escopo do trabalho e reveja onde cada questão pode ser incluída. Esse esboço precisa contar com informações que resolvam as pendências do trabalho, como:
- prazo de entrega;
- detalhamento da tarefa;
- ações alternativas, caso apareçam imprevistos;
- recursos necessários para realizar as tarefas pendentes etc.
Em suma, você deve montar um novo planejamento, baseado apenas no que deixou de ser feito. Esforce-se para que o esboço seja claro e completo, assim como os tópicos anteriores do planejamento do projeto em questão.
6. Acompanhe tudo com frequência
Todo o plano foi estabelecido e compartilhado com a equipe, todos os colaboradores estão trabalhando no projeto, e agora? Chegou a hora de acompanhar tudo de perto. Além de você, gestor da agência, os responsáveis por cada setor também devem focar no trabalho de garantir que toda a equipe esteja produzindo conforme o cronograma.
A gente sabe da importância que um líder tem para a sua equipe. Portanto, não permita que compromissos externos prejudiquem o acompanhamento do serviço. Caso aconteça, é necessário rever o plano de ação ou convocar um “braço direito” para guiar o planejamento.
Agora você já sabe como montar um planejamento de projetos eficiente não se esqueça de manter a comunicação ativa dentro da empresa e de aplicar as nossas 6 dicas deste post. Assim você e toda a equipe vão usufruir dos ganhos de um bom plano de trabalho na agência!
E aí, qual dica você mais curtiu? O que você já tem implementado na rotina de serviços? Qual é o seu segredo para manter o planejamento bem estruturado? Compartilhe o seu depoimento por meio da caixa de comentários a seguir!