A E-goi Digital Solutions apoia-se neste certificado no serviço de Registered Messages. Este, refere-se ao nosso serviço de registo e certificação de comunicações enviadas por SMS ou E-mail, constituindo prova legal do envio e notificação, e, por conseguinte da relação entre empresas e clientes.
O Registered Message permite assim a desmaterialização das comunicações oficiais legais, estando em conformidade com a regulamentação europeia. Com o certificado eIDAS, este serviço ganha assim uma maior robustez e versatilidade de utilizações.
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O que é o certificado eIDAS?
O código civil especifica que qualquer tipo de comunicação eletrónica – email, sms, documentos eletrónicos, podem ser considerados como prova legal.
No entanto, de forma a unificar e a reforçar o sentimento de confiança e robustez das comunicações eletrónicas registadas, surge o Regulamento eIDAS. Este regulamento reforça a segurança das comunicações com um selo de autenticação todas as comunicações em conformidade com o mesmo.
Este certificado eIDAS tem, como objetivo principal, estabelecer uma base europeia comum para as transações eletrónicas e digitas. Esta base permite aumentar a confiança e segurança destas transações na UE, promovendo uma maior utilização de serviços online. Não só por parte dos cidadãos, mas também operadores económicos e administração pública.
O Regulamento eIDAS estabelece que os dados enviados e recebidos com esse certificado de entrega eletrónica não terão efeitos jurídicos negados.
O que é uma comunicação registada com certificado eIDAS?
Numa comunicação registada, existem 3 peças importantes:
- O remetente (a marca/negócio que envia a comunicação registada)
- O destinatário (quem irá receber a comunicação)
- Um provedor de serviços de comunicação com certificado eIDAS
No caso de uma comunicação registada, é certificado o envio, a entrega, o conteúdo, os documentos anexos, remetente e destinatário, e a data e hora da comunicação.
Na E-goi Digital Solutions, trabalhamos em parceria com a Multicert na emissão destas evidências com certificado eIDAS no serviço de Registered Messages. Acreditamos que as mensagens registadas, quer por e-mail quer por SMS, poderão desmaterializar-se e consequentemente reduzir os custos operacionais envolventes. No entanto, em nenhuma fase deste processo digital se reduz o rigor legal inerente a estas comunicações.
Em que momentos posso recorrer a uma comunicação registada?
As comunicações habituais registadas enquadram-se no serviço de Registered Messages da E-goi Digital Solutions, sobretudo na área da banca, serviços e seguros:
- Dados pessoais: Consentimento expresso para o tratamento de dados pessoais ou então para modificar e validar a alteração de dados pessoais, como a alteração da morada fiscal;
- Envio de contratos: Ao enviar contratos (incluindo compras de serviços, empréstimos e apólices de seguro), um email ou SMS registado pode ser usado para confirmar o envio da comunicação e a hora em que foi enviado.
- Alterações ou renovações contratuais: Um dos usos mais comuns é o de quando um determinado contrato expira ou termina. No caso de alterações ou renovações contratuais de um serviço, por exemplo, com o serviço de apoio ao cliente via telefone, pode depois ser enviado o contrato com a nova proposta via email registado.
- Notificações de dívidas: As comunicações registadas também podem ser usadas para enviar notificações de dívida ou de débito. Tome-se como exemplo a emissão de uma fatura que não foi paga. Nestes casos, a reclamação da dívida deve ser enviada por uma comunicação registada, como forma de prova legal de envio, entrega e conteúdo. No caso do correio tradicional registado, o processo poderá tornar-se moroso e com altos custos operacionais. No entanto, com a disponibilização de Registered Messages, consegue desmaterializar-se todo o processo, com um envio de comunicações em menos de dois segundos.
- Adendas contratuais: Muitas vezes, as empresas são obrigadas a enviar comunicações críticas aos funcionários, incluindo notificações de licenças, contratos ou anexos para mudança nas condições de trabalho, além de demissões e advertências. Todas essas notificações podem ser feitas por e-mail cadastrado, economizando tempo e agilizando o processo.
- Comprovativo de garantia: enviadas por meios irrefutáveis para certificar a garantia do produto.
Qual é a diferença de uma comunicação com certificado eIDAS?
Na verdade, não há nenhuma diferença a nível operacional. No nosso guia de utilização de Registered Messages, explicamos em detalhe como funciona ao pormenor este tipo de comunicação.
A verdade é que este tipo de comunicação não implica um esforço ou alteração num e-mail ou SMS a ser enviado. Por outro lado, permite guardar todas as informações técnicas relativas ao envio dessa comunicação, produzindo um certificado eIDAS, que comprova de forma inequívoca que os conteúdos do certificado não foram alterados posteriormente.
No caso do E-goi Registered Message, o envio é realizado por API ou por SMTP, com o domínio/remetente do cliente, via e-mail ou SMS (por API), com protocolos de acesso seguro e que garantem encriptação end to end.
Em parceria com a Multicert, a E-goi Digital Solutions, enquanto prestadora de serviços de confiança, emite estas evidências com certificado eIDAS com relatório técnico completo, válido por 12 anos, que confirma a data e hora da emissão.
Em conclusão
Comunicar com o rigor legal exigido pela União Europeia pode ser um processo simples, como o envio de um SMS ou e-mail em apenas 2 segundos, com a garantia E-goi.
Com a agilidade vem também a redução de custos. Não só de custos operacionais adjacentes preparação e envio de uma carta física registada, como também os de armazenamento.
A disponibilidade é também outro argumento a favor desta forma de comunicação. Falamos de canais que são facilmente acessíveis e que garantem a eficácia da estratégia de comunicação.
Por fim, e deixamos mesmo o melhor para o fim, serve como prova legal. Ao emitir um certificado eIDAS, as campanhas de comunicação Registered Messages fornecem evidências irrefutáveis, em conformidade com o quadrante legal europeu.